Goede praktijken bij overheidsopdrachten

Te verkiezen methodiek

  1. Aanvaarde factuur

Indien de waarde van de ‘opdracht’ lager is dan 30.000 € kan een aanvaarde factuur gehanteerd worden. Bij de aanvaarde factuur hoeft men geen aanbesteding uit te schrijven. De factuur geldt als (vormvrij) bewijs dat de opdracht gesloten is. Andere documenten zijn niet vereist. Het (gemeente-)bestuur raadpleegt verschillende potentiële deelnemers om aan te tonen dat de markt voldoende bevraagd werd. Aan vormvereisten is zo’n raadpleging niet onderworpen. Dit vertaalt zich meestal in het raadplegen van minimaal drie ondernemers en het vergelijken van enkele websites of catalogi. Het bestuur motiveert natuurlijk waarom een bepaalde keuze wordt gemaakt. De prijs is helemaal niet het enige criterium om de beste offerte te kiezen: onder prijs-kwaliteit kan ook duurzaamheid, dienst na verkoop, nabijheid en vakmanschap worden verstaan. Het bestuur kiest zelf de volgorde van belangrijkheid van de criteria. Opdrachten via aanvaarde factuur moeten natuurlijk ten allen tijde de basisbeginselen zoals gelijkheids-, non-discriminatie-, transparantie- en proportionaliteitsbeginsel respecteren.

 

  1. Voorafgaande marktconsultaties

Lokale ondernemers geven als marktdeelnemers advies over de producten die er op de markt bestaan, hun verschillen en geven de aanbesteder toelichting omtrent de kwaliteit.

 

  1. Percelen

Een opdracht wordt verdeeld in verschillende percelen zodat de omvang van de afzonderlijke delen beter afgesteld wordt op de capaciteit van de kmo’s.

  • De aanbestedende overheid beperkt het indienen van offertes per inschrijver tot één of enkele percelen, nooit alle percelen. Er bestaan geen inhoudelijke of vormvereisten voor het beperken. Een inschrijver kan toch nooit de beste zijn in alle opdrachten, en dit vergemakkelijkt de toegang voor kmo’s waardoor de aanbesteder een groter aanbod heeft aan producten, de leveringsvastheid betrouwbaar is en de concurrentie veilig gesteld wordt.
  • Het aantal percelen dat aan één inschrijver wordt gegund wordt beperkt (inschrijver geeft orde van voorkeur).

 

  1. Raamovereenkomsten

Het systeem van een mini-competitie kent niet altijd het beoogde resultaat en wordt daarom soms beter vervangen door volledige raamovereenkomsten met deelopdrachten die worden toegekend aan min. 3 ondernemers volgens een degressief percentage/regionale gebondenheid.

 

  1. Raming

Beter afstemmen op de behoeften door de waarde te berekenen op basis van de reële looptijd. Verbruiksgoederen worden daarom jaar per jaar berekend.

 

Gunningscriteria

  1. Relatieve gewicht van de gunningscriteria

telkens bepaald in de opdrachtdocumenten (binnen passend verschil tussen het minimum en maximum). Verdeling: 1/4e op de prijs, 1/4e op (levenscyclus)kosten en 1/4ekwaliteit en 1/4e Kwalitatieve, milieu- en sociale criteria.

 

  1. Beste prijs-kwaliteitsverhouding

Om de offertes daadwerkelijk te toetsen en de diversiteit te beoordelen, geeft men voortaan punten:

  1. Prijs: op basis van een (jaarlijkse) catalogus, telkens op voorhand voorgelegd, en voorzien van een gedrukte en vrij consulteerbare prijslijst.
  2. Kosten: de werkelijke kosten en de kosteneffectiviteit (o.a. levenscycluskosten) worden doorgerekend, waaronder de gebruikskosten, onderhoudskosten en recyclagekosten, alsook transportkosten.
  3. Kwaliteit: de kwaliteit van het materiaal, alsook de mogelijkheid om als inschrijver zijn eerdere ervaringen aan te tonen met geschikte referenties uit het verleden en via een lijst van uitgevoerde leveringen.
  4. Kwalitatieve, milieu- en/of sociale criteria: met een onderverdeling op vlak bereikbaarheid, nabijheid, klantenservice, duurzaamheid en beleving.

 

Wegwerken algemene belemmeringen en het creëren van een gelijk speelveld

  1. Informatiesessies

Een ondernemer haalt veel meer uit een gesprek dan uit informatie op papier.

 

  1. Bekendmaking van een vooraankondiging: (geldt geenszins als aankondiging van een opdracht).

Een tijdige bekendmaking zorgt voor een betere voorbereiding van de ondernemer, de minimumtermijn voor de ontvangst van offertes kan nadien worden verkort en tijdig informeren zorgt voor beter

 

  1. Catalogus en vrij consulteerbare gedrukte basisprijslijst

Deze wordt op voorhand voorgelegd door alle inschrijvers, alsook hun jaarrekeningen en zorgt niet enkel voor volstrekte transparantie, het zorgt eveneens voor een betere bescherming en versterkt eerlijkheidsgehalte. Voordelen: bewijs dat niet onder de prijs wordt verkocht.

 

  1. Einde maken van praktijken van ‘onder de prijs verkopen’ die de eerlijke concurrentie schaadt, te bewijzen via het neerleggen van de jaarrekeningen.

 

  1. Uitgebreide feedback

Voor de ingediende offertes zodat dit voor een onderneming met relatief weinig aanbestedingservaring erg waardevol kan zijn, en het verschil maken tussen voortzetten met deelnemen of opgeven.