Cloudboekhouden: iedereen in de wolken?

Iedere ondernemer moet een boekhouding bijhouden. Dat kan nu ook online. Handig, want het scheelt een hoop papierwerk. Plus: de software neemt je werk uit handen en biedt nuttige overzichten en inzichten. Toch moeten nog honderdduizenden de weg vinden naar de cloud. Waar zitten de vragen en waarom de terughoudendheid? En wat zijn de antwoorden? En wat betekent het voor de boekhouder van morgen? We zochten het uit.

TEKST Paulien Coenaerts & Filip Huysegems – ILLUSTRATIES Xavier Truant

We spraken met

Andries Geers, managing director van Octopus Accountancy Software

Alex Dossche, managing director van Sage Belgium

Mark Sprengers, managing director van Wings

Ronny De Goedt, managing director Tax & accounting software van Wolters Kluwer Belgium

Sander Gansbeke, Sales Director van Winbooks

Online boekhouden belooft tijdwinst. Is dat wel zo? Want je moet meer zelf doen.

Andries Geers, Octopus: “Klanten geven de accountant input op drie manieren: op papier - denk aan de fameuze ‘schoenendoos’ vol facturen en bonnetjes. Klassiek worden die manueel ingeboekt, bij online boekhouden moeten ze gescand worden. Ten tweede is er de digitale factuur, meestal een pdf per e-mail, en vandaag goed voor ongeveer de helft van de facturen. Dat is al een vooruitgang, maar software kan niet zomaar een pdf lezen. En ten slotte is er de elektronische factuur, in xml; die kun je zó uploaden naar het programma. Maar ze is nog niet sterk ingeburgerd.”

Alex Dossche, Sage: “Met de pdf’s en ingescande facturen gaat de AI (artificiële intelligentie) aan de slag. Een simpel voorbeeld: leest de AI twee bedragen en is het ene 12 procent van het andere, zal dit een btw-bedrag zijn. Het programma doet een voorstel tot boeking, dat je moet valideren. Maar nu komt het: de AI is een lerend systeem. Als hij een bepaald factuur altijd juist boekt, kun je het op een whitelist zetten, en verwerkt de AI het voortaan automatisch.”

Ronny De Goedt, Wolters Kluwer: ”Is er dus tijdwinst? Als je alleen vergelijkt tussen de getrainde dossierbeheerder die razendsnel gegevens invoert, en iemand die documenten door de scanner jaagt: heel weinig. Maar als je het grotere geheel bekijkt, is de tijdwinst enorm. Op de duur evolueer je immers naar een volledig geautomatiseerde boekhouding: digitale documenten, automatische herkenning van factuurgegevens, AI voor automatisch doorboeken, digitaal archief.”

Sander Gansbeke, Winbooks: “De workload wordt voor een stuk verlegd naar de ondernemers. Zij moeten hun papieren facturen inscannen en hun pdf-bestanden ingeven. Enkel aan echte elektronische facturen hebben ze geen werk. Of dat in de praktijk een groot verschil is in uren? Nee." 

"De ondernemer heeft misschien 5 minuten meer werk per dag. Maar in ruil daarvoor krijgt hij zijn zaterdag terug, én kan hij op elk ogenblik zien of zijn cashflow goed zit.”

Marc Sprengers, Wings: “Er is zeker tijdwinst mogelijk. Elektronische facturen en pdf-facturen kunnen direct in het boekhoudpakket verwerkt worden. Papieren facturen moet je ook uit de brievenbus halen, die omslagen moet je ook opendoen, ook daar kruipt tijd in.”  

“Ondernemers moet kiezen tussen enerzijds alles op papier verwerken en dus de facturen printen als ze per mail komen of ze uit de enveloppes halen, en anderzijds alles digitaal verwerken en dus papieren facturen inscannen. Deze keuze dringt zich op om verwarring te voorkomen en geen dubbele boekingen of dubbele betalingen te doen. Facturen moeten dringend gestandaardiseerd worden naar een pdf-formaat met ingebedde xml. Pas dan kunnen we écht digitaal gaan boekhouden.” 
 

Ronny De Goedt, Wolters Kluwer: “Een ander pluspunt aan online boekhouden is dat je als ondernemer overal en altijd je documenten bij de hand hebt. Je hebt dus waar en wanneer je wil een perfect overzicht van aankoop-verkoop, betaald-niet betaald, enzovoort. Met de bankmodule kun je bankzaken regelen, zonder dat je apart pc-banking hoeft op te starten. Behalve tijdwinst, biedt online boekhouden dus ook heel wat gebruiksgemak.”

Alex Dossche, Sage: “Het ligt ook in de lijn van de tijdgeest. De generatie van nu wil in haar bedrijfsvoering dezelfde tools kunnen gebruiken als in het privéleven, dus de tablet, de smartphone, het internet.”