Financiën in de kinderopvang

Bij een onderneming komen heel wat verschillende zaken kijken. Een belangrijk aspect is de financiële kant van de zaak. In deze rubriek kan je interessante informatie terugvinden om de vinger aan de pols te houden.

Financieel- en ondernemingsplan 

Financieel Kompas Kinderopvang

Het is belangrijk een ondernemings- en financieel plan op te maken voor je organisatie. Zo krijg je zicht op het financieel plaatje van je opvang. Het ondernemingsplan geeft je zicht op de risico’s van uw ondernemingen en zorgt ervoor dat je rekening houdt met alle belangrijke aspecten van een onderneming. Welk budget moet je voorzien om bepaalde ideeën te realiseren? Wat zijn de verwachte kosten in inkomsten die hiermee gepaard gaan? Als je oorspronkelijke plan niet haalbaar blijkt te zijn, moeten er aan je ondernemingsplan een aantal wijzigingen gebeuren.

Het Financieel Kompas Kinderopvang is een werkinstrument dat je kan helpen bij het uitbouwen van je onderneming. Het is een uitbreiding op het startkompas (specifiek voor starters), waarin de verschillende subsidietrappen (trap 1, trap 2b, trap 2a en trap 3) verwerkt zijn. Het helpt je om de haalbaarheid van je plannen te onderzoeken en is eveneens een hulpmiddel bij het opstellen van uw ondernemingsplan.

Boekhouding

Een goede boekhouding voeren is meer dan een wettelijke verplichting. Het is onontbeerlijk, want het geeft het een realistische kijk op de financiële situatie van je bedrijf. Zonder goede boekhouding is een gezond bedrijfsbeheer onmogelijk. Ook als je een beroep doet op één externe boekhouder, volg je dus best ook zelf je boeken regelmatig op.

Vereenvoudigde of dubbele boekhouding

    Naargelang de aard en de omvang van je bedrijf voer je één van volgende soorten boekhoudingen, dit is algemeen geldende wetgeving in Vlaanderen: 
    1. Voor eenmanszaken, vennootschappen onder firma, commanditaire vennootschappen en organisaties zonder rechtspersoonlijkheid met een omzet van kleiner dan 500.000 EUR volstaat een vereenvoudigde boekhouding. Ook voor kleine vzw's die voldoen aan een aantal criteria volstaat een vereenvoudigde boekhouding.
    2. Voor vennootschappen (BV, CV, NV) en voor alle andere ondernemingen met een omzet vanaf 500.000 EUR is een volledige (dubbele) boekhouding verplicht. Ook vzw's die niet aan de criteria voldoen voor een vereenvoudigde boekhouding dienen een dubbele boekhouding te voeren. 

    Naast deze algemene richtlijnen, is er echter ook specifieke wetgeving in de kinderopvang, waarbij aan bepaalde organisaties wordt opgelegd toch een dubbele boekhouding te voeren,, hoewel zij bijvoorbeeld een eenmanszaak zijn. Deze verplichtingen kan je verder op deze pagina terugvinden. Als kinderdagverblijf dien je te voldoen aan zowel de algemeen geldende regelgeving, als de specifieke regelgeving voor kinderopvang.

    Wat houdt de vereenvoudigde boekhouding concreet in?
    Bij een vereenvoudigde boekhouding moet je de volgende boeken bijhouden:
    • De financiële dagboeken geven een overzicht van alle contante verrichtingen (kasboek) en alle transacties via de bankrekening (bankboek).
    • In het aankoopboek hou je alle inkomende facturen bij.
    • In het verkoopboek noteer je alle uitgaande facturen.
    • Het inventarisatieboek is een gedetailleerde lijst van het werkelijke vermogen van een onderneming, die minimaal eenmaal per jaar moet worden opgemaakt.
    • Elk jaar wordt ook een interne jaarrekening opgesteld, maar je bent niet verplicht om deze openbaar te maken.
    Wat komt er allemaal bij de dubbele boekhouding kijken?
    Een volledige boekhouding omvat de volgende boeken:
    • In het dagboek of journaal schrijf je alle verrichtingen. Je kan ook hulpboeken gebruiken, zoals een aankoopboek of een verkoopboek, waarvan je maandelijks of per kwartaal de gegevens centraliseert in een centralisatieboek.
    • Het rekeningenstelsel is een gestructureerd plan waarin alle rekeningen worden ondergebracht. Je moet daarbij een vastgelegd rekeningenstelsel te volgen.
    • Je moet minstens elk jaar een inventaris opmaken en ook hier moet je de indeling van het rekeningstelsel respecteren.
    • Jaarlijks ben je ook verplicht om een jaarrekening neer te leggen bij de Nationale Bank, waarvan een afschrift wordt gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.

