Hoera, u kampt met groeiproblemen en u bent dringend op zoek naar een nieuw kantoor voor al uw bedienden? Of uw bestaande ‘burelen’ zijn dringend aan renovatie toe? Dan kunt u maar beter rekening houden met de principes van ‘het nieuwe werken' waarmee kantoorinrichters creatief, efficiënt én aangenaam werken proberen te verzoenen. En zeg nu zelf: ook voor een KMO is een eigentijdse werkplek toch een niet te versmaden visitekaartje?
Location, location, location
Bent u op zoek naar een nieuw pand, let dan eerst en vooral goed op de omgevingsfactoren, want de kwaliteit van de werkplek wordt in belangrijke mate bepaald door de bereikbaarheid en de omgevende faciliteiten.
Gezien de nog altijd toenemende verkeersdrukte en de belastingdruk op bedrijfsvoertuigen wordt de bereikbaarheid met het openbaar vervoer een belangrijke factor.Daarnaast houden jonge werknemeners van een ‘urban environment’ waar veel faciliteiten zich op wandelafstand van hun werkplaats bevinden.
De tweede grote factor die de locatie bepaalt, is de ‘look & feel’ die u waarneemt als u een gebouw bekijkt. Ziet u meteen veel mogelijkheden qua inrichting, houdt u van de sfeer van het gebouw en van de buurt waarin het ligt én is het pand ook nog makkelijk bereikbaar, dan heeft u uw toekomstige kantoorgebouw gevonden.
Samenwerken op de werkvloer
Wanneer u het gebouw indeelt, denk dan goed na over de functie die uw kantoor heeft voor uw werknemers. In eerste instantie is de werkplaats een plek waar uw werknemers kunnen samenwerken. Samenwerken is dé kernfunctie van de werkplek en dat moet u dus stimuleren.
Hoe pakt u dit praktisch aan? Wel, door goed de verschillende taken van uw werknemers te overlopen en het kantoor zo in te richten dat u alles voorziet dat uw werknemers ondersteunt in datgene wat u verwacht dat ze doen. Vergelijk de werkomgeving met uw thuisomgeving. Wenst u rustig te werken, dan gaat u zich in een aparte kamer afsluiten. Wilt u nadenken over toekomstige plannen en ‘freeweelen’ over verschillende zaken dan kan dat gerust in het bijzijn van uw kinderen. Wie weet zeggen zij wel iets dat u een geweldig idee oplevert. Moet u een stukje lezen of heeft u tijd om een rapport af te werken, dan doet u dit wellicht graag op het terras.
Denk nu ook zo in functie van uw kantoor. De monotaak van de werknemer bestaat niet meer. U verwacht van uw werknemers dat ze gedurende één dag verschillende opdrachten uitvoeren en elk van deze taken heeft een omgeving nodig die hen in deze specifieke taak stimuleert en motiveert.
Andere taak, andere werkplek
Wanneer enkele personen als een team rond een project werken, bv. het bedenken van een nieuw product of een marketingplan rond een bestaand product, dan bestaat dit project uit verschillende fases. Eerst moet er gebrainstormd worden en hiervoor is een formele vergaderzaal geen stimulerende werkplek. U heeft een plaats nodig waar uw werknemers creatief zijn en waar denken en samenwerken gestimuleerd wordt. Kies bijvoorbeeld een ruimte waar de muren uit email bestaan, waarop ideeën kunnen geschreven worden. Voorzie creatieve meubelen zoals zitballen en houten blokken in plaats van stoelen en tafels.
Moeten er vervolgens belangrijke beslissingen genomen worden, dan blijft een formele vergaderzaal de beste keuze. Uiteraard is het belangrijk om hier alle multimediale middelen te voorzien.
Kennisoverdracht stimuleren
Dé plek waar uw werknemers de meeste tijd doorbrengen, is vaak aan hun bureau. Dat bureau moet hen dus in staat stellen om met elkaar in contact te komen en ervaringen te delen. Stop dus met uw werknemers elk in een eigen kantoor te plaatsen. Plaats bureaus samen zodat ze steeds met elkaar in overleg kunnen gaan en zo informatie uitwisselen.
