10 tips om tijd te besparen

Laatste aanpassing: 
14/07/2020

Als starter, en dus ondernemer, heb je nooit tijd te veel. Graag geven we je enkele tips mee om tijd te besparen.

1. Administratie

Automatiseer wat je niet wil of kan uitbesteden. Ook voor kleinschalige bedrijven bestaan er tegenwoordig heel wat interessante pakketten om je administratieve opvolging veel sneller en efficiënter te doen verlopen. Bij de juiste keuze verdien je de investering meer dan terug in tijd, maar ook in rendement, in klantvriendelijkheid…

2. Correspondentie

Een behoorlijk zakelijke brief, laat staan een contract opstellen kan je heel wat tijd kosten, vooral wanneer je van nature geen ‘schrijver’ bent. Bovendien moet je in veel gevallen rekening houden met de verplicht te vermelden clausules  en de juridische consequenties van je schrijven. 

  • Tracht je correspondentie zoveel mogelijk te standaardiseren, zodat je voor hetzelfde doel (bijvoorbeeld een levering betwisten, een aanmaning sturen, een samenwerkingscontract opstellen …) telkens op dezelfde, weldoordachte basistekst kan terugvallen.
  • Laat deze ‘standaardbrieven’ vóór hun eerste gebruik ook bij voorkeur nalezen door een bevoegde professional (advocaat, accountant, juridisch adviseur, ..) om problemen en (tijdrovende) betwistingen achteraf te vermijden.

3. Domeinnaam registreren

De officiële instantie voor de domeinnaamregistratie in België is DNS. De organisatie werkt echter niet meer rechtstreeks voor individuele klanten maar via geregistreerde agenten. In de praktijk gaat het hier vaak om onder meer webhostingfirma’s die de registratie van een domeinnaam als onderdeel zien van een veel ruimere dienstverlening aan hun klanten. Op dns.be krijgt u een overzicht van de activiteiten en werkwijze van DNS. Je krijgt er tevens een antwoord op heel wat vragen over bijvoorbeeld het verloop van de registratieprocedure.

4. Financieel plan

Het opstellen van het financieel plan, als onderdeel van het ondernemingsplan, vraagt wel wat tijd en energie, maar het bespaart later veel werk. Door op voorhand via het ondernemingsplan na te gaan of je project haalbaar is, kan je heel wat problemen voorzien en voorkomen, niet alleen in de startfase maar ook later.
Indien je een NV, een BVBA, of een Coöperatieve Vennootschap met beperkte aansprakelijkheid opricht, is het opstellen van een financieel plan niet alleen een aanrader, het is dan een verplichting. Bij de oprichting van een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid ben je verplicht je financieel plan neer te leggen bij de notaris. Dit financieel plan kan bij de notaris worden opgevraagd, indien je binnen een periode van 3 jaar na oprichting failliet zou gaan. Als dan uit het plan blijkt dat onvoldoende startkapitaal werd voorzien, kan je als vennoot toch persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.

5. Internetbezoek

Spring zorgvuldig om met de adressen van interessante websites waar u zeker nog eens opnieuw naartoe wil. Bewaar ze bij je ‘favorieten’, volgens een overzichtelijk klassement en geef ze een makkelijk te herkennen titel. Zo vermijd je telkens opnieuw en bij iedere zoektocht via de zoekrobots te moeten passeren, waar u vaak verdrinkt in een overvloed aan resultaten.
Ook in tijdschriften, kranten, advertenties en folders wordt meer naar websites verwezen voor meer informatie. Kom je via dit kanaal interessante adressen tegen, voeg ze dan consequent toe aan je favorieten.
Leg verder de discipline aan de dag om aan je digitale bestanden met contactgegevens van zakenrelaties het websiteadres toe te voegen.
Ga je toch op zoek via de zoekrobots, kies dan voor een voldoende gedetailleerde omschrijving om het aantal zoekresultaten maximaal te filteren. Té specifieke omschrijvingen zijn dan weer uit den boze omdat je daardoor interessante info dreigt te missen. Wens je alleen resultaten in het

6. Klachtenbehandeling

Probeer te leren uit klachten. Klachten vallen zelden of nooit uit de lucht. Ze wijzen op een zwakke plek in de organisatie. Klagende klanten moet je dus niet beschouwen als luis in de pels, maar als een buitenkans. Een goed afgehandelde klacht kan een klant voor het leven opleveren en levert jou een goede mond-tot-mondreclame op. een bedrijf dat nooit klachten ontvangt is niet goed bezig. Nooit is iets perfect, altijd zijn er aan- of opmerkingen mogelijk. Statistieken tonen aan dat het tien keer makkelijker is om een ontevreden klant te heroveren dan een nieuwe klant binnen te halen.