    In beide stelsels ben je verplicht een boekhouding te voeren die aangepast is aan de aard en omvang van je onderneming. Zij moet voldoende informatie verstrekken over alle verrichtingen in je bedrijf. Deze informatie krijg je uit de verantwoordingsstukken die naar de verschillende verrichtingen verwijzen (facturen, rekeninguittreksels, afschrijvingstabellen, enz.).

    Overleg met je boekhouder
    Een goede boekhouding voeren, is een tijdrovende klus. Maak daarom goede afspraken met je boekhouder over wat jij op jou neemt en wat je liever of beter door je boekhouder laat doen. Voor een lijst van boekhouders in jouw regio, kan je terecht bij de betrokken federaties: BIBF en IAB. Zorg ervoor dat je boekhouder op de hoogte is van de sector kinderopvang.

    Het belang van een goede boekhouder

    Een goede boekhouder is van belang voor een optimale financiële werking van een onderneming. Indien je voldoende kennis hebt, kan je een aantal zaken zelf bijhouden. Veel ondernemers kiezen er echter voor om een boekhouder te raadplegen die het nodige voor jou kan doen. Wat kan je precies verwachten van je boekhouder? En hoe kan je een goede boekhouder vinden?

    In deze checklist ‘Hoe vind ik een goede boekhouder?’ lijsten we op waar je op moet letten bij het zoeken naar een goede boekhouder in de kinderopvang. Het is belangrijk dat je ook voor advies kan rekenen op je boekhouder.

    Verplichtingen in de kinderopvang

      Subsidietrap 1

      De organisator die de basissubsidie ontvangt moet:

      • jaarlijks een begroting maken met een overzicht van de voorziene inkomsten en geschatte uitgaven.
      • een boekhouding gebruiken die de inkomsten en uitgaven voor de kinderopvang transparant afzondert.

      Voor kleine organisaties is het echter vaak niet eenvoudig om uitgebreide documentatie te voorzien en zorgt dit voor een bijkomende administratie. Om deze reden stelde Kind en Gezin samen met de vertegenwoordigers van de sector volgend schema op dat gebruikt kan worden. Aarzel niet om bij vragen of onduidelijkheden contact op te nemen.


      Subsidietrap 2

      Organisatoren op subsidietrap 2 dienen te voldoen aan de voorvermelde vereisten van subsidietrap 1.

      Organisatoren die volgens het wetboek verenigingen en vennootschappen of andere regelgeving een bedrijfsrevisor dienen aan te stellen, zijn verplicht de bedrijfsrevisor ook de doelmatige besteding van de subsidies te laten controleren en attesteren. 

      Organisatoren met meer dan € 200.000 subsidies

      De organisator die een subsidie ontvangt van het agentschap die het bedrag van 200.000 euro (tweehonderdduizend euro) op jaarbasis overschrijdt, voert, in het kader van de verplichting, vermeld in het eerste lid, een boekhouding volgens het principe van dubbelboekhouden en voegt een uitbreiding bij zijn rekeningstelsel. Hij maakt een jaarlijks financieel verslag op dat bestaat uit:

      1. een goedgekeurde jaarrekening;
      2. een resultatenrekening, opgesplitst voor hetzij groepsopvang, hetzij gezinsopvang;
      3. een lijst van alle subsidiebedragen, gelinkt aan kinderopvang, die toegekend zijn door een overheid, met vermelding van de toekennende overheid en het doel van de subsidie.

      Financiële problemen

      Op de website van Dyzo kan je heel wat informatie vinden over financiële problemen.