Ondernemers die werken met Worldline ontvingen een mail van 'noreply@engage.worldline.com' om hun gegevens te actualiseren. Hoewel dit op phishing lijkt, is de mail legitiem.  

Betaalproviders vallen, net als banken, onder strenge anti-witwaswetgeving. Ze zijn wettelijk verplicht om te weten wie hun klanten zijn. Dat noemt men Know Your Customer, kortweg KYC. 

Worldline geeft onderstaande uitgebreide toelichting.

"Moet ik echt een foto van mijn diploma doorsturen?"

"Ik kreeg een mail van mijn betaalprovider met de vraag om mijn KYC-gegevens in orde te brengen via hun portal. Daar bleek dat ik mijn diploma moest doorsturen, een selfie naast mijn identiteitskaart, zelfs een foto van mijn vitrine. Wat is dit toch allemaal?"

Herkenbaar? Je bent al jaren actief, je doet niets verkeerd, en toch vraagt je betaalprovider plots om tal van documenten die soms overdreven of zelfs absurd aanvoelen. Daar is een goede, wettelijke reden voor.

Wat is KYC en waarom is het nodig?

Betaalproviders verwerken dagelijks geldstromen tussen jou en je klanten. Precies daarom vallen ze, net als banken, onder strenge anti-witwaswetgeving. Ze zijn wettelijk verplicht om te weten wie hun klanten zijn. Dat noemt men Know Your Customer, kortweg KYC. In België wordt hierop toegezien door de Nationale Bank van België, die controleert of financiële instellingen deze regels correct toepassen. Het is dus geen eigen keuze of overdreven voorzichtigheid van je betaalprovider: het is een verplichting die van hogerhand wordt opgelegd.

Dat klantonderzoek stopt niet bij de opstart van de relatie. Het loopt door zolang je klant bent, want gegevens veranderen en verouderen. Dit is geen wantrouwen tegenover jou persoonlijk. Het is een verplichting die elke betaalprovider, tegenover elke klant, moet naleven.

In de praktijk draait alles rond drie vragen:

  1. Wie ben je?
    Eerst en vooral moet vastgesteld worden dat jij écht bent wie je zegt te zijn. Een kopie van je identiteitskaart bewijst dat niet automatisch. Daarom wordt soms gevraagd om een selfie naast je ID, zodat duidelijk is dat jij ook effectief de houder van dat document bent.
  2. Wat doe je?
    Daarnaast wil je betaalprovider begrijpen wat je onderneming precies doet, of die activiteit toegelaten is, en of je geldstromen daarbij aansluiten. Voor een apotheker betekent dit bijvoorbeeld een diploma of erkenning, soms een foto van de vitrine als bevestiging dat de zaak bestaat zoals beschreven, en soms ook een korte toelichting bij je verwachte omzet zodat alles logisch op elkaar aansluit.
  3. Wie bezit of controleert je onderneming?
    Ten slotte moet ook geweten zijn wie uiteindelijk eigenaar is van je onderneming, of wie er de touwtjes in handen heeft. Dat zijn de zogenaamde UBO's, de uiteindelijke begunstigden. Veel van die gegevens staan al in het officiële UBO-register. Logisch dat je je dan afvraagt waarom je betaalprovider dit nog eens aan jou vraagt. Maar de wet verplicht betaalproviders om die informatie niet zomaar over te nemen. Ze moeten ze zelf controleren en, waar nodig, staven met documenten van jouw kant. Het UBO-register is dus een vertrekpunt, geen eindpunt.

Hoe bewijs je dat nu allemaal?
Met documenten die je al hebt. Een recent uittreksel uit het handelsregister (niet ouder dan drie maanden) toont bijvoorbeeld aan dat je onderneming effectief bestaat en welke activiteit ze uitoefent. Een recent bankafschrift van je zaak bevestigt dan weer dat je over een bedrijfsrekening beschikt. Wordt er specifiek naar een adresbewijs gevraagd, dan volstaat doorgaans een recente factuur van je elektriciteits- of waterleverancier, een huurcontract of een brief van een overheidsinstantie, zolang je naam en adres er duidelijk op staan. Welke documenten precies gevraagd worden, hangt af van je sector, activiteit en bedrijfsstructuur.

Waar gaan die gegevens naartoe?
Je levert je gegevens aan via een beveiligde portal, waar je ze ook kunt nakijken en indien nodig aanvullen. Alle informatie die je aanlevert, blijft binnen de beveiligde omgeving van je betaalprovider en wordt uitsluitend gebruikt om aan deze wettelijke verplichtingen te voldoen. 

En als je niet reageert?
Zonder de gevraagde informatie kan een betaalprovider de dienstverlening niet altijd verderzetten. We raden je dan ook aan te antwoorden binnen de aangegeven deadline. Omdat de vragen soms best specifiek zijn, kan het handig zijn om dit samen met je boekhouder of accountant te doorlopen, zodat je alles in één keer correct en volledig kunt aanleveren. 

Twijfel je of een verzoek wel echt is?
Deel nooit zomaar gevoelige documenten. Twijfel je aan de echtheid van het KYC-verzoek van je betaalprovider of van een erkende partner die betaaldiensten verkoopt? Neem dan contact op via een officieel kanaal van je betaalprovider om te verifiëren of het verzoek klopt. Voor Worldline kan dat via kyc-outreach@worldline.com of +32 2 727 88 99. 

Heb je vragen of hulp nodig?
Worldline helpt je graag verder. Hier vind je de KYC-FAQ en de contactgegevens.