Cloudboekhouden: iedereen in de wolken? (deel 2)

Iedere ondernemer moet een boekhouding bijhouden. Dat kan nu ook online. Handig, want het scheelt een hoop papierwerk. Plus: de software neemt je werk uit handen en biedt nuttige overzichten en inzichten. Toch moeten nog honderdduizenden de weg vinden naar de cloud. Waar zitten de vragen en waarom de terughoudendheid? En wat zijn de antwoorden? En wat betekent het voor de boekhouder van morgen? We zochten het uit. (DEEL II)

We spraken nog altijd met

Andries Geers, CEO van Octopus

Alex Dossche, managing director van Sage Belgium

Mark Sprengers, eigenaar van Wings

Ronny De Goedt, managing director Tax & accounting software van Wolters Kluwer Belgium

Sander Gansbeke, Sales Director van Winbooks

Van vandaag op morgen alles digitaal krijgen, vraagt een flinke inspanning. Zijn er gradaties mogelijk? Kun je van ‘een beetje’ naar ‘optimaal’ online boekhouden?

Alex Dossche, Sage: “Je kiest in functie van wat je als ondernemer zelf in handen wil nemen. Sommige zelfstandigen hebben lak aan boekhouding, en laten zelfs het inscannen over aan de accountant. Anderen willen zelf bepalen hoe ze een kost inboeken, bijvoorbeeld het gedeelte privé / professioneel. Nog anderen gebruiken de cijfers om beslissingen te nemen over investeringen, over al dan niet extra personeel... Dan helpt het programma je een helder overzicht te hebben.”

Ronny De Cloedt, Wolters Kluwer: "Softwareleveranciers bieden op basis van de nieuwe technologieën meer en meer oplossingen aan. In overleg met je boekhouder kies je daaruit die software en de tools die het best voor jou geschikt zijn."

Legt het programma ook connecties met derde partijen?

Andries Geers, Octopus: “Zeker, als je de bankmodule erbij neemt, wordt je bank gekoppeld aan je boekhouding, kun je van daaruit betalingen doen en een perfecte lijst krijgen van openstaande leveranciers en klanten. Ook een btw-aangifte maken gaat makkelijk, die je dan nadien online oplaadt. Rechtstreeks binnenstappen in Intervat (van de FOD Financiën) gaat nog niet, maar behoort technisch tot de mogelijkheden.”

Sander Gansbeke, Winbooks: “Via een plug-in is bijvoorbeeld een synchronisatie mogelijk met facturen van een derde, die dan automatisch naar ons worden gestuurd. Als softwareleverancier moet je voor zulke connecties openstaan. Je kan vandaag onmogelijk verwachten dat een ondernemer niet met alles geconnecteerd wil zijn.”

Hoe zit het met de bescherming tegen hackers? Hoe betrouwbaar is het platform?

Alex Dossche, Sage: “25% van onze tijd steken we in beveiliging, de andere 75% in de software zelf. Behalve audits door onafhankelijke instanties, doen we elke drie maanden een penetratietest; dan laten we een ethische hacker op het platform los om zwaktes op te sporen.”

Mark Sprengers, Wings: “Je facturen zijn online veiliger dan offline. Volgens mij is er zelfs meer kans dat ze bij je boekhouder thuis inbreken dan in je boekhoudcloud. Ik heb alvast nog niet met hackers te maken gehad. En zou dat ooit wel het geval zijn, dan merkt het systeem die meteen op en worden ze geblokkeerd.”

Alex Dossche, Sage: “Dat het platform uitvalt, daar maak ik mij geen zorgen over. De uptime (de tijd dat het platform bereikbaar is, red.) is 99,98 procent. Je kunt zeggen: 0,02%, dat is nog veel te veel, bekeken over 365 dagen, 24/24u. Maar anders dan een webbrowser of Facebook gebruiken klanten het platform niet de klok rond, het gaat veeleer met piekmomenten. Door de nodige onderhoudsbeurten en updates goed te mikken, heeft niemand daar last van.”

Hoeveel betaal je ervoor?

Ronny De Goedt, Wolters Kluwer: “Er zijn verschillende formules in de markt. Bij ons zijn er twee drivers van het tarief: enerzijds de kost ‘per dossier’, dat wil zeggen per juridisch aparte entiteit, en anderzijds volgens het aantal mensen in het bedrijf die het pakket gebruiken.”

