U mag uw gesprekspartner alleen identificeren als deze identificatie noodzakelijk is. De concrete reden hiervoor moet rechtmatig zijn en u moet de persoon die u wenst te identificeren duidelijk en nauwkeurig informeren. Als u een dienst aan een persoon kunt verlenen zonder dat u hem of haar hoeft te identificeren, moet deze weg worden gevolgd.
De noodzaak om uw gesprekspartner te identificeren houdt niet noodzakelijkerwijs in dat u een kopie van zijn of haar identiteitskaart mag nemen of deze elektronisch mag lezen. Waar een eenvoudige visuele controle van zijn of haar identiteitskaart kan volstaan, moet deze weg worden gevolgd.
Als u een particuliere marktdeelnemer bent, kan het zijn dat u in bepaalde omstandigheden een persoon moet vragen om zijn of haar identiteitskaart te laten zien.
Alleen als deze identificatie nodig is om een duidelijke en precieze reden, die u aan uw gesprekspartner moet verduidelijken, kan een dergelijk verzoek worden gedaan.
Bovendien kunt u, tenzij de wet u daartoe uitdrukkelijk machtigt, als actor uit de particuliere sector een persoon niet dwingen zijn of haar identiteitskaart te tonen. U komt immers niet in aanmerking als overheidsinstantie, noch als politieagent.
Uit artikel 6, §4 van de wet van de 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten, blijkt dat de actoren uit de privésector (handelaren, privébibliotheken, verhuurders, bankiers ...) de gegevens van de identiteitskaart van hun gesprekspartners mogen lezen of registreren in de volgende twee gevallen: u hebt de voorafgaande, vrije, specifieke en geïnformeerde toestemming van de betrokkene verkregen of u bent wettelijk verplicht om identificatiegegevens te verzamelen van een persoon met behulp van zijn identiteitskaart.
U kreeg de vrije, specifieke en geïnformeerde toestemming van uw gesprekspartner.
Om deze toestemming te verkrijgen, moet u uw klant duidelijk en nauwkeurig informeren over de details van de verwerking die u met zijn gegevens zal verrichten. (Voor het overige wordt verwezen naar het deel van onze website waar de algemene uitleg over transparantie en het recht op informatie te vinden is). De toestemming moet vrij zijn. Dit betekent dat een persoon die weigert in te stemmen met het lezen van zijn of haar identiteitskaart, toch in de gelegenheid moet worden gesteld om de dienst te laten verrichten. Er mogen geen nadelige gevolgen voor hem/haar ontstaan door zijn/haar weigering om toestemming te geven.
Bovendien, als u uw diensten aanbiedt via een applicatie die het gebruik van de identiteitskaart van uw klanten vereist, moet hen een alternatief worden aangeboden dat het gebruik van de identiteitskaart niet vereist.
Een wettelijke bepaling vereist dat u de gegevens op de identiteitskaart van uw gesprekspartner leest/registreert.
Als particuliere marktdeelnemer kan het zijn dat u op grond van bepaalde wettelijke bepalingen verplicht bent om de identificatiegegevens van uw klanten te verzamelen door middel van hun identiteitskaart of om een kopie of elektronische kopie van hun identiteitskaart te maken. Artikel 6, §4 van de wet van de 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten, bepaalt dat de lezing en/of de registratie van de gegevens op de identiteitskaart kan opgelegd zijn door een koninklijk besluit dat beraadslaagd werd in de Ministerraad. De wet in de formele zin van het woord kan dat ook doen. Hier zijn twee voorbeelden:
- De anti-witwaswet verplicht verschillende professionals zoals banken, kredietinstellingen of verzekeraars om een kopie, in papieren of elektronische vorm, van de identiteitskaart van hun nieuwe klanten te nemen. Het doel is voorkomen dat rekeningen worden geopend of grote bedragen worden overgemaakt onder valse namen of pseudoniemen, wat het witwassen van geld zou vergemakkelijken.
- Het Koninklijk Besluit van 24 april 2014 houdende reglementering van de postdienst geeft de postdienstverleners de bevoegdheid om de identiteit van de personen aan wie een aangetekende brief met ontvangstbevestiging is gericht, te verifiëren door middel van een "handgeschreven, fotografische of elektronische vastlegging van het identiteitsbewijs ».
Indien u aan een dergelijke wettelijke verplichting bent onderworpen, moet u aan de betrokkenen de wettelijke bepaling specificeren die u verplicht om dit te doen, naast de details van de verwerking die u op hun gegevens zal verrichten. (Voor het overige wordt verwezen naar het deel van onze website waar de algemene uitleg over transparantie en het recht op informatie te vinden is). Uw medewerkers die verantwoordelijk zijn voor dit soort behandelingen zullen hiervoor een passende opleiding moeten krijgen.
Als u een contract afsluit met een persoon, kunt u hem of haar dan vragen om zijn of haar identiteitskaart te lezen?
Ondanks het feit dat de AVG geen enkele reden ziet om a priori de mogelijkheid uit te sluiten om de identiteitskaart te lezen van personen met wie u contracten afsluit waarvan de uitvoering opeenvolgende diensten vereist, zoals een huurcontract, een abonnementscontract voor een spelotheek of een bibliotheek of een contract voor de huur van apparatuur, heeft de wetgever anders beslist door het lezen en registreren van de kaartgegevens te beperken tot de twee voorgaande gevallen, met uitzondering van de gevallen van vordering door de autoriteiten en de ambtenaren.
Niet alle contracten vereisen echter de identificatie van de medecontractanten aan de hand van hun identiteitskaart. Aan de andere kant vereisen contracten die onmiddellijk worden uitgevoerd, zoals verkoopscontracten, a priori en over het algemeen geen identificatie van de klant. Een bakker heeft bijvoorbeeld geen reden om je identiteit te kennen als je brood van hem koopt.
