Digitaal factureren in 5 stappen

Publireportage

Dat online factureren alleen maar voordelen heeft, daar is iedereen het over eens. Het bespaart jou en je klanten heel wat tijd en moeite, verkleint de kans op foutieve of gebrekkige betalingen en biedt waardevolle inzichten in je boekhouding en financiële situatie. All-in-one-tools zoals Teamleader, die je vlot kan koppelen met andere tools, ondersteunen je daarbij. Enter e-facturatie anno 2019.

Stap 1: Stel je factuur automatisch op

Een heldere factuur begint bij een duidelijke offerte. Geef al bij je voorstel duidelijk de verschillende fasen in het project aan, met bijhorende budgetten. Da’s niet alleen transparant voor je klant, maar vormt meteen ook de basis voor een overzichtelijk projectverloop én de facturatie achteraf. In het beste geval is je factuur een copy-paste van de offerte.

Een doordachte offerte in Teamleader is het halve werk. Die zet je namelijk makkelijk om naar een project, waarbij je teamleden toewijst per deeltaak. Die zijn op hun beurt gekoppeld aan een tijdsregistratiesysteem. Uit die data, samen met je initiële offerte, rolt uiteindelijk een geautomatiseerde factuur. Geen gedoe met rekenen, tellen en je hoofd breken over procenten.

Stap 2: Verstuur je factuur digitaal

Je facturen digitaal verzenden is handig voor jou en voor je klant. Jij hoeft niet met dikke mappen naar je boekhouder te hollen en bent verlost van heel wat administratieve rompslomp. Je boekhouder krijgt op zijn beurt opnieuw de tijd om echt meerwaarde te bieden, door jou financieel te adviseren. En je klant? Die kan eenvoudig alle betaalde en openstaande facturen online raadplegen.

Je facturen stuur je vanuit Teamleader rechtstreeks door naar je klanten via Invoicecloud – Teamleader’s cloudgebaseerd facturatieplatform. Je hoeft niet manueel te mailen (of postzegels te kleven!) en bent zeker dat alles 100% veilig verloopt. Dankzij integraties met verschillende boekhoudsoftwarepakketten worden uitgaande facturen bovendien automatisch in jouw systeem opgeladen. Zo krijg je ook daar een overzicht van je financiële flow.

Stap 3: Laat je klant online betalen 

Je financiën digitaliseren helpt niet enkel jou, maar ook je klant vooruit. Want laat je hem online betalen, dan spaart ook je klant tijd en moeite uit. Gedaan met rekeningnummers en gestructureerde mededelingen overtikken, welkom snel en eenvoudig betalen! Extra bonus: omdat online betalen erg eenvoudig is, verlaag je de drempel voor je klant om facturen te vereffenen. Met een gezonde cashflow en minder achterstallige betalingen als gevolg.

Teamleader biedt integraties met diverse online betaalpartners die betalingen met o.a. Bancontact, Mastercard en Payconic mogelijk maken. Veiligheid is daarbij nooit een issue: zowel jij als je klant kunnen op beide oren slapen. Eens afgerekend, wordt de status van de factuur automatisch geüpdatet in je boekhoudpakket en in Teamleader. Dat scheelt een pak administratie.

Stap 4: Volg laattijdige betalingen op

90% van de Belgische bedrijven wordt regelmatig geconfronteerd met laattijdige betalers. De oorzaken zijn divers: het betaalproces is onduidelijk, facturen gaan verloren in overvolle mailboxen of organisaties zijn financieel instabiel, en komen daardoor afspraken niet na. Met de hulp van digitale facturatietools heb je altijd een overzicht op achterstallige facturen, en kan je die vlot opvolgen. En ook de financiële slagkracht van prospects of partners onder de loep nemen, wordt kinderspel.

Met Teamleader stel je automatische betaalherinneringen in, zodat je klanten vriendelijk kan aanmanen openstaande facturen te vereffenen. Dat klanten alle facturen in Invoicecloud overzichtelijk kunnen raadplegen, helpt uiteraard ook om misverstanden te voorkomen: de status van elk document is voor iedereen duidelijk. Maar soms is er meer aan de hand dan een misverstand. Om wanbetalers op te volgen, kan je Unpaid inschakelen: je laadt je onbetaalde facturen op in de tool, en een team juristen gaat meteen aan de slag. Preventief de financiële situatie van een klant checken? Teamleader integreert naadloos met tools als Trends Top en Graydon.

Stap 5: Bouw op inzichten

Je financiële flow digitaliseren en integreren met je boekhoudsoftware, biedt je waardevolle inzichten. Je kan – samen met je boekhouder – inschatten hoe financieel gezond je organisatie is, of je klanten vlot betalen, hoeveel er binnen en buitenkomt, enz. Koppel je je financiële data daarnaast aan je sales- en marketingtools, dan zie je ook duidelijk succesfactoren – en pijnpunten – in je verkoopflow opduiken. Door flexibel bij te sturen, run je na verloop van tijd een steeds efficiëntere, slimmere onderneming.

Met Teamleader ben je nauwer betrokken bij je eigen boekhouding. De verschillende modules bieden je heel wat inzicht in wat goed en minder goed loopt, en waar ruimte is voor verbetering. Een integratie met je boekhoudsoftware helpt je bijvoorbeeld om verkoop- en aankoopcijfers met elkaar te vergelijken, los van een kwartaalmeeting met je boekhouder. Zo kan je sneller ingrijpen bij eventuele problemen.

Ook klaar om te digitaliseren? Probeer Teamleader gratis uit gedurende 14 dagen! 

Ik wil Teamleader uitproberen

Meer over: Factuur