Factureren aan de overheid : enkel nog via e-facturatie?

Facturatie van overheidsopdrachten: enkel nog mogelijk met elektronische facturen?

Sinds 1 januari 2017 heeft de Vlaamse overheid haar leveranciers verplicht om facturen op elektronische wijze te verzenden (e-facturatie of e-invoicing). Alle Vlaamse overheidsinstanties zijn nu al in staat zijn om e-facturen te ontvangen, in 2018 volgt ook de Federale overheid. De lokale overheden hebben als streefdatum eind 2017. Juridisch bindend is wat er in de overheidsopdracht staat: als die een digitale facturatie oplegt, dan bent u verplicht daaraan te voldoen vanaf het nieuwe jaar. Bestaande opdrachten die doorlopen na 1 januari 2017 volgen wat er in de oorspronkelijke overheidsopdracht werd vermeld.

Daarnaast zijn er de technische voorwaarden. De overheid maakt gebruik van een standaard in elektronische facturatie (Peppol) en heeft daarvoor een platform ontwikkeld (Mercurius). Er zal dan ook gevraagd worden om uw facturen aan te leveren in een XML- formaat (UBL 2.0 CENBII) op dat Mercurius-portaal. Ook e-FFF facturen zijn compatibel met Peppol en worden aanvaard door Mercurius.

Hoe moet u te werk gaan?

Als leverancier kan u op twee manieren connectie maken met Mercurius en uw factuur succesvol versturen.

1. Ofwel doet u een beroep op een intermediaire dienstverlener (service provider, software of boekhoudpakket). Dit is interessant voor ondernemers die een globale oplossing wensen voor het ontvangen en verzenden van facturen naar al hun klanten (zowel overheid als private bedrijven).
2. Ofwel kiest u om uw factuur handmatig en gratis in te geven op het Mercuriusportaal. Dit is interessant voor leveranciers die slechts sporadisch factureren naar de overheid.

Goed om weten

KMO's die investeren in een digitale oplossing voor e-facutratie genieten een verhoogde investeringsaftrek van 13.5%.

Micro-ondernemingen die facturen sturen voor opdrachten onder € 8500 kunnen van een uitstel gebruik maken tot januari 2018. Zij krijgen dus een jaar langer de tijd om zich voor te bereiden op deze digitale investering.

Meer info vindt u op de website van de Vlaamse overheid: overheid.vlaanderen.be/e-invoicing.