Andries Geers, Octopus: “De prijs van een online boekhoudpakket hangt verder af van wat je ervan verwacht. Het gaat van een paar tiental euro per maand, plus een extra vergoeding voor bijkomende functionaliteiten. Wil je facturen kunnen maken, je bank erbij betrekken, nog andere aspecten? De tarifering gebeurt als software as a service (Saas), je huurt als het ware ons boekhoudprogramma en je kunt je keuze elk jaar evalueren.” 

De campagne Digicrowd wil dit jaar 100.000 bedrijven warm maken voor elektronische facturatie. Dat klinkt alsof we daar nog heel ver onder zitten. Wat houdt ondernemers tegen?

Andries Geers, Octopus: “De grootste drempel zijn de oude gewoonten. Het is als ondernemer niet altijd makkelijk om af te stappen van de vertrouwde manier van werken. Vaak begint de verandering met één bedrijf dat zijn leveranciers vraagt om de factuur voortaan digitaal te sturen. DIe merken op hun beurt dat dit wel handig is, en zo geraakt de trein vertrokken.”

Sander Gansbeke, Winbooks: “Uit onderzoek blijkt dat ondernemer dikwijls niet precies weet wat échte e-facturatie is, en of zijn pakket dat aanbiedt, en al helemaal niet hoe hij zo’n e-factuur opstelt en verstuurt. Alleen als die bewustwording er is, kunnen we automatisch online gaan boekhouden. Zolang de overheid niemand verplicht om alleen nog e-facturen op te maken, zie ik dat de eerste vijf jaar niet veranderen.”

“Ik merk ook een verschil tussen de provincies. Zo lijken West-Vlaamse ondernemers minder geneigd om digitaal te werken, terwijl Antwerpenaren en Oost-Vlamingen sneller de sprong wagen.”

Alex Dossche, Sage: “Nog niet zo lang geleden moesten we het hele land rondreizen om het verschil uit te leggen tussen een factuur in pdf en in xml. Dat stadium is voorbij. 60% van de accountants beseft dat ze zich zullen moeten herorganiseren. 40% beseft het dus nog niét, maar als je ziet vanwaar we komen… Wij krijgen vandaag telefoons van kmo’s die vragen: kun je een accountantskantoor aanraden dat onlineboekhouden aanbiedt? Dat hadden we twee jaar geleden niet durven te dromen.”   

Ronny De Goedt, Wolters Kluwer: “Het gebrek aan standaardisering is best wel een obstakel. Accountants hebben klanten van allerlei pluimage. Sommigen leveren hun facturen op papier, anderen in pdf, in de elektronische formaten heb je dan nog eens Unified by invoicing, Doccle, Isabel Codabox, het is gewoon de jungle. Ons programma staat tegenover een complexiteit aan databronnen, die het allemaal moet transformeren in gestroomlijnde informatie.

Weet je wat er Italië gebeurd is? Vanaf 1 januari moeten daar alle facturen tussen bedrijven verplicht dezelfde elektronische formatering hebben, waarvan telkens een kopie in realtime naar de overheid moet gaan. Of mij dat als muziek in de oren klinkt? Wel, de standaardisering is daar nu een feit, en zorgt vervoor dat de digitalisering in Italië nu met rasse schreden vooruitgang maakt.” 

Wat is nog de rol van de accountant?

Andries Geers, Octopus: “De boekhouder zal zeker niet verdwijnen. Ook al kunnen ondernemers meer en meer zelf doen, er zullen altijd vragen zijn en onzekerheden zijn over op welke rekening er geboekt moet worden en hoe die btw-aangifte ook al weer moet gebeuren.”  

Marc Sprengers, Wings: “De angstkreten dat de boekhouder ten dode opgeschreven is, zijn overdreven. Ik verwacht geen massaal jobverlies. Alleen zal de jobinhoud van de boekhouder veranderen. Het repetitieve werk gaat eruit, zodat hij zich meer kan toeleggen op problemen oplossen en financiële inzichten bieden. Daar kan niemand tegen zijn, toch?”

Andries Geers, Octopus: “Er komt meer ruimte voor creativiteit en eigen denkwerk. Vroeger ging men naar de boekhouder naast de deur, nu gaat men naar de boekhouder die het efficiëntst werkt en waar alles het snelst vooruit gaat, en dit bereik je met digitaal te werken.”

Maar wat denken de boekhouders er zelf van? 

Ontdek het hier!