Kosten besparen met ‘flex’ werken
Een zuinige wagen heeft geen nut als u hem niet zuinig gebruikt. Hou dit in gedachten wanneer u een kantoor indeelt. Gemiddeld blijft elke dag 20% tot 30% van de bureaus ongebruikt omdat werknemers in vergadering zijn, een dagje verlof hebben of ziek zijn… Zo gaat natuurlijk heel wat ruimte en energie verloren. Wanneer u het aantal bureaus verlaagt en een bureau niet meer definitief toewijst aan één werknemer, dan kunt u hiermee dus heel wat kosten besparen.
Maar flexwerken is niet enkel goed tegen energieverlies, het is ook een heus managementtool. U kunt er zaken mee sturen en stimuleren. Vaak verandert de organisatiestructuur van een bedrijf op vraag van de markt. Teams worden opgericht, veranderd en opgeheven. Wanneer u dan steeds de werkomgeving moet aanpassen, lopen de kosten onnodig op. Flexwerken geeft u de mogelijkheden dat te vermijden. Een kantoor moet moduleerbaar zijn. Het regelmatig hergroeperen van teams in functie van bepaalde projecten moet vanzelfsprekend zijn.
Flex op de juiste manier
Sommige bedrijven passen de nieuwe trend van flexwerken al toe. Jammer genoeg gebeurt dit te vaak zonder visie. Wanneer u geen ankerpunten voorziet per afdeling en de mensen gewoon eender waar plaats kunnen nemen, dan gaat de logica volledig verloren.
Wanneer u ruimtes voorziet met ingebouwde kasten per afdeling waar de mensen van die afdeling hun materiaal in kwijt kunnen, dan zullen zij steeds een plaats zoeken in de buurt van dit ankerpunt. Twee collega’s die moeten samenwerken zitten vandaag naast elkaar en morgen weer iets verder uit elkaar. Maar steeds blijven de men-sen van dezelfde afdeling rond hun ankerpunt. Zo wordt flex efficiënt toegepast. Dat ankerpunt is ook een erkenningspunt voor teamleden en andere medewerkers buiten het team. Het toelaten van persoonlijke items op de kasten zoals teamfoto’s, targets en herinneringen, zorgt ervoor dat het ankerpunt zelfs bijdraagt tot een goede teamspirit.
Als KMO heb u wellicht maar één vergaderruimte, maar toch kan het best zijn dat verschillende groepjes medewerkers tegelijk willen overleggen en dus op zoek zijn naar een geschikte plek. Een paar comfortabele zithoeken verspreid over het kantoor kunnen al veel oplossen. Wie wil kan daar rustig overleggen, zonder de anderen te storen of noodzakelijke vergaderruimte in te nemen. Informeel, maar vaak nuttig overleg kan u ook stimuleren door het plaatsen van zo’n zithoek nabij een koffieautomaat.
Liever in de lounge dan de kantine
Een modern kantoor moet ervoor zorgen dat collega’s elkaar ontmoeten. Wanneer de eetplaats een saaie kantine is, eten mensen hun boterhammen aan hun bureau. Herdenk uw kantine als een soort lounge-ruimte. Een kruispunt waar internen en externen elkaar ontmoeten op het gelijkvloers, een beetje zoals een hotellobby. Het grootste deel van de dag, als er niet gegeten wordt, kunt u ook daar zithoeken voorzien voor informele gesprekken, interviews of overlegmomenten. Met zachte muziek op de achtergrond en leuk meubilair wordt het gegarandeerd een plek waar uw werknemers graag vertoeven.
Afzondering blijft mogelijk
Uiteraard zullen vele collega’s nog vaak nood hebben aan een stille ruimte waar ze geconcentreerd en ongestoord kunnen doorwerken. Telefoonbooths maken het mogelijk in alle rust telefoongesprekken te voeren zonder anderen te storen. Een studieruimte waar u geen telefoons of gsm’s toelaat, is de ideale plaats voor taken waar uiterste concentratie bij vereist is.
Moeilijke gesprekken moeten in een afgezonderde ruimte kunnen gevoerd worden. Ook al zorgt u voor afzonderingsruimtes, hou het kantoor hoe dan ook transparant. Veel glasmateriaal en natuurlijk daglicht zijn onontbeerlijk in een hedendaagse kantoorruimte. Rommel heeft er geen plaats, voorzie dus stockageruimtes en voldoende kasten. Maar bovenal, gebruik uw kantoor als HR-instrument om het samenwerken te stimuleren. Aan u om het goeie voorbeeld te geven. Hoe groter het bureau, hoe belangrijker de persoon? Die tijd is definitief voorbij.
| Is uw onderneming een aantrekkelijke werkgever? Doe hier de test! |