Vooral de 15 seconden zijn cruciaal om het conflict te beheersen, probeer de zaak zo rustig en rationeel mogelijk te benaderen. Reageer zelf niet emotioneel. Probeer door aandachtig te luisteren na te gaan wat de klant precies verlangt. Toon begrip en zoek naar de voor beide partijen bevredigende oplossing.

7. Marktonderzoek

Al eens gedacht aan een online enquête, op je website of webpagina op unizo.be, bijvoorbeeld? Ook voor KMO’s is vandaag aangepast enquêtesoftware waarmee je geheel zelf eenvoudige onderzoeken kan opzetten, waarvan de resultaten automatisch worden verwerkt. Om zoveel mogelijk respons te genereren (en je onderzoek dus niet te beperken tot de misschien beperkte kring van websitebezoekers), kan je nog altijd een schriftelijke direct mailing versturen of oproepformulieren in je zaak uitdelen, met daarop de link naar je online enquête.

Uiteraard leent deze weinig tijdrovende en interessante aanpak zich enkel voor eenvoudige, ‘basic’ onderzoeken. Voor meer uitgebreide en diepgaande studies neem je beter professionals onder de arm.

8. Onderhandelingen

Bereid je grondig voor.

  • Bepaal vooraf voor jezelf wat je precies uit de brand slepen.
  • Leg je aanvankelijke voorstellen, eisen, … bewust een stuk hoger dan waar je wil eindigen.
  • Onderhandel stap voor stap.
  • Blijf zakelijk en vermijd emotionele discussies.
  • Blijft de onderhandeling te lang op hetzelfde punt staan, verander of verscherp dan eens je tactiek. Hoe ‘hard’ je het daarbij kan spelen hangt uitteraard sterk af van de effectieve machtsverhoudingen (al kan je die misschien wat doen kantelen). Laat nooit té sterk blijken hoe graag je iets wil; dat verzwakt je onderhandelingspositie.

Voel je dat de onderhandeling oeverloos dreigt te worden, dat de tegenpartij geen krimp geeft of dat je belangen gewoon te ver uit elkaar liggen, verlies dan geen tijd meer aan verdere onderhandelingen, maar beëindig ze in schoonheid met een correct, zakelijk afscheid.

9. Publiciteit

Al eens gedacht aan een ‘virale’ publiciteitscampagne via e-mail? Bij zo’n campagne bestaat de kunst er in een dermate aantrekkelijke boodschap te brengen (verpakt in een leuk filmpje, een animatie, ..) dat de ontvanger het enthousiast doorstuurt naar zijn/haar netwerk van contacten. Zo verspreidt je campagne zich snel en gratis als een aanstekelijk ‘virus’, haast vanzelf, zonder dat je er zelf bijzonder veel tijd hoeft in te stoppen. Een interessante manier om publiciteit te maken voor, bijvoorbeeld, je opendeurdag, de opstart van je (nieuwe) vestiging, … Belangrijke uitdaging daarbij is uiteraard de creatie van een voldoende aantrekkelijke boodschap. Maar minstens even cruciaal is het vooraf verzamelen van zoveel mogelijk e-mailadressen van klanten en prospects, met hun formele toestemming om hen je boodschappen toe te sturen.
Als (potentiële) klanten je toestemming geven boodschappen naar hun e-mailadres te sturen, komen je e-mailings niet onverwachts en ongevraagd binnen. Als je ze ook nog waardevol en persoonlijk maakt, verandert de irritatie in waardering. Je verzekert jezelf van de aandacht en sympathie van je (potentiële) klanten. En daar gaat het om.

10. Subsidieaanvragen

Bij heel wat initiatieven van je onderneming kan je in aanmerking komen voor subsidies. Het zou zonde zijn die tegemoetkoming te missen. Tegelijk kan het erg tijdrovend blijken je weg te zoeken doorheen de ‘jungle’ van diverse premies en tegemoetkomingen voor, bijvoorbeeld, isolatie van je gebouw en energiezuinige verwarming, voor het aanwerven van kansengroepen, voor het nemen van milieumaatregelen, … Bouw daarom de reflex in voor elk belangrijk initiatief te rade te gaan bij een adviseur met kennis van zaken, die je op het bestaan van de eventuele tussenkomstmogelijkheden kan wijzen. Je kan er heel wat geld mee verdienen, zonder er daarom enorm veel tijd in te moeten investeren.

Heb je vragen of wil je meer informatie? Neem contact op met de UNIZO-adviseur in je regio of surf naar www.unizo.be/steluwvraag en vertel ons wat je wil weten.

Meer over: Starten, Nuttige starterstips

Op zoek naar meer ondernemersinfo?

Voor andere nuttige ondernemersinfo
raadpleeg hier het UNIZO Kennisnet:
geef je zoekterm in of zoek per thema
of trefwoord in onze databank.

Of contacteer UNIZO Ondernemerslijn voor
een persoonlijk eerstelijns advies of een
nuttig contact.

Ons adviesteam staat voor je klaar!