AI in je onderneming: van experimenteren naar écht implementeren
“Experimenteer, maar AI moet wel waarde creëren”
Bij Genscom draait alles om gepersonaliseerde communicatie op papier. Het bedrijf is gespecialiseerd in gepersonaliseerde print en publishing en maakt onder meer kranten en magazines waarmee ondernemingen en organisaties hun verhaal kunnen vertellen. “Onze missie is eigenlijk: we willen dat iedereen een kwalitatieve krant zelf kan maken”, vertelt zaakvoerder Stefaan. Voor bedrijven zit de meerwaarde vooral in communicatie die veel verder gaat dan een klassieke mailing. “Het is één-op-ééncommunicatie. Wat wil je brengen aan wie? Wat moet de boodschap zijn? En hoe ga je die zo personaliseren dat het effect heeft?” Genscom begeleidt daarbij het volledige proces: van strategie en contentcreatie tot lay-out, personalisatie, druk, verzending en opvolging. En die personalisatie is doorheen de jaren sterk geëvolueerd. Waar vroeger vooral de naam, foto of aanspreking veranderde, kan vandaag ook de inhoud worden afgestemd op de ontvanger. “We gaan eigenlijk van variabele data naar variabele relevantie”, zegt Stefaan. Op basis van beschikbare informatie, zoals iemands functie, sector of bedrijfswebsite, kan Genscom bepalen welke boodschap relevant is voor die specifieke persoon. Artikels, voorbeelden en call-to-actions kunnen daardoor van ontvanger tot ontvanger verschillen. Artificiële intelligentie maakt het mogelijk om die doorgedreven personalisatie op grotere schaal uit te voeren. Maar dat is er niet van vandaag op morgen gekomen. Genscom experimenteert al sinds 2020 met AI en machine learning. “We hebben altijd gekeken: hoe kunnen we voor onze klanten het leven gemakkelijker maken? Waar kunnen we tijd gaan winnen?”
Ondernemer Stefaan Vanysacker van Genscom: “We hebben altijd gekeken: hoe kunnen we voor onze klanten het leven gemakkelijker maken? Waar kunnen we tijd gaan winnen?”
Al bezig vóór de grote AI-hype
De eerste AI-toepassingen van Genscom waren nog ver verwijderd van de generatieve AI die we vandaag kennen. Zo ontwikkelde het bedrijf een systeem om bestaande gedrukte content te herkennen en te digitaliseren. Later volgde een model dat automatisch verschillende mogelijkheden voor de lay-out van een pagina kon voorstellen. De grote stap kwam er vanaf 2023. In 2024 volgde het hele team opleidingen rond generatieve AI. “Wat betekent dat nu, generatieve AI? Wat kan dat inhouden? Wat zou dat kunnen betekenen?”, vat Stefaan de vragen van toen samen.
Uit die opleidingen werden drie experimenten gekozen. Twee daarvan werden vrij snel weer afgevoerd. Een chatbot voor de website bijvoorbeeld. Interessant om mee te experimenteren, maar uiteindelijk zag Stefaan er te weinig echte meerwaarde in. “Dat was nice to have, maar bracht totaal geen waarde. Een chatbot voor de website is allemaal leuk, maar als je website goed in elkaar zit, heb je dat niet nodig.” Het derde experiment bleek wél raak: AI gebruiken om de kranten veel sterker te personaliseren. Daaruit groeide uiteindelijk Genscom Curator.
Van uren werk naar minuten
Met die toepassing kan Genscom verschillende databronnen samenbrengen en verwerken tot gepersonaliseerde content. AI helpt informatie analyseren, teksten schrijven en aanpassen en de gewenste storytelling uitwerken. Vervolgens kan ook de lay-out automatisch worden opgebouwd. “Het is een volledig automatische creatie”, legt Stefaan uit. De gebruiker behoudt wel de controle: artikels kunnen nog aangepast of herschreven worden en je kunt aangeven welke bronnen voor een bepaalde tekst gebruikt mogen worden. Voor Genscom zit daar de echte kracht van AI. Niet alleen hetzelfde werk wat sneller uitvoeren, maar toepassingen mogelijk maken die voordien moeilijk haalbaar waren. “Als je het zelf gaat doen, gaat dat uren in beslag nemen om een krant te maken. Wij doen dat in tien minuten.” AI inzetten draait voor Stefaan dan ook niet om technologie om de technologie. “Het moet waarde creëren.” Voor Genscom betekent dat onder meer doorgedreven personalisatie realiseren binnen een tijdsbestek dat vroeger onmogelijk was.
