In principe is dit mogelijk. Als jouw werknemer kosten maakte die jij als werkgever eigenlijk zou moeten dragen, kan je deze kosten aan hem/haar terugbetalen. We spreken dan van de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever.
De terugbetaling kan op twee wijzen gebeuren: op grond van de werkelijke kosten of via een forfait.
De terugbetaling op grond van de werkelijke kosten
In dit geval betaal je de werkelijk gemaakte kosten aan je werknemer terug. Je werknemer moet dus bewijsstukken aanleveren van de kosten die hij/zij maakte en die jij als werkgever moet terugbetalen (omdat jij deze kosten had moeten dragen).
Enkele voorbeelden: je werknemer betaalt met zijn creditkaart een etentje aan een klant tijdens een lunchmeeting, je werknemer betaalt met zijn eigen geld voor de aankoop van materieel, je werknemer pleegt beroepsmatige telefoontjes met zijn persoonlijke GSM…
Voor elk van deze uitgaven moet je werknemer een factuur of betalingsbewijs voorleggen. Je kan de terugbetaling aftrekken als beroepskost in dezelfde mate als de onderliggende kost (bv. terugbetaling van werkelijk gemaakte restaurantkosten: slechts voor 69% aftrekbaar).
De terugbetaling via een forfait
Je kan als werkgever ook kosten terugbetalen via een forfait. Dit is interessant voor kosten waarvoor je werknemer geen bewijsstukken kan voorleggen, waarvoor het niet gebruikelijk is bewijsstukken te vragen, of waarvoor het bijeensprokkelen van bewijsstukken een omslachtige zaak wordt (bv. parkeerbonnetjes, betaalde rondjes in een café door je handelsvertegenwoordiger, …).
Hierbij is het wel van belang dat je de forfaitaire terugbetaling op basis van ernstige normen vastlegt.
Je mag de hoogte van deze forfaitaire kosten eigen aan de werkgever dus niet arbitrair vaststellen. Je kan bijvoorbeeld een dossier samenstellen met bewijsstukken die je gedurende een maand hebt bijgehouden en opgevraagd, om zo tot een redelijk en ernstig forfait te komen voor de andere maanden van het jaar. Vervolgens evalueer je op geregelde basis de omvang van het forfait.
