Vandaag keurde de ministerraad  het voorontwerp van wet goed die een verplichting tot elektronische facturatie oplegt in B2B-context. Vanaf 2026 moeten bedrijven verplicht onderling met gestructureerde elektronische facturen werken. UNIZO moedigt de overheid aan om verder op de digitale kar te springen, maar benadrukt dat dit voor vele kmo’s zeer ingrijpend is. “Men verwacht dat ondernemers hun bedrijfsproces aanpassen en hiervoor ook stevige investeringen doen. Daar moet voldoende begeleiding en ondersteuning tegenover staan”, zegt UNIZO-topman Danny Van Assche. 

Concreet voorziet het ontwerp in een veralgemeende verplichting om tussen belastingplichtigen gestructureerde elektronische facturen uit te reiken. Bedrijven moeten vanaf 1 januari 2026 onderling dus verplicht elektronisch factureren. De overheid is voorstander van deze geregistreerde facturatie voor bedrijven omdat ze er zelf ook hun voordeel mee doen. De  verplichting draagt bij aan de strijd tegen belastingontduiking en er zullen minder fouten gebeuren bij het innen van de btw. Anderzijds wordt het ook voorgesteld als de ‘heilige graal’ voor de verlaging van de administratieve lasten voor ondernemers. 

UNIZO duidt dat een volledig elektronische facturatie op termijn zeker voor een vermindering van de administratie zal zorgen, maar pleit wel voor een voldoende lange overgangstermijn om administratieve rampen op korte termijn te vermijden. Uit een bevraging die UNIZO dit voorjaar voerde blijk dat 25 procent van de ondernemers op dit moment nog niet klaar is om elektronisch factureren om te zetten in de praktijk. Een rapport van de ‘Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging (2021) geeft aan dat slechts 15 procent van de facturen als een gestructureerde elektronische factuur werden ontvangen door ondernemingen. Dat is dus een groot verschil met elektronisch verstuurde facturen, bijvoorbeeld in PDF-formaat, wat al wel bij drie kwart van de bedrijven gebeurt. 

Danny Van Assche: “Aan de aanbodkant is intussen voldoende software beschikbaar en ook de meeste boekhouders zijn bekend met het onderwerp.  Maar men moet er zich van bewust zijn dat een verandering in het betaal-en boekhoudproces enorm ingrijpend is voor heel veel zelfstandigen en kmo’s."

Nu elektronische facturatie verplicht wordt, vraagt UNIZO een belastingkrediet dat jaarlijks wordt toegekend voor een bepaald percentage van de betaalde abonnementsprijs en een verhoogde investeringsaftrek voor kmo’s die software voor e-facturatie aankopen, ongeacht de op die kost toegepaste afschrijvingstermijn. Dit vormt een onderdeel van de ruimere eis van UNIZO om aan kmo’s een verhoogde investeringsaftrek toe te kennen voor maatschappelijk wenselijke investeringen, in het bijzonder qua milieu en digitalisering (zoals de aankoop van boekhoudsoftware of CRM-software).  

“Een inwerkingtreding vanaf 2026  is haalbaar mits een zeer grondige informatie- en begeleidingscampagne”, zegt Danny Van Assche. “Ondernemers die nu nog niet digitaal factureren en dus de volledige overstap nog moeten maken, moeten we mee op weg helpen in hun digitaliseringstraject. Ook een afstemming met onze buurlanden en de rest van Europa is belangrijk zodat we het leven van onze kmo’s die aan import en export doen, niet net moeilijker maken.” 

Wat is een elektronische factuur? 

De gestructureerde elektronische factuur is een specifieke variant van de elektronische factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. Deze engere definitie van de "e-factuur" beantwoordt aan het concept van elektronische facturering in de strikte of technische zin van het woord, wat niet verwijst naar het verzenden van een PDF via een e-mail, maar naar het automatisch uitwisselen van informatie tussen de financiële systemen van de verzender en de ontvanger, zonder dat hiertoe enige manuele handelingen vereist zijn ("machine to machine").