De elektronische aangetekende zending of aangetekende e-mail: wat is de waarde daarvan?

Reeds heel wat zaken kan u digitaal afwerken. Enkel op een elektronisch aangetekend schrijven was het lang wachten...

Is dit al wettelijk?

Sinds juli 2016 hebben elektronische documenten dezelfde juridische waarde als hun papieren en fysieke tegenhangers. Er is sindsdien immers een juridisch kader waarbij een aantal ‘elektronische vertrouwensdiensten’ erkend worden. Het gaat met name om de elektronische archivering, zegel, handtekening, tijdstempel, website authenticatie, maar ook de ‘elektronische aangetekende zending’.

Wat is de waarde hiervan?

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen gekwalificeerde en niet-gekwalificeerde diensten. Wat is nu het verschil?

  • Gekwalificeerde diensten krijgen na controle het EU-vertrouwensmerk en komen terecht op een nationale vertrouwenslijst. In België neemt de FOD Economie deze controle voor zijn rekening. Bij een aangetekende zending door een gekwalificeerde dienst zal nooit bewezen moeten worden dat het wel degelijk om het origineel document gaat of dat de zending wel degelijk verstuurd is naar de persoon die ze moest ontvangen.
  • Een aangetekende zending door een niet-gekwalificeerde dienst kan daarentegen zonder voorafgaande controle worden aangeboden, maar geniet niet hetzelfde vermoeden van integriteit en conformiteit in geval van betwisting. Ze mag enkel niet geweigerd worden als bewijs voor de rechtbank, louter omdat ze in elektronische vorm is of omdat ze niet voldoet aan de vereisten van een gekwalificeerde vertrouwensdienst.

De verordening legt een aantal regels op aan ‘dienstverleners van vertrouwensdiensten’. De gekwalificeerde dienstverlener moet namelijk een aantal zaken kunnen garanderen: de identiteit van afzender én ontvanger, de authenticiteit van de inhoud, en de moment van verzenden, ontvangen of wijzigen van de gegevens.

Hoe gaat dit in de praktijk?

Er bestaan twee soorten elektronische aangetekende zending.

  1. Bij een zuiver elektronische aangetekende zending wordt de dienst volledig via het internet aangeboden. Zowel het versturen als het ontvangen gebeurt in elektronisch formaat.
  2. Bij een hybride elektronische aangetekende zending gebeurt het versturen via het internet, maar de distributie gebeurt op papier. De Belgische wetgeving legt voor deze laatste bijkomende eisen op.

Elektronisch aangetekende zending verplicht?

De juridische mogelijkheid om een elektronisch aangetekende zending te versturen bestaat dus al sinds juli 2016. Het gaat om een mogelijkheid; men kan dus nooit gedwongen worden om een elektronische aangetekende zending te versturen of te ontvangen, tenzij dit wettelijk is bepaald of contractueel werd overeengekomen.

Kan u er nu al gebruik van maken?

Langzaamaan is er zich een aanbod van vertrouwensdiensten voor aangetekende zendingen aan het ontwikkelen op de markt. Ipex, een Waals-Brabants bedrijf, is één van de eerste commerciële dienstverleners die de aangetekende zending per e-mail aanbiedt. De toepassing van Ipex is alleen voor bedrijven bestemd, en dus niet voor particulieren. Opmerkelijk is het verschil in kostprijs. Een aangetekende zending per brief kost tussen de 5 tot 6 euro per brief, terwijl een aangetekende mail tussen de 0.23 en 0.697 euro zou kosten. Ipex is dan wel de eerste commerciële speler die de aangetekende e-mail aanbiedt, maar er zullen zeker en vast nog andere spelers op de markt komen.   

Afgepunt

  • Een elektronische aangetekende zending heeft dezelfde waarde als een papieren versie.
  • Het gebruik van een elektronische aangetekende zending is een mogelijkheid, geen verplichting.
  • De eerste commerciële dienstverleners komen op de markt, anderen zullen wellicht spoedig volgen.

 

Meer over: ICT, Geschillen

Op zoek naar meer ondernemersinfo?

UNIZO ondernemerslijn - 0800 20 750Voor andere nuttige ondernemersinfo
raadpleeg hier het Unizo Kennisnet:
geef uw zoekterm in of zoek per thema
of trefwoord in onze databank.

Of contacteer Unizo Ondernemerslijn voor
een persoonlijk eerstelijns advies of een
nuttig contact.

Ons adviesteam staat voor u klaar!