Welke startformaliteiten als werkgever?

Wanneer je voor het eerst personeel tewerkstelt, moet je een aantal formaliteiten vervullen, die jouw sociaal secretariaat vaak in jouw plaats kan doen of je erbij helpen:

• Een arbeidsovereenkomst (contract) opstellen en afsluiten ten laatste op het moment dat de werknemer in dienst komt. Ook een proefperiode maakt deel uit van een gewoon contract. Het is dus niet toegestaan om een werknemer een onbezoldigde proefperiode te laten presteren. Je vindt enkele voorbeelden van arbeidsovereenkomsten op hier.
• Een arbeidsreglement opstellen: een document met een aantal regels, voorschriften en normen die de arbeidsvoorwaarden in de onderneming bepalen. Een aantal vermeldingen moeten verplicht in het reglement worden opgenomen.
• Een arbeidsongevallenverzekering afsluiten vóór je eerste werknemer in dienst komt.
• Elke werknemer die in dienst komt moet je alvorens hij begint te werken elektronisch bij de RSZ aangeven via de zogenaamde DIMONA (Déclaration Immédiate Onmiddellijke Aangifte), die het vroegere personeelsregister vervangt. Ook als hij uit dienst gaat, moet de DIMONA-aangifte gebeuren, uiterlijk de werkdag nadat hij uit dienst ging. Een te late aangifte kan door de RSZ beboet worden. Je sociaal secretariaat kan in jouw plaats eenvoudig aan jouw verplichting voldoen als je hen via een daartoe bestemde inlichtingenfiche tijdig op de hoogte brengt. Je kan de aangifte ook rechtstreeks doen bij de RSZ via www.rsz.fgov.be.
• Loonfiches, belastingfiches en individuele rekeningen afleveren
• Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor je werknemers is niet verplicht, maar naargelang je activiteit zeer aan te raden
• Verplichte aansluiting bij een kinderbijslagfonds binnen de 90 dagen na indiensttreding;
• Verplichte aansluiting bij de externe dienst voor preventie en bescherming
• Aansluiten bij het Fonds voor Bestaanszekerheid (afhankelijk van de sector).
• Aansluiten bij een vakantiekas (voor arbeiders)
• Aanvragen van een RSZ-nummer
  De inschrijving bij de RSZ kan je in orde laten brengen door het ondernemingsloket bij de inschrijving of door je sociaal secretariaat.
• Je lokaal ontvangstkantoor van de directe belastingen contacteren voor de storting van de ingehouden bedrijfsvoorheffing.