Meedoen aan openbare aanbestedingen

Laat het niet enkel een prijzenslag zijn 

Meedingen naar openbare aanbestedingen is niet evident. Soms zijn de voorwaarden zo lastig dat het niet de moeite loont eraan te beginnen. UNIZO pleit er bij steden en gemeenten om lokale accenten te leggen.  

TEKST Stephane Vanden Broeck 

Op de laatste ronde tafel voor de provincie Antwerpen van de Vereniging voor Steden en Gemeenten waarop we aanwezig waren, was het onze topaanbeveling: ”Zorg dat er in de openbare aanbestedingen en opdrachten aanvaarde factuur, lokale accenten gelegd worden en dat het niet enkel een prijzenslag is.” De gewijzigde regelgeving laat dit toe en het heeft meer dan één voordeel. Met een lokale ondernemer in zee te gaan heeft veel meer terugvloei-effecten.  

Toch is het niet altijd even evident om met openbare aanbestedingen aan de slag te gaan. Dat het niet altijd even vlot loopt zoals men het hoopt, is een bemerking die we zowel bij ondernemers opvangen als bij de steden en gemeenten. Sommige steden en gemeenten hebben al jaren gekozen om deze lokale focus te hanteren, maar geven aan dat het moeilijk is ondernemers bereiken. De administratieve belasting voor ondernemers is een bijkomende hindernis.  

Tijdverspilling 

Helaas ontvangen wij regelmatig het signaal dat sommige gepubliceerde aanbestedingen niet meer zijn dan tijdsverspilling of zo opgesteld zijn dat ze onhaalbaar zijn voor startende ondernemers of kleinere ondernemingen.  

Twee ondernemers informeerden UNIZO dat er een openbare aanbesteding werd gepubliceerd waarin reeds vastlag wie zou winnen. Hoe dat kan? Als er maar 1 importeur is voor een bepaalde aankoop en de omschrijving van die aard is dat het over dat product gaat, dan is deelnemen als ondernemer een tijdsverspilling. Je kan dat product onmogelijk aanbieden, een alternatief is niet wat men wil, dus is het resultaat bij voorbaat negatief. Het spreekt voor zich dat dit niet de bedoeling kan zijn van de wetgeving.  

Een andere ondernemer gaf aan dat door de onderverdeling van een aanbesteding van 30.000 euro in 3 percelen van 10.000 euro, het onhaalbaar werd om deel te nemen. Logisch zou zijn dat het onderverdelen in percelen net zou leiden tot het omgekeerde. Men had aan elk perceel een voorwaarde gekoppeld dat men moest kunnen bewijzen reeds een aanbesteding van meer dan 50.000 euro te hebben gewonnen. Het kwam er dus op neer dat men voor een opdracht van 30.000 euro een openbare aanbesteding van 150.000 euro moest kunnen aantonen.  

Kink in de kabel 

Steden en gemeenten geven officieus toe dat er al eens een kink in de kabel zit bij. Sommige ambtenaren hebben nooit anders geweten dan dat de beste prijs won. Plots wordt de wereld op zijn kop gezet, door andere factoren te laten primeren dan de lokale economie en kwaliteit. Het leidt tot een gezonde ambitie, maar die wordt spijtig genoeg niet altijd waargemaakt.  

Wij pleiten dan ook niet alleen voor een weloverwogen beleidskeuze, maar ook voor investeringen in het opleiden van ambtenaren. In plaats van te focussen op het negatieve effect door te kiezen voor een wellicht duurdere maar lokale aanbesteding, zou men ook aandacht moeten hebben voor de positieve effecten die dit oplevert voor de stad of gemeente. Er zijn namelijk ook indirecte effecten, tewerkstelling, belastingen…  

Koe bij de horens 

De afgelopen maanden hebben we met heel wat steden en gemeenten overleg gehad over een vernieuwde focus op lokale aanbestedingen. Het resultaat van deze gesprekken zal zich vertalen in het organiseren van een dialoog tussen steden en gemeenten, en lokale ondernemers. Mechelen is de eerste die de koe bij de horens heeft gevat en  deze maand de sessie ‘Zaken doen met de stad’ samen met UNIZO Provincie Antwerpen en UNIZO Mechelen organiseert.  

---------  

Anja Palmaerts geeft al jaren ons Ondernemersforum rond overheidsopdrachten. Wat zijn haar adviezen aan ondernemers?  

De basis voor ondernemers zit in het aanmaken van een zoekprofiel in e-Procurement om op de hoogte te zijn van de nieuwste aanbestedingen.  Wees zelf op de hoogte van de wetgeving en leer “ambtenarees” spreken. UNIZO heeft hiervoor de pocket Zakendoen met de overheid uitgegeven en die kan je als lid gratis aanvragen. Stel tijdig vragen aan de aanbesteder als er iets niet duidelijk is. Een aanbesteder mag tot 6 of 8 kalenderdagen voor de ontvangst van de offertes niet meer antwoorden. Dus begin er op tijd aan! 

Een van de nieuwe basisprincipes in de wetgeving van 2016 is ‘proportionaliteit’. Wat men als aanbesteder vraagt, moet in verhouding staan ten opzichte van de overheidsopdracht. Het hierboven aangehaalde voorbeeld van omzet (150.000 euro omzet vragen voor een opdracht die een waarde van 30.000 euro heeft) mag niet. De jaarlijkse minimumomzet die van de ondernemers kan worden geëist, bedraagt maximaal twee maal de geraamde waarde van de opdracht, behalve in gemotiveerde gevallen, zoals bijzondere risico's die voortvloeien uit de aard van de werken, diensten of producten. Als je dit tegenkomt als ondernemer, moet je protesteren bij de aanbesteder. Deze en tal van andere praktische tips van Anja Palmaerts, neem je mee uit het Ondernemersforum Overheidsopdrachten. Die start op 26 april.