Starten met je eigen zaak

Eén van de belangrijkste keuzes bij de start van je activiteiten als zelfstandige is de rechtsvorm van de onderneming. Een eerste keuze hierbij is deze tussen de eenmanszaak of een vennootschapsvorm. Indien je voor deze laatste kiest, moet je nog beslissen voor welke vennootschapsvorm je opteert.

Je hoort wel eens zeggen dat de vennootschapsvorm voor elke onderneming, ongeacht de omvang of sector, de meest geschikte rechtsvorm zou zijn. Deze stelling moet op zijn minst met een korreltje zout worden genomen. Het nut van de vennootschapsvorm voor een onderneming hangt immers af van diverse factoren, die aan de specifieke situatie van de onderneming getoetst moeten worden.

• Zo is een groot voordeel van de eenmanszaak tegenover de vennootschap de vrijheid van de ondernemer. De eenmanszaak is namelijk minder onderhevig aan wettelijke verplichtingen inzake besluitvorming, winstverdeling, enzovoort. Ook de administratieve verplichtingen zijn merkelijk lichter.
• Daartegenover staat dat de vennootschap van een gunstiger fiscaal regime geniet en er in de meeste gevallen een beperkte aansprakelijkheid telt.

Dit zijn slechts enkele belangrijke verschillen tussen deze twee vormen. 

Er bestaat voortaan een specifiek statuut voor student-ondernemers of student-zelfstandigen. Jongeren die hun studies combineren met ondernemen, kunnen daardoor fiscaal ten laste blijven van hun ouders. Het moet gaan om student-ondernemers tussen de 18 en 25 jaar die ingeschreven zijn voor lessen in een onderwijsinstelling om een diploma te behalen dat erkend wordt door de bevoegde instantie.

Het statuut voorziet een gunstig stelsel van bijdragen betreffende het sociaal statuut van zelfstandigen. De vroegere gelijkstelling van een student met een zelfstandige in bijberoep bestaat niet meer.

Wie komt in aanmerking voor het statuut van student-zelfstandige?

• je bent tussen 18 en 25 jaar oud.
• je volgt studies in een onderwijsinstelling en wordt eventueel zelfs begeleid door jouw school bij een ondernemingsproject.
• je bent ingeschreven voor minstens 27 studiepunten (ECTS) of voor 17 lesuren per week in een onderwijsinstelling in België of in het buitenland, met het oog op het bekomen van een diploma dat erkend is door de bevoegde overheden.
• je volgt regelmatig de lessen (voor ten minste 27 studiepunten/17 lesuren) en kan dit aantonen aan de hand van een attest opgesteld door je school. Indien jouw school je dit niet kan bezorgen, kan je een attest voorleggen waarin bevestigd wordt dat je hebt deelgenomen aan de examens (voor ten minste 27 studiepunten/17 lesuren). Een andere mogelijkheid is dat je wordt begeleid door een universiteit of hogeschool bij je ondernemingsproject. Is dat alles niet het geval, dan riskeer je het statuut van student-zelfstandige te verliezen. Je wordt dan beschouwd als zelfstandige in hoofdberoep en je zal een bijdrage moeten betalen die ongeveer €700 per kwartaal bedraagt. Je contacteert dus best onmiddellijk je sociaal verzekeringsfonds als je geen regelmatige student meer bent.
• Je oefent een zelfstandige activiteit uit of bent van plan er een uit te oefenen (je werkt dus niet onder het gezag van een werkgever).

Wil je je inschrijven als student-zelfstandige?

Contacteer dan Liantis sociaal verzekeringsfonds.

Wat met kinderbijslag van de student-zelfstandige?

Een student-zelfstandige moet zich aan bepaalde regels houden als hij of zij het recht op kinderbijslag niet wil verliezen. Die regels zijn afhankelijk van de norm waaronder de student valt.

