Wanneer zijn aan je werknemer terugbetaalde kosten fiscaal aftrekbaar?

Laatste aanpassing: 
08/08/2022

Er zijn drie soorten van terugbetalingen van kosten:

  1. Werkelijke terugbetaling van kosten: op basis van facturen of kassatickets kunnen bepaalde kosten door de werknemer ingebracht worden en terugbetaald door jou als werkgever. Tot inkomstenjaar volstond het om op de fiche te vermelden ‘JA bewijsstukken’. Vanaf 2022 moet je het werkelijk terugbetaald bedrag vermelden op de fiche.
  2. Onkostenvergoedingen op basis van forfaits vastgelegd door de overheid: Bepaalde onkostenvergoedingen worden door de fiscus aanvaard omdat ze zijn vastgelegd volgens door de administratie bepaalde criteria. Op de fiche van inkomstenjaar 2021 mag je deze aangeven door een vermelding ‘ernstige normen’. Vanaf inkomstenjaar 2022 moet je het volledige terugbetaalde bedrag opgeven op de fiche.
  3. Forfaitaire onkostenvergoeding: dit zijn vergoedingen die niet bewezen worden of vastgelegd zijn door normen. Hier wijzigt er niets, het bedrag moest je sowieso reeds op de fiche aangeven.

Vanaf inkomstenjaar 2022 vergt de terugbetaling van kosten voor jou iets meer administratie

Zo moet je voortaan voor elke terugbetaling een bedrag doorgeven, waar het vroeger volstond om een vakje aan te vinken.

Indien je niet voldoet aan de nieuwe verplichtingen op de fiche, dan riskeer je bij een controle een administratieve geldboete en/of de niet-aftrekbaarheid van de terugbetaalde kosten. Het is dus van belang om deze regels strikt op te volgen.

Kijk ook altijd goed na dat er geen dubbele terugbetaling van kosten gebeurt. Een kost die eigenlijk gedekt wordt door een onkostenvergoeding kan immers niet nogmaals terugbetaald worden op basis van een bewijsstuk. Ook hier zal de fiscus strenger op toekijken.

Meer over: Belastingen, Aftrekbare beroepskosten, Personeelskosten

Op zoek naar meer ondernemersinfo?

Voor andere nuttige ondernemersinfo
raadpleeg hier het UNIZO Kennisnet:
geef je zoekterm in of zoek per thema
of trefwoord in onze databank.

Of contacteer UNIZO Ondernemerslijn voor
een persoonlijk eerstelijns advies of een
nuttig contact.

Ons adviesteam staat voor je klaar!