Het UBO-register: wie is de baas in je vennootschap?

Laatste aanpassing: 
31/08/2021

OPGELET

Het indienen van alle bewijsstukken moet gebeuren uiterlijk op 31 augustus! 

Wat is dat nieuwe UBO-register?

  • Iedereen die een vennootschap heeft, moet daarin registreren wie de uiteindelijke begunstigde is van de vennootschap;

  • De uiteindelijke begunstigde is degene die meer dan 25% van de aandelen of meer dan 25% van de stemrechten in handen heeft of op een andere manier de eigenlijke macht heeft;

  • Kan op basis van die twee criteria niemand worden      aangeduid, dan is de zaakvoerder de uiteindelijke      begunstigde;

  • Sommige ondernemingen moeten ook van hun klant nagaan wie de uiteindelijke begunstigde is.

 

 

 

Wil je meteen aan de slag gaan?

In dit demofilmpje gidsen we jou doorheen het UBO-register. Met een concreet voorbeeld zie je hoe het werkt en wat je nodig hebt als je dit zelf in orde wil brengen.
 

 

Welke personen moet je aangeven in dat UBO-register?

De vraag wie een vennootschap bestuurt, is meestal vrij eenvoudig te beantwoorden. Maar het antwoord op de vraag wie achter de schermen de touwtjes in handen heeft, is niet altijd zo eenvoudig te achterhalen. Denk aan een vennootschap met verschillende aandeelhouders. Het bestuur van die vennootschap kan dan wel aan één persoon zijn toevertrouwd, maar het is perfect denkbaar dat één of meerdere aandeelhouders wegens de omvang van hun aandeel in de praktijk de beslissingen binnen de vennootschap aanzienlijk sturen.

In het kader van de anti-witwaswetgeving wil de overheid nu zicht krijgen op deze personen  (de zogenaamde ‘uiteindelijke begunstigden’). Elke vennootschap zal moeten doorgeven wie deze uiteindelijke begunstigden zijn binnen de vennootschap. De overheid legt ook criteria vast om te bepalen wie deze personen zijn:

  1. Een natuurlijke persoon die (rechtstreeks of via tussenpersonen) meer dan 25% van de aandelen of het kapitaal in handen heeft of meer dan 25% van de stemrechten heeft, wordt als ‘uiteindelijke begunstigde’ beschouwd;
  2. Hetzelfde geldt voor natuurlijke personen die op een andere manier de eigenlijke macht binnen een vennootschap hebben, bijvoorbeeld door een meerderheid van de bestuurders te kunnen benoemen, of omwille van een statutaire of contractuele bepaling de eigenlijk macht krijgen, ...
  3. Indien op basis van deze twee criteria geen persoon kan worden aangeduid, dan zal het hoger leidinggevend personeel als ‘uiteindelijke begunstigde’ beschouwd worden.

Je moet niet enkel de personen aangeven die rechtstreeks de aandelen of zeggenschap in handen hebben, maar ook de personen die onrechtstreeks zeggenschap hebben. Denk aan iemand die via zijn vennootschap aandeelhouder is van een andere vennootschap. In zo'n geval moet je die onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde (dus de natuurlijke persoon achter de vennootschap-aandeelhouder) ook registreren, samen met diens deelnemingspercentage. De FOD Financiën heeft een brochure uitgwerkt, waarin duidelijk wordt aangegeven wie je juist moet registreren als rechtstreekse of onrechtstreekse UBO. 

Ook trusts en gelijkaardige constructies zullen moeten bepalen wie de personen zijn die het voor het zeggen hebben binnen de trust, maar voor hen gelden andere criteria.

Wat moet je daarvoor concreet doen?

De vennootschap moet niet enkel deze uiteindelijke begunstigde identificeren, ze moet ook bepaalde gegevens over deze persoon of personen inbrengen in een speciaal daartoe opgericht register van uiteindelijk begunstigden (het UBO-register): o.a. naam en voornaam, geboortedatum, nationaliteit, verblijfsadres,… Vervolgens moet de vennootschap deze gegevens up-to-date houden: indien er een wijziging zou optreden in de gegevens, of indien na verloop van tijd een andere persoon als ‘uiteindelijke begunstigde’ moet worden beschouwd, moet de vennootschap binnen de maand de nodige wijzigingen aanbrengen in het UBO – Register.