240-urennorm
Een voltijdse student die als zelfstandige werkt, of iemand die als zelfstandige werkt naast zijn stage in het kader van de ondernemersopleiding, mag maximum 240 uur presteren per kwartaal. Om te bepalen of een student-zelfstandige, die onder bovenstaande categorie valt, recht heeft op kinderbijslag, maakt je kinderbijslagfonds volgend onderscheid:

• Als het jaarinkomen van de student-zelfstandige lager ligt dan € 7.021,28, vermoedt het kinderbijslagfonds dat de 240 uren niet overschreden werden. Wanneer de kruispuntbank je fonds daarover inlicht, wordt de kinderbijslag zonder onderbreking uitbetaald.
• Als het jaarinkomen van de student-zelfstandige hoger ligt dan € 7.021,28, zal het kinderbijslagfonds de betalingen opschorten en moet de student een verklaring op eer afleggen over het aantal uren die hij per kwartaal werkte. Als blijkt dat de student toch niet meer dan 240 uren per kwartaal heeft gewerkt, blijft hij het recht op kinderbijslag behouden. Werkte de student toch meer dan 240 uur per kwartaal, verliest hij zijn recht op kinderbijslag.

Inkomensnorm
Als de student-zelfstandige deeltijds onderwijs volgt of een werkzoekende schoolverlater is, geldt de inkomensnorm. Dat wil zeggen dat zijn of haar brutoloon, sociale uitkering, of een combinatie van beide niet hoger mag liggen dan € 530,49 per maand. Dat geldt ook als de student een stage volgt in het kader van een ondernemersopleiding of een overeenkomst heeft binnen een alternerende opleiding. In al deze gevallen vraagt je kinderbijslagfonds sowieso een verklaring op eer over het inkomen.

Als freelancer heb je niet veel nodig om te starten. Wat je heel veel tijd en energie kan uitsparen is met een goede boekhouder in zee te gaan. Hieronder onze 10 aandachtspunten. 

Tip 1: Wat is een accountant?

Naast deze wettelijk bepaalde boekhoudkundige opdrachten (monopolie), die enkel door deze “economische beroepsbeoefenaars” mogen uitgevoerd worden voor “derden”, zijn deze professionals tevens de adviseurs bij uitstek bij het vervullen van je fiscale aangiften (invullen en optimaliseren aangiftes, bijstand en vertegenwoordiging bij fiscale controle, …) alsook bij tal van andere aspecten van het opstarten, begeleiden en overdragen/vereffenen van je éénmanszaak of vennootschap.

Vraag na of je accountant aangesloten is bij één van eerder vermelde beroepsinstituten. Enkel de leden van de twee instituten mogen immers deze wettelijk beschermde beroepstitels voeren en de voorbehouden boekhoudkundige opdrachten voor derden uitvoeren. De fiscale beroepstitels (accountant en belastingconsulent) zijn tevens door de Wet beschermd. Je kan dit eenvoudigweg doen via de bovenvermelde websites van de instituten.
Deze beroepsinstituten (ITAA en IBR) hebben tuchtkamers om geschillen op te lossen. Bovendien zijn aangesloten accountants verplicht om jaarlijks opleiding te volgen en zich te verzekeren tegen hun beroepsaansprakelijkheid.

Tip 2: Bedenk allereerst wat jij zelf van een accountant verwacht

Wil je alleen de jaarrekening laten opmaken of ook het ingeven van alle inkomende en uitgaande facturen, de btw kwartaalaangifte, ...? Of wil je net dat ietsje meer?
Een accountant aan wie je  maar één of twee keer per kaar een bezoekje brengt, krijgt moeilijk inzicht in het reilen en zeilen van je onderneming. Hij zal je dan ook moeilijk gedetailleerde  adviezen op maat kunnen geven. Een regelmatig overleg is dan ook aangeraden.

Tip 3: Een accountant is een vertrouwenspersoon en is bereikbaar

Een goede accountant luistert en anticipeert waardoor je minder kans loopt voor verrassingen te komen staan.
 
Je wil een goede dienstverlening voor je geld. Een accountant of belastingadviseur die tijd voor je maakt wanneer je belt met een dringende vraag, die je vragen serieus neemt en naar tevredenheid beantwoordt, waarmee je een afspraak kan maken dat hij/zij bij jou langskomt of jij bij hem/haar op een geschikt moment. Het is ook aan jou om hier wat proactief in te zijn.

Als starter is het goed om van gedachten te kunnen wisselen met je accountant of belastingadviseur over hoe bepaalde boekingen, afschrijvingen of investeringen het best verwerkt kunnen worden. Dan is het een plus als je accountant voeling heeft met je onderneming. Ga daarom eventueel eens na of het accountantskantoor meerdere klanten heeft uit jouw sector.

Je accountant zal (zoals een dokter) zijn diagnose stellen. Wees dus open en eerlijk tegenover hem/haar.

