“We zaten gevangen in onze klantvriendelijkheid”
Ooit al willen scheuren over een racecircuit met een VR-bril op je hoofd en wind in je gezicht? Dat kan bij DIGITRAQZ in Kampenhout, het simracingcenter van ondernemerskoppel Manu Deweerdt en Elke Vanbellingen. Naast die totaalbeleving runnen ze ook een webshop voor simracegear, met klanten over heel Europa. Terwijl hun onderneming groeide, liep de werkdruk op en verdween het overzicht. Met de hulp van UNIZO brachten ze opnieuw structuur in hun werking.
DIGITRAQZ ontstond uit een persoonlijke droom. “Na jaren in de uitvaartsector gaf corona het laatste duwtje om een andere richting uit te gaan”, vertelt Manu. In 2021 opende hij het simracingcenter. “Al snel bleek dat ik dit niet alleen kon. Zeker niet toen ik een webshop overnam. Elke is toen mee in de zaak gestapt.”
Hun aanbod is allesbehalve standaard. Klanten kunnen kiezen uit een indrukwekkende catalogus aan auto’s en circuits – van een Fiat 500 tot een Formule 1-bolide of een grasmaaier. Voor bedrijven zijn er teambuildings. Voor particulieren avondactiviteiten, verjaardagsfeestjes of vrijgezellenavonden. “We organiseren ook maandelijkse challenges. Zo kunnen klanten hun racetijd verbeteren en een plekje veroveren op onze ‘Wall of Fame’. Dat maakt hen trouwe bezoekers”, vertelt Elke.
Tussen ambitie en chaos
Elke verzorgt de administratie en sociale media. Manu is technisch verantwoordelijk, beheert het simcenter en volgt de webshop op. “Simracen is een niche, dus je moet zowel het concept uitleggen als je naam zichtbaar maken.”
“Na een tijd kregen we vragen binnen via alle mogelijke kanalen: mail, Messenger, Discord, sms… Elke beantwoordde wat ze kon, en ’s avonds deed ik de rest”, zegt Manu. De groei zorgde voor druk. Herstellingen werden vaak uitgesteld of gewoon vervangen door nieuwe toestellen. “Zonde, want dat kostte ons tijd én geld. Alles stapelde zich op.”
Als je op dezelfde manier als in het begin werkt, maar je zaak intussen verdubbelt, loop je vast
Volgens UNIZO-ondernemerscoach Els De Wolf is dat herkenbaar bij veel ondernemers. “Als je op dezelfde manier als in het begin werkt, maar je zaak intussen verdubbelt, loop je vast. Mijn rol als coach is om afstand te nemen en mee te denken: wat kan anders, eenvoudiger, efficiënter?”
Klantgericht met controle
Elke en Manu stapten daarom in het begeleidingstraject Bedrijfsoptimalisatie. Vijf sessies later stond er een ander bedrijf. “Els luisterde naar onze noden, stelde vragen en gaf opdrachten mee. Die testten we uit, en bij de volgende sessie evalueerden we samen wat werkte”, vertelt Manu.
De impact liet niet op zich wachten. “We brachten structuur in de communicatie: automatische antwoorden, een aparte mailbox voor technische vragen, en een standaardreactie bij herstellingen. Zo kreeg iedereen meteen een antwoord en wisten wij wie wat opvolgde.” Ook de fysieke planning werd aangepakt. Waar klanten vroeger zelf bepaalden wanneer ze producten wilden afhalen of testen, zijn er nu vaste tijdsblokken. “95% van de mensen past zich daaraan aan. Door testmomenten buiten de openingsuren te plannen, creëren we rust. En voor Manu kwam er meer ruimte om herstellingen uit te voeren. Het is nog altijd klantvriendelijk, maar werkt veel beter”, zegt Elke.
Structuur geeft ademruimte
“Structuur zorgt niet voor afstand, wel voor ademruimte”, zegt Els. “Klantvriendelijkheid wil niet zeggen dat je alles moet opvolgen. Integendeel: als jij het algemeen overzicht bewaart, ben je beter voor je klant. Dat zie je bij Elke en Manu: ze hebben hun agenda terug, kunnen weer ademhalen, en groeien gezonder dan ooit.”
Naast de operationele kant, kreeg ook de strategische laag aandacht. “We werkten aan onze missie, onze interne afspraken én aan onze tijdsbesteding”, zegt Manu. “We hebben nu een gedeelde planning voor ons werk en gezin. We laten ons minder leiden door wat binnenkomt, en meer door wat belangrijk is.”
Els zag het duo echt evolueren. “Wat ik aanreik zijn vaak quick wins, simpele ingrepen die grote impact hebben. Elke en Manu pasten die meteen toe. Daardoor boekten ze snel resultaat.” DIGITRAQZ werkt vandaag niet alleen efficiënter, het team breidt ook uit. “We hebben iemand halftijds aangeworven dankzij het UNIZO-traject Elk Talent Aan Boord, op aanraden van Els”, zegt Elke. “Zo kunnen we bepaalde taken uit handen geven en verder professionaliseren.”
Sparringpartner met impact
UNIZO bleek de juiste partner op het juiste moment. “Je zit soms zo in je werk. Het is pas als je even afstand neemt van de dagelijkse drukte, en iemand extern laat meekijken, je pas echt ziet waar het beter kan”, vertelt Manu.
“Met begeleiding ga je bewuster nadenken over hoe je werkt”, vult ondernemerscoach Els aan. “Je leert loslaten waar het moet, en vastpakken waar het telt. En dat maakt ondernemers sterker.”
Partnership met VLAIO: Samen voor sterk, ambitieus ondernemen
Vlaanderen mag best wat ambitieuzer zijn als het aankomt op ondernemerschap. We hebben nood aan meer starters, meer blijvers en meer groeiers. Daarom wil Agentschap Innoveren & Ondernemen (VLAIO) projecten op stapel zetten die ondernemers aanzetten tot, ondersteunen of begeleiden bij het ondernemen. Met de VLAIO partners bundelen we onze krachten en middelen. UNIZO maakt deel uit van een netwerk van initiatieven waar ondernemers gebruik van kunnen maken. Samen voor #sterkondernemen.