Tot slot moet je ook “elk document dat aantoont dat de informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde adequaat, nauwkeurig en actueel is” toevoegen aan het register. De wetgeving specifieert niet wat daar precies onder moet worden verstaan, maar het kan bijvoorbeeld gaan over een kopie van het aandelenregister, de statuten van de vennootschap, (i)vzw, trust of gelijkaardige juridische constructie, een aandeelhoudersovereenkomst, notariële akte of elk ander document (gelegaliseerd als afkomstig uit een derde land). Deze informatie is niet publiek toegankelijk, enkel de overheid kan dit nakijken. LET WEL OP: deze bewijsstukken moeten uiterlijk op 31 augustus 2021 toegevoegd zijn in het UBO - register!

Het inbrengen van gegevens gebeurt via MyMinFinPro-Portal (klik hier en kies 'applicaties' - 'UBO-register'). U kan zich vervolgens aanmelden met een eID-kaartlezer, via een token, ... .  

De FOD heeft ook een gebruikershandleiding ontwikkeld die stap voor stap uitlegt hoe u de gegevens kan invullen in het register, alsook een handleiding voor het toevoegen van de vereiste bewijsstukken. 

Welke gegevens je juist moet inbrengen, en hoe dat moet gebeuren, vind je op de website van de FOD Financiën. 

Let op!

Indien je de verplichtingen omtrent het UBO-register niet naleeft, riskeren de bestuurders van de vennootschap een boete van 250 – 50.000 euro.

Ook voor klanten?

Bepaalde ondernemingen moeten bovendien ook nagaan wie de uiteindelijke begunstigde is van een cliënt of klant waar ze een zakenrelatie mee aangaan:

  • wanneer er een vermoeden van witwassen van geld bestaat
  • wanneer er een vermoeden bestaat dat de gegevens van de cliënt niet waarheidsgetrouw zijn, of
  • wanneer ze (buiten elke zakenrelatie om) één van de volgende transacties voor de cliënt uitvoeren:
    • een occasionele verrichting met een waarde van méér dan 10.000 euro;
    • een geldovermaking of overschrijving voor een bedrag van méér dan 1.000 euro;
    • een geldovermaking of overschrijving, ongeacht het bedrag, indien de onderneming het over te maken bedrag van de cliënt heeft ontvangen in contant geld of anoniem elektronisch geld.

Deze verplichting rust niet op alle ondernemingen, maar enkel op ondernemingen die in de wet staan vernoemd (het gaat dan voornamelijk om financiële instellingen, maar ook over boekhouders, accountants, bedrijfsrevisoren, deurwaarders, advocaten, notarissen, vastgoedmakelaars, …, en alle handelsondernemingen die consumentenkrediet toekennen).

De gegevens die verzameld moeten worden, hangen af van de rechtsvorm van de cliënt:

  • voor natuurlijke personen: de naam, voornaam, geboortedatum en – plaats en (indien mogelijk) zijn adres;
  • voor vennootschappen en verenigingen: maatschappelijke naam, maatschappelijke zetel, lijst van bestuurders, de bepalingen inzake de bevoegdheid om de rechtspersoon te verbinden;
  • voor trust/fiducie/soortgelijke constructies, en in het kader van levensverzekeringen gelden bijkomende bepalingen

De onderneming moet ten aanzien van de cliënt ook een algemene en een individuele risicobeoordeling uitvoeren, waarin ze moeten nagaan wat het risico op witwassen juist is. Indien daaruit blijkt dat het risico bij betrokken cliënt laag is, kan ze de informatie die ze inwint, beperken. Blijkt evenwel een hoog risico, dan moet ze indien nodig bijkomende informatie inwinnen, en alle betrokken informatie die ze heeft verkregen van de betrokkene voldoende controleren om zeker te zijn dat die informatie correct is. 

De wijze waarop deze controle moet worden uitgevoerd, is tevens verder verduidelijkt in een circulaire van de FSMA.

Check hier ook de FAQ van de FOD Financiën

Vraag over dit advies?
Fout opgemerkt?
Meer over: Banken, Betaalverkeer, Vennootschappen, Aansprakelijkheid, Bestuurders-zaakvoerders

Op zoek naar meer ondernemersinfo?

Voor andere nuttige ondernemersinfo
raadpleeg hier het UNIZO Kennisnet:
geef je zoekterm in of zoek per thema
of trefwoord in onze databank.

Of contacteer UNIZO Ondernemerslijn voor
een persoonlijk eerstelijns advies of een
nuttig contact.

Ons adviesteam staat voor je klaar!