Experimenteren betekent ook durven stoppen
Dat betekent niet dat elk AI-idee automatisch een succes wordt. Integendeel. Wie ermee aan de slag gaat, moet volgens Stefaan accepteren dat sommige experimenten nergens toe leiden. “Het is een journey. Het neemt tijd in beslag. Je moet het zelf leren kennen.” Daarom vindt hij het belangrijk om medewerkers vanaf het begin te betrekken. Bij Genscom volgde het hele team opleiding en kregen medewerkers ruimte om de technologie te leren kennen. “Betrek er iedereen bij. Dat ze weten waarover het gaat en laat ze experimenteren.” Tegelijk waarschuwt hij voor de indruk dat AI bijna niets hoeft te kosten. Met een goedkope tool kun je snel experimenteren, maar een toepassing die structureel deel wordt van je bedrijfsvoering is een ander verhaal. “Als je echt een stabiel iets wilt bouwen en een schaalbaar iets wilt bouwen, dan moet je investeren.” En dan is er nog de snelheid waarmee de technologie verandert. “Het idee dat je vandaag hebt, misschien bestaat er al een betere oplossing binnen zes maanden.” Zijn advies: werk stap voor stap, zodat je kunt blijven aanpassen en bijsturen. “Zorg dat iedereen mee is. Zorg dat het waarde creëert. En doe het stap per stap.”
AI-expert Chris Matterne van Clearmedia: “Ik ben een positivo. Ik kijk eerder naar de voordelen dan naar de risico’s.”
“AI gaat ons werk veranderen. En daar liggen vooral veel kansen”
Een overvolle mailbox sneller verwerken, een vergadering laten samenvatten of in enkele seconden een draaitabel maken in Excel. Voor Chris Matterne van Clearmedia hoeft de meerwaarde van AI niet futuristisch te klinken. Ze zit vandaag al in heel concrete toepassingen die ondernemers en medewerkers tijd kunnen besparen. Chris is trainer en businesscoach bij Clearmedia en geeft opleidingen rond onder meer AI, cybersecurity en Microsoft 365. Over de opmars van artificiële intelligentie is hij duidelijk enthousiast. “Ik ben een positivo. Ik kijk eerder naar de voordelen dan naar de risico’s.” Volgens hem staan we bovendien nog maar aan het begin. Generatieve AI heeft de technologie toegankelijk gemaakt voor zowat iedereen. De volgende stap is om die mogelijkheden ook echt in onze dagelijkse manier van werken te integreren. En daar ziet Chris nog veel potentieel. “Ik zit nog steeds wekelijks bij bedrijven waar ik het professioneel gebruik van AI moet gaan evangeliseren. Zeggen wat mogelijk is.”
Van experimenteren naar écht slimmer werken
Want een vraag stellen aan ChatGPT of Copilot is één ding. AI gebruiken om elke dag efficiënter te werken, is iets anders. Voor bedrijven die al in een Microsoft-omgeving werken, ziet Chris vooral veel mogelijkheden met Copilot. De AI-assistent zit rechtstreeks verweven in toepassingen die medewerkers vandaag al gebruiken, zoals Outlook, Teams, Word, PowerPoint en Excel. Neem Outlook. Na twee weken vakantie terugkeren en honderden ongelezen mails aantreffen? “Wat zijn de vijf dringendste mails waar ik mee aan de slag moet? Die gaat je dat gewoon geven”, zegt Chris. “Time management. Daar gaat Copilot for Outlook zeker in excelleren.” Ook bij vergaderingen kan AI tijd winnen. Copilot kan binnen Teams helpen om achteraf snel te achterhalen wat besproken werd en welke informatie relevant is. In plaats van een volledig verslag door te nemen, kun je vragen stellen over de inhoud van de vergadering. En dan is er Excel. “Als ik Excel open, is dat voor mij een Dafalgan-momentje”, lacht Chris. “Formules en zo, daar ken ik niks van. Als men mij vraagt om een chart of een pivot table te maken, heb ik geen idee waar de mensen het over hebben.” Precies daar verlaagt AI de drempel. Je hoeft niet langer alle functies of formules uit het hoofd te kennen, maar kunt gewoon uitleggen wat je wilt bereiken. “Ik zou een pivot table willen van al deze data. Kun je dat even voor mij doen? Op twee seconden tijd is dat gefixt.” Voor Chris is dat de essentie: AI geeft mensen mogelijkheden waarvoor ze vroeger bepaalde technische kennis nodig hadden.
Gratis is niet altijd gratis
Die professionele omgeving is belangrijk. Want hoewel er heel wat gratis AI-tools beschikbaar zijn, waarschuwt Chris om daar niet zomaar bedrijfsinformatie in te stoppen. “Gratis tool betekent dat de data die je daarin geeft de prijs is die je betaalt.” Een contract laten nalezen of interne vergadernotities laten samenvatten lijkt onschuldig, maar je deelt wel bedrijfsinformatie met een externe toepassing. Daar zit volgens Chris ook een belangrijke meerwaarde van Copilot: je werkt met AI binnen de beveiligde Microsoft-omgeving van je bedrijf. “Je moet een tool hebben die in je bedrijf zit en die de confidentialiteits- en securityregels respecteert.”
