Uw internationale klant vraag u een ‘Pro-forma factuur’ op te maken. Wat is dit en waar moet u op letten bij het opstellen?

De pro-forma factuur lijkt zeer sterk op een gewone factuur maar mag er niet mee worden verward. Op een pro-forma factuur moet duidelijk vermeld staan dat het om een pro-forma factuur gaat. U doet dit door het woord ‘pro-forma’ op het document te vermelden. Daarnaast bevat de pro-forma factuur net als de factuur alle details van de transactie, maar is in tegenstelling tot de factuur geen vraag tot betaling. Bij handelstransacties in nationale context is de pro-forma factuur geen verplicht document. In uw internationale transacties kan een (al dan niet gelegaliseerde) pro-forma factuur één van de documenten zijn die door het land van invoer verplicht worden. De pro-forma factuur wordt voornamelijk gebruikt om:

  • De pro-forma factuur begeleidt zendingen waarbij geen betalingen dienen te gebeuren (bv. stalen en monsters, tijdelijke uitvoer, kosteloze onderdelen, garantie- en vervangleveringen...). De douane baseert zich in dat geval op de pro-forma factuur om bijvoorbeeld de waarde van de goederen te kennen.
  • Een pro-forma factuur die samen met de verkoopsvoorwaarden verstuurd wordt naar de klant heeft als functie het bevestigen van het order.
  • U heeft de pro-forma factuur ook nodig voor de aanvraag van een L/C, een transportverzekering of de aanvraag van diverse vergunningen.

Wij raden u ook aan:

  • na te gaan of het land van import een pro-forma factuur voor uw zending verplicht
  • na te gaan of er voor uw zending bepaalde vormvereisten van toepassing zijn voor de pro-forma factuur. Soms moet het document in een bepaalde taal worden opgesteld, is de ondertekening verplicht, of kan een legalisatie worden gevraagd.

Kijk dit allebei na in de Market Access Database. Hoe u dit precies doet vindt u hier.

Meer over: Internationaal, Documenten, Financieel

Je ziet meer als UNIZO lid

Deze inhoud is enkel voor UNIZO-leden, of word nu lid.

Op zoek naar meer ondernemersinfo?

UNIZO ondernemerslijn - 0800 20 750Voor andere nuttige ondernemersinfo
raadpleeg hier het Unizo Kennisnet:
geef uw zoekterm in of zoek per thema
of trefwoord in onze databank.

Of contacteer Unizo Ondernemerslijn voor
een persoonlijk eerstelijns advies of een
nuttig contact.

Ons adviesteam staat voor u klaar!