Tip 4: Een accountant kan je adviseren

Een accountant of belastingadviseur  legt  je alle stappen en overwegingen uit vanuit jouw perspectief. Hij zal je advies geven over de organisatie van je boekhouding (structuur/rechtsvorm,…). Daarnaast kan hij jou ook begeleiden in de overgang van een eenmanszaak naar een vennootschap begeleiden. Bij een omschakeling hoef je dus niet van accountant te veranderen.

Als starter wil je wellicht veel extra uitleg en advies (vb. bij opstellen financieel plan, opstartformaliteiten, …). Dit kost uiteraard meer maar je verwerft veel inzichten waardoor je op termijn misschien bepaalde dingen zelf kan doen. De toegevoegde waarde van een accountant ligt voornamelijk in deze adviesverlening en de begeleiding van je onderneming.

Tip 5: Hoeveel kost een accountant?

Kwaliteit durft al eens wat kosten. Ook een accountant werkt niet gratis. Hij kost geld, met uitschieters naar boven en naar beneden.

Sommige accountants werken met uurtarieven, anderen met forfaitaire bedragen. Daarnaast zal het ereloon tevens afhankelijk zijn van de complexiteit van je dossier. Ook zijn er – weliswaar in beperkte mate- regionale verschillen inzake de gehanteerde erelonen. Maak hierover duidelijke afspraken op voorhand, bij voorkeur via een opdrachtbrief of schriftelijk contract.

Wanneer gewerkt wordt met forfaitaire bedragen, informeer dan duidelijk wat er al dan niet in het pakket vervat zit:
- Inboeken
- BTW aangifte
- Fiscale aangifte
- Info en advies
- …

De totale prijs zal worden beïnvloed door verschillende factoren:
- de activiteit die je uitoefent
- of je in hoofd- of bijberoep actief bent
- of je een vennootschap of eenmanszaak opricht
- het aantal facturen op jaarbasis
- of je al dan niet per kwartaal bijgestuurd wil worden en tussentijds persoonlijk advies wil
- voorbereidingen die je zelf treft
- …

Extra begeleiding in bijvoorbeeld  onderhandelingen met bank, advocaat,… worden doorgaans apart aangerekend. Vraag na of dit ook het geval is voor grotere controles.

Algemeen wordt gesteld dat ‘een goede accountant zijn geld terug verdient’. Een accountant kan immers, in functie van jouw beroepsactiviteit en jouw persoonlijke situatie instaan voor een fiscale optimalisatie. Bovendien kan jij, door je boekhouding uit te besteden aan een expert, je focussen op je core business. Daarenboven hebben accountants vaak goede professionele contacten met de BTW en belastingsdiensten waardoor ze je dossier ten volle kunnen verdedigen.

Boekhoudkosten zijn 100% fiscaal aftrekbaar als beroepskosten!

Tip 6: Hoe gebeurt de afrekening?

Ook de manier van factureren kan verschillend zijn: maandelijkse facturatie of voorschotfacturen met een afrekening aan het einde van het jaar.

Kies voor een betalingssysteem waar jij je het meest comfortabel bij voelt. In ieder geval is het belangrijk dat de tarieven transparant zijn zodat je niet voor verrassingen komt te staan achteraf.
Sommige accountants werken met contracten. Kan, maar lees ze goed na. Wat wordt voorzien in de dienstverlening en wat niet? Teken bij voorkeur een contract. Wellicht zal de ondernemer tevens gevraagd worden om zijn adviseur een volmacht te geven om hem te vertegenwoordigen bij de administratie(dit is gebruikelijk).

Tip 7: Lever je documenten tijdig en verzorgd aan

Een accountant werkt steeds op de originele officiële documenten. Als ze geboekt zijn, bezorgt hij ze aan de klant terug. Zorg er zelf voor dat je je originele documenten terug krijgt.
Bespreek met je accountant hoe je je documenten kan aanleveren. Uiteraard doe je dit bij voorkeur geklasseerd, proper, overzichtelijk in verschillende mappen (‘aankopen’ en ‘verkopen’)
Hoe meer informatie je bij je bewijsstukken kan voegen, hoe beter (bv verantwoording van een relatiegeschenk).
Zeker wanneer je je accountant betaalt op basis van gepresteerde uren, kan je je boekhoudkosten drukken door je documenten geklasseerd aan te leveren.
Tegenwoordig is veel geautomatiseerd. Met eigentijdse boekhoudsoftware kan je accountant op afstand je boekhouding controleren, correcties doorvoeren en rapporten uitdraaien. De werkuren en dus de eindfactuur zullen daardoor ook lager uitvallen. Vraag eventueel na met welk boekhoudsoftwarepakket je boekhouder werkt. Is het compatibel met dat van jou?

