Nood aan optimalisatie van administratie is groot

Publireportage

Heb je er al eens bij stilgestaan hoeveel tijd je in jouw administratie steekt? En meer bepaald jouw financiële administratie? Wordt het niet stilaan tijd om dit proces te optimaliseren en meer tijd vrij te maken voor wat je écht graag doet?

Administratie en betalingen nemen meer tijd in beslag dan gedacht

Het volledige proces van administratie en bankieren bevat meerdere stappen. Je spendeert er opgeteld veel tijd aan en dit maakt het ook kostelijk. Bij berekening van de tijdsbesteding bij een kleine onderneming waar de administratie op een traditionele manier wordt gedaan, stellen we het volgende vast:

  • Ontvangen en verwerken: 3-6u/maand
    Het ontvangen van een factuur en daarna opslaan, scannen of doorsturen.
  • Goedkeuren: 2-4u/maand
    De ontvangen facturen nakijken, goedkeuren en ze dan in een map steken in een overvolle kast met alle documenten
  • Betalen: 2-4u/maand
    Wanneer het tijd is om betalingen uit te voeren, worden alle gegevens manueel ingevuld. Zowel online als offline betalen vraagt veel overbodig manueel werk en het risico op fouten is groot.
  • Afstemmen: 8-16u/maand
    Het gedeelte waar tot op heden het meeste tijd in gestoken wordt, is de afstemming met de boekhouder. Welke facturen zijn er, is alles bezorgd, welke betaling hoort bij welke factuur. De boekhouder stelt regelmatig vragen over specifieke documenten.
  • Cashflowprognose: 3-4u/maand
    Vaak vergeten, nochtans van groot belang. Het overzicht behouden van de liquiditeit nu en binnen een maand. Welke betalingen moeten nog uitgevoerd worden, welke inkomsten komen eraan, hoeveel geld staat er op de rekening van de onderneming.

Zonder dat je het beseft gaat vaak een groot deel van je maandelijkse taken naar je administratie. 18-34 uren per maand die je efficiënter zou kunnen gebruiken. Dat is natuurlijk niet wat je in gedachten had toen je startte als ondernemer, om elke maand een stapel administratie en boekhouding manueel te verwerken. De weg naar een gemakkelijkere werkwijze voor jouw administratie is uiteraard digitalisering.

Start vandaag nog met het vereenvoudigen van je administratie.

Billtobox

Digitalisering van administratie is de oplossing voor elke onderneming

Je kan op verschillende manieren je administratie vereenvoudigen. Billtobox is een alles-in-één oplossing waar je facturen kan opmaken en verzenden, maar ook facturen ontvangen en betalen én alle informatie rechtstreeks delen met de accountant. Het is ontwikkeld door het Belgische beursgenoteerde bedrijf Unifiedpost Group en wordt in reeds 28 landen door ondernemers gebruikt.

Je kan in Billtobox facturen opmaken alsook creditnota’s. Deze worden elektronisch aangemaakt, waar je als ondernemer enkel maar voordeel uithaalt. Zo kan je naast de vaak gebruikte ‘mailen via pdf’ ook op verschillende kanalen elektronisch afleveren. Facturen kan je rechtstreeks in de Billtobox van de klant/leverancier afleveren en omgekeerd. Doordat de facturen elektronisch worden opgemaakt, kan je hier ook een betaalknop aan toevoegen. Dankzij deze betaalknop zal je vlot én sneller betaald worden.

Bekijk geregeld je cashflow om gezond te blijven

Na het beheren van je aankoop - en verkoopfacturen, heb je een mooi overzicht van jouw financiële situatie. Je kan veel nuttige informatie halen uit jouw cashflow. Een positieve prognose kan helpen bij je onderhandelingen met leveranciers en eventuele investeringen in jouw onderneming. Een negatieve inschatting helpt je om te weten waaraan je je kan verwachten en waar het tekort vandaan komt.

Als je bovendien jouw bankrekening(en) koppelt in Billtobox, krijg je een volledig visueel overzicht van jouw cashflow. Zo hoef jij je niet druk te maken over de liquiditeit van je onderneming binnen een maand. Weer tijd uitgespaard bij jouw financiële administratie!

Bespaar jezelf tijd én breng meer overzicht in je administratie. Start vandaag nog met Billtobox.

 

Meer over: Factuur