Financiën in de kinderopvang

Bij een onderneming komen heel wat verschillende zaken kijken. Een belangrijk aspect is de financiële kant van de zaak. In deze rubriek kan je interessante informatie terugvinden om de vinger aan de pols te houden.

Financieel- en ondernemingsplan 

Financieel Kompas Kinderopvang

Het is belangrijk een ondernemings- en financieel plan op te maken voor je organisatie. Zo krijg je zicht op het financieel plaatje van je opvang. Het ondernemingsplan geeft je zicht op de risico’s van uw ondernemingen en zorgt ervoor dat je rekening houdt met alle belangrijke aspecten van een onderneming. Welk budget moet je voorzien om bepaalde ideeën te realiseren? Wat zijn de verwachte kosten in inkomsten die hiermee gepaard gaan? Als je oorspronkelijke plan niet haalbaar blijkt te zijn, moeten er aan je ondernemingsplan een aantal wijzigingen gebeuren.

Het Financieel Kompas Kinderopvang is een werkinstrument dat je kan helpen bij het uitbouwen van je onderneming. Het is een uitbreiding op het startkompas (specifiek voor starters), waarin de verschillende subsidietrappen (trap 1, trap 2b, trap 2a en trap 3) verwerkt zijn. Het helpt je om de haalbaarheid van je plannen te onderzoeken en is eveneens een hulpmiddel bij het opstellen van uw ondernemingsplan.

Het bestaat uit twee verschillende luiken:

Het beschrijvende luik (organisatieplan):

• Projectvoorstelling
  In de projectvoorstellen wordt je basisidee beschreven. Wat wil je aanbieden? Welke moeilijkheden gaan gepaard met je idee? Hoe zien je toekomstplannen er uit?
• Omgevingsanalyse
  De omgevingsanalyse biedt een zicht op wie er in de omgeving van je opvang zit. Hoe ziet je mogelijke klantenbestand er uit? Wie zijn je mogelijke partners en leveranciers?  
• Commercieel plan
  In dit luik wordt het commercieel plan opgemaakt. Hoe voer je de communicatie met ouders? Welk prijsbeleid zal je hanteren? Op welke manier zal je promotie maken?

• Organisatieplan
  Ten slotte beschrijf je het organisatieplan voor je opvang. Wie wordt aangesteld als verantwoordelijke? Met welke organisatievorm zal je werken? Zijn de nodige vergunningsvoorwaarden in orde? 

Het financieel Luik (financieel plan):

We zetten het concept over een periode van tenminste drie jaar om in cijfers:

• Situatieschets
  Hier kan je invullen voor hoeveel plaats je vergund bent en hoe het medewerkerskader er uit ziet. Je maakt een keuze tussen gezins- of groepsopvang.
• Investeringen
  Dit luik vormt een overzicht van je geplande investeringen, zoals bijvoorbeeld de locatie van de opvang, materiaal, meubilair,…
• Financiering
  Hier wordt bekeken hoe het project gefinancierd wordt. Wat is je eigen inbreng? Zijn er eventuele leningen?
• Vaste kosten op jaarbasis
  Bij een kinderopvang komen heel wat jaarlijkse kosten kijken, zoals huisvestingskosten, administratieve kosten, marketingkosten, exploitatiekosten, personeelskosten,…
• Break-even
  Welke bezettingsgraad dien je te behalen om het break-even punt te halen?
• Haalbaarheidstoets
  Hier wordt gekeken naar de interne en externe haalbaarheid van het project. Indien nodig kan u herbekijken wat nodig is om het project haalbaar te maken. 

Boekhouding

Een goede boekhouding voeren is meer dan een wettelijke verplichting. Het is onontbeerlijk, want het geeft het een realistische kijk op de financiële situatie van je bedrijf. Zonder goede boekhouding is een gezond bedrijfsbeheer onmogelijk. Ook als je een beroep doet op één externe boekhouder, volg je dus best ook zelf je boeken regelmatig op.

Vereenvoudigde of dubbele boekhouding

1. Voor eenmanszaken, vennootschappen onder firma en gewone commanditaire vennootschappen, met een omzet van kleiner dan 500.000 EUR volstaat een vereenvoudigde boekhouding. Wie de basissubsidie ontvangt van Kind en Gezin wordt verplicht minstens een vereenvoudigde boekhouding te hanteren.
2. Voor vennootschappen (BVBA, EBVBA, CV, NV) en voor alle andere ondernemingen met een omzet vanaf 500.000 EUR is een volledige (dubbele) boekhouding verplicht. Wie ook de subsidie inkomenstarief ontvangt, dient een dubbele boekhouding te voeren.

• De financiële dagboeken geven een overzicht van alle contante verrichtingen (kasboek) en alle transacties via de bankrekening (bankboek).
• In het aankoopboek hou je alle inkomende facturen bij.
• In het verkoopboek noteer je alle uitgaande facturen.
• Het inventarisatieboek is een gedetailleerde lijst van het werkelijke vermogen van een onderneming, die minimaal eenmaal per jaar moet worden opgemaakt.
• Elk jaar wordt ook een interne jaarrekening opgesteld, maar je bent niet verplicht om deze openbaar te maken.

• In het dagboek of journaal schrijf je alle verrichtingen. Je kan ook hulpboeken gebruiken, zoals een aankoopboek of een verkoopboek, waarvan je maandelijks of per kwartaal de gegevens centraliseert in een centralisatieboek.
• Het rekeningenstelsel is een gestructureerd plan waarin alle rekeningen worden ondergebracht. Je moet daarbij een vastgelegd rekeningenstelsel te volgen.
• Je moet minstens elk jaar een inventaris opmaken en ook hier moet je de indeling van het rekeningstelsel respecteren.
• Jaarlijks ben je ook verplicht om een jaarrekening neer te leggen bij de Nationale Bank, waarvan een afschrift wordt gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.

In beide stelsels ben je verplicht een boekhouding te voeren die aangepast is aan de aard en omvang van je onderneming. Zij moet voldoende informatie verstrekken over alle verrichtingen in je bedrijf. Deze informatie krijg je uit de verantwoordingsstukken die naar de verschillende verrichtingen verwijzen (facturen, rekeninguittreksels, afschrijvingstabellen, enz.).

Overleg met je boekhouder
Een goede boekhouding voeren, is een tijdrovende klus. Maak daarom goede afspraken met je boekhouder over wat jij op jou neemt en wat je liever of beter door je boekhouder laat doen. Voor een lijst van boekhouders in jouw regio, kan je terecht bij de betrokken federaties: BIBF en IAB. Zorg ervoor dat je boekhouder op de hoogte is van de sector kinderopvang.

Het belang van een goede boekhouder

Een goede boekhouder is van belang voor een optimale financiële werking van een onderneming. Indien je voldoende kennis hebt, kan je een aantal zaken zelf bijhouden. Veel ondernemers kiezen er echter voor om een boekhouder te raadplegen die het nodige voor jou kan doen. Wat kan je precies verwachten van je boekhouder? En hoe kan je een goede boekhouder vinden?

In deze checklist ‘Hoe vind ik een goede boekhouder?’ lijsten we op waar je op moet letten bij het zoeken naar een goede boekhouder in de kinderopvang. Het is belangrijk dat je ook voor advies kan rekenen op je boekhouder.

Financiële problemen

Op de website van Dyzo kan je heel wat informatie vinden over financiële problemen.