Tip 8: Behoud de  eindverantwoordelijkheid over jouw boekhouding en onderneming

Het bijhouden van je boekhouding is niet alleen een noodzakelijk iets voor de fiscus. Je kan er samen met je accountant veel informatie uithalen voor jezelf om beslissingen te nemen en je strategie te bepalen (boekhouding als beleidsinstrument, operationeel en strategisch).

Een accountant kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor een faillissement. Hij staat aan jouw kant en zal dit dus altijd proberen te voorkomen. Jijzelf hebt de nodige vakkennis in huis en bent verantwoordelijk voor het goed draaien van je zaak.Je accountant ondersteunt je hierbij en moet je duidelijk uitleg geven binnen zijn expertisedomein.

Tip 9: Nog enkele aandachtspunten

- Principe van annualiteit of het eenjarigheidsbeginsel  =  facturen van een jaar, boeken in dat jaar.
- De drukste periode voor een accountant is 4x per jaar bij de BTW aangifteperiodes, bij de  uiterste datum voor de indiening van de jaarrekening, bij de uiterste data voor het indienen van aangifte in de personenbelasting en vennootschapsbelasting
- Indien je echtgeno(o)te ook zelfstandige is, is het omwille van de gezamenlijke personenbelasting wellicht gemakkelijker om met dezelfde accountant in zee te gaan (al kan dat wel probleem zijn voor partners en voor de accountant in geval van – nakende – echtscheiding ).
- Na ONTWERP van de jaarrekening -opgesteld door de accountant- kan je beslissen wat er gaat   gebeuren met de winst.

Tip 10: Vergelijk en maak je keuze

Met bovenstaande tips in het achterhoofd verken je best verschillende boekhoudkantoren en maak je je persoonlijke keuze. Een eerste gesprek met een accountant is meestal gratis en vrijblijvend. Vraag hoe het kantoor werkt , wat de tarieven zijn, tast af met wie je persoonlijk de beste klik hebt,…

Mond-aan-mond reclame zegt wat dit betreft zeker niet alles. Bovendien vind jij niet noodzakelijk belangrijk wat een ander belangrijk vindt en is je collega ondernemer misschien actief in een andere sector.

Veel succes met je keuze!  

Bij de voorbereiding van de opstart van jouw zaak is het van groot belang dat je de sector leert kennen waarin je actief gaat zijn (aantal ondernemingen, geografische spreiding, financiële informatie, enzovoort). Het zal je veel voordeel opleveren bij en na de opstart van jouw zaak. Ook voor het opstellen van jouw ondernemingsplan heeft informatie over de sector een grote toegevoegde waarde.

Informatie en data over jouw sector is echter niet altijd gemakkelijk te vinden. Hieronder geven we je een aantal studies, statistieken en tips voor het verzamelen van sectorinformatie mee.

1) Beschikbare sectorrapporten

Om je wat te helpen bij de zoektocht naar sectorinformatie heeft UNIZO Startersservice, in samenwerking met haar partners, voor een aantal sectoren een sectorrapport uitgewerkt.

2) Statistieken

• Statbel, het Belgische statistiekbureau | Statbel (fgov.be): Hier vind je allerlei economische statistieken over economie (bijvoorbeeld het aantal bedrijven in een bepaalde regio die een bepaalde activiteit uitoefenen), bevolking, toerisme, mobiliteit, prijsevoluties, enzovoort.
• Gouden Gids: Ook via de website van de Gouden Gids krijg je een idee van het aantal actieve bedrijven in een bepaalde sector in jouw regio.

3) Tips bij het zoeken naar informatie

• Internet
  Op het internet zal je ongetwijfeld ook heel wat informatie vinden over je sector en kan je ideetjes opdoen over de uitwerking van je eigen zaak. Neem dus zeker de tijd om eens rond te zoeken.
• Beroepsverenigingen
  Je kan ook altijd contact opnemen met één van de bij UNIZO aangesloten beroepsverenigingen in je zoektocht naar sectorgerichte informatie en de voorbereiding van je zaak. Een volledige lijst van de beroepsverenigingen vind je op https://www.unizo.be/sectoren.