AI als versterking van wat je zelf kunt
De ondersteuning die AI biedt, gaat volgens Chris verder dan alleen tijdwinst. Hij gebruikt AI zelf bijvoorbeeld om nieuwe onderwerpen te leren kennen. “Ik leer elke dag bij dankzij Copilot. Ik vraag zaken waar ik niks vanaf weet en die leert me dat dan bij.” Je kunt AI zelfs vragen om je regelmatig iets bij te brengen over een bepaalde technologie of een onderwerp waarin je jezelf wilt verdiepen. Hetzelfde geldt voor creativiteit. Chris verzet zich tegen het idee dat AI mensen per definitie minder creatief zou maken. Het hangt ervan af hoe je de technologie gebruikt. “Die creativiteit kan even goed verhoogd worden als verlaagd worden.” Voor hem ligt de grens bij de rol die je AI geeft. Laat je de technologie alles in jouw plaats bedenken, of gebruik je ze om je eigen ideeën verder te brengen? “Zolang je maar weet dat het een tool is die je gebruikt om je eigen creativiteit te verhogen.” Dat geldt ook voor werk in het algemeen. Daar ziet hij een bredere kans voor ondernemingen. “Mensen gaan meer kunnen doen wat ze willen doen en minder zich zorgen maken om al die kleine administratieve taken of omslachtige taken waar ze geen goesting in hebben om zich mee bezig te houden.”
De volgende stap: AI die ook dingen doet
En de technologie evolueert verder. Vandaag kennen we AI vooral als iets waaraan we een vraag stellen en dat vervolgens tekst, beeld of informatie genereert. Volgens Chris gaan zogenaamde AI-agents steeds belangrijker worden. “Een agent gaat op basis van bepaalde kennis die men hem geeft zaken kunnen doen binnen het bedrijf.” Clearmedia experimenteert daar zelf al mee. Zo kunnen agents bijvoorbeeld informatie vergelijken, afspraken vastleggen of bepaalde acties binnen een bedrijfsomgeving uitvoeren. De stap gaat dus van een AI die je vertelt hoe je iets kunt doen, naar een AI die bepaalde taken ook daadwerkelijk voor je uitvoert. “Op alle lagen van je werk gaat dit een verandering teweegbrengen.” Chris verwacht dan ook dat AI steeds meer een vanzelfsprekend onderdeel van de digitale werkomgeving wordt. Bedrijven die er vandaag al mee leren werken, bouwen dus kennis op die ze later kunnen gebruiken wanneer de toepassingen nog verder gaan.
Maar hoe begin je eraan?
Net daar ziet Chris een belangrijke rol voor opleiding en begeleiding. Want de mogelijkheden kennen, betekent nog niet automatisch dat medewerkers er het maximale uithalen. Hoe stel je een goede vraag? Waarvoor kun je Copilot gebruiken in Outlook, Teams of Excel? Welke taken lenen zich voor AI? En hoe zorg je ervoor dat medewerkers de technologie gebruiken als ondersteuning in plaats van ze zomaar alles te laten overnemen? Clearmedia geeft daarom ook opleidingen waarin bedrijven concreet met AI en Copilot aan de slag gaan. Niet alleen uitleggen wat de technologie is, maar vooral tonen hoe je ze in de dagelijkse praktijk kunt gebruiken. Ook in het huidige opleidingsaanbod ligt de nadruk op concrete gebruiksscenario’s, praktische oefeningen en slim AI-gebruik. “Er is al veel kennis over het marketinggedeelte van AI”, zegt Chris. De grote uitdaging is volgens hem nu om de volgende stap te zetten: “Om dat dan toe te passen op het dagelijks werk, dat is een heel ander gegeven.”
Eerst de basis goed, daarna volop vooruit
Dat enthousiasme betekent niet dat je AI zomaar overal op moet loslaten. Wie Copilot en andere AI-toepassingen professioneel wil gebruiken, moet ook zijn digitale omgeving op orde hebben. Chris ziet dat vooral als een voorwaarde om de mogelijkheden van AI ten volle te kunnen benutten. “Zorg ervoor dat je omgeving, je IT-omgeving, klaarstaat om die AI te ontvangen. Je rechten moeten goed staan. Wie kan aan wat? Waar staan mijn documenten?” Ook duidelijke afspraken helpen. Welke AI-tools gebruiken we? Welke informatie mogen medewerkers ermee verwerken? En waarvoor zetten we ze wel of niet in? Dat veiligheidsluik hoeft het verhaal volgens Chris niet te domineren. Het moet er vooral voor zorgen dat bedrijven met vertrouwen verder kunnen. Want over de richting waarin we evolueren, twijfelt hij weinig. AI zal steeds meer taken ondersteunen en mensen toelaten om meer werk te verzetten. Of, zoals Chris het met een knipoog samenvat: “Je kunt ook zeggen dat je je werk vroeger kunt finaliseren en vroeger naar huis kan.”
De mogelijkheden zijn er dus al. De kunst is vooral om te ontdekken welke ervan voor jouw onderneming het verschil kunnen maken. En wie daar niet alleen mee wil experimenteren, maar Copilot echt in zijn dagelijkse werking wil leren gebruiken, kan op Clearmedia.be terecht voor begeleiding en opleiding.
