Voor elk probleem is er vandaag een oplossing in de vorm van software, een tool of een app. Maar zie jij nog het bos door al die (app-el)bomen? We zetten vijftien relevante categorieën voor jou als freelancer op een rijtje en tippen enkele bruikbare tools die jou helpen om jouw administratie overzichtelijk en efficiënt bij te houden! Heb jij nog een goede suggestie? Mail ze ons op freelancers@unizo.be en we voegen ze toe.
Een freelancer neemt verschillende functies op zich, zo ook die van projectmanager. Gantt charts en scrum boards helpen je al een heel eind op weg maar er bestaan ook kant en klare online oplossingen waarmee je projecten en planning nauwgezet kan bijhouden. Niet enkel handig voor de freelancers op zichzelf, maar ook om de status van projecten die in teamverband gebeuren op te volgen.
Deadlines, meetings, netwerkevenementen, ... Als freelancer moet je je eigen planning beheren en in de gaten houden. Belangrijk dus dat je alles structureel bijhoudt. Voor de fans van lijstjes en dingen noteren is een papieren agenda een must, anderen werken gemakkelijker met een online agenda. Natuurlijk kom je al een heel eind met de standaard kalenders van Apple, Google en Outlook maar er bestaan ook online kalenders die verder gaan dan een puur digitale kalender. Zo kan je bijvoorbeeld met een aantal tools gemakkelijker je beschikbare timeslots delen om snel tot een afspraak te komen. TIP: Plan wekelijks ook een uurtje in om jouw administratie op orde te houden :-).
Als freelancer heb je verschillende zaken aan je hoofd. Alles proberen onthouden? Onmogelijk en niet zonder risico. Ook hier kan je met de bestaande tools van Google, Apple en Microsoft je plan trekken maar er bestaan ook verschillende tools waarmee je nog meer orde in de chaos kan scheppen.
Zowel voor jou als je opdrachtgever(s) is het nuttig om je tijdsbesteding te beheren. Dit kan ook met de meeste CRM-systemen. Als je geen CRM hebt, kan je met de hulp van volgende hulpmiddelen eenvoudig je tijd registeren per opdracht.
Of je nu thuis, op kantoor of in een koffiebar werkt, er zal altijd afleiding zijn. Hoe blijf je gefocust op je taken?
Een grote tijdverslinder voor freelancers is vaak alles wat met boekhouding te maken heeft. Opstellen van facturen, opvolgen van betalingen, onkosten bijhouden: een hele administratieve rompslomp. Volgende online tools maken het leven van elke freelancers gemakkelijker.
Communicatie is key, dat spreekt voor zich. Duidelijke en transparante communicatie tussen opdrachtgevers, freelancers of teamleden is cruciaal om alles vlot te laten verlopen.
Mailen neemt ongetwijfeld een groot deel van de dagdagelijkse taken van een freelancer in. Heb je een naam voor je eigen bedrijf? Denk dan eens aan een e-mailadres op naam van je bedrijf, dit komt professioneler over. De e-mail services van Apple, Google en Outlook bieden allemaal de mogelijkheid om met één bedrijfsaccount meerdere e-mailadressen te creëren en te beheren, zoals: voornaam@eigenbedrijf.be, facturatie@eigenbedrijf.be, hallo@eigenbedrijf.be... Het gaat hier voor de duidelijkheid niet om aliassen van dezelfde mailbox maar om verschillende mailboxen zodat je ook mails kan uitsturen vanuit de verschillende e-mailadressen.
Ben je daarnaast ook op zoek naar een sterk (mass)mailplatform om bijvoorbeeld een groot aantal mails uit te sturen, het één en ander te automatiseren of belangrijke inzichten te krijgen, dan zijn de volgende tools zeker het bekijken waard.
Als je freelancer bent in (online) marketing en je beheerst deze tools, kan je ze ook meteen aan je cv toevoegen. Twee vliegen in één klap!
Je werkt als freelancer misschien niet als team, toch komt het vaak voor dat je bij een klant in teamverband wordt ingeschakeld. Daarbij kan het heel handig en professioneel zijn om een efficiënte communicatietool te hanteren. Los van de gekende Apple, Google en Microsoft (Teams) chat/audio/videotools bestaan er ook nog andere opties.
Je werkdocumenten opslaan in de cloud heeft meerdere voordelen. Zo kan je op een gemakkelijke manier documenten delen met opdrachtgevers en/of teamgenoten, en je geraakt je documenten niet kwijt.
Het kan tijdens de voorbereiding van een freelance project wel eens voorkomen dat je mensen moet bevragen. Online enquêtes zijn hier een ideale oplossing voor. Daarnaast kan je dit soort tools meteen gebruiken om tevredenheidsenquêtes voor je eigen werk op te stellen.
Wanneer je werkt voor meer klanten dan je op twee handen kan tellen, is een duidelijke structuur en organisatie van groot belang. Een CRM zorgt ervoor dat je het helikopterzicht van je prospecten en klanten blijft behouden.
Met deze apps creëer je professionele offertes:
Bent u reeds UNIZO-lid? Log dan in met uw UNIZO account. Anderzijds kan je een lidmaatschap aanvragen.