Foodbag groeide sinds 2014 uit tot een vaste waarde in de Belgische foodmarkt. Elke week levert het bedrijf zo’n 120.000 verse maaltijden aan klanten in heel het land. Die stevige groei vroeg niet alleen om operationele schaalbaarheid, maar ook om een financiële organisatie die sneller, nauwkeuriger en meer datagedreven werkt. “Als je snel wilt beslissen en bijsturen, heb je realtime inzicht nodig,” zegt Caroline Van Hese, Head of Finance & Data bij Smartmat, het bedrijf achter Foodbag en Foodprepper. De overstap naar Exact Online Boekhouden Premium betekende daarbij een belangrijke versnelling.

Caroline Van Hese, Head of Finance & Data bij Smartmat

Twee concepten, één financieel fundament

Smartmat omvat Foodbag, met verse ingrediënten en recepten voor het avondmaal, én Foodprepper, dat focust op snelle en kant‑en‑klare maaltijden. Samen bedienen ze een brede doelgroep, van hobbykoks tot drukbezette gezinnen. De organisatie telt zestig vaste medewerkers en werkt met tweehonderd chauffeurs. “Dat brengt verschillende administraties en duizenden kleine transacties met zich mee. Automatisatie is voor ons geen optie, maar een absolute noodzaak,” legt Caroline uit.

Van aparte tools naar één geïntegreerd systeem

Voor de overstap werkte men met verschillende boekhoud- en rapporteringsoplossingen. Dat werd te traag en te foutgevoelig voor een groeiende organisatie. Exact Online Boekhouden Premium bracht één centraal platform, waarin automatisatie en integraties een grote rol spelen. Vooral de koppeling met Salesforce was essentieel: dagontvangsten worden vandaag grotendeels automatisch verwerkt, waardoor het finance‑team veel minder manuele controles moet uitvoeren.

Realtime rapportering voor betere en snellere beslissingen

Met Exact beschikt Smartmat nu over een cloudomgeving waar boekhouding en rapportering altijd gesynchroniseerd zijn. “Managementrapportering die vroeger vier uur per maand kostte, maken we nu in een kwartier,” zegt Caroline. Doordat cijfers continu up‑to‑date zijn, kan het management sneller schakelen en worden analyses frequenter besproken. Via Excel‑exports en Power BI‑koppelingen kunnen we bovendien makkelijk extra inzichten visualiseren.

Efficiëntere afsluitingen en meer ruimte voor analyse

De automatisatie van aankoopfacturen, bankverrichtingen en dagontvangsten leidt tot minder manuele correcties en een snellere maandafsluiting. “Dat verlaagt de werkdruk en geeft ons team tijd om processen bij te sturen, inzichten te verdiepen en het debiteurenbeheer verder te professionaliseren,” vertelt Caroline.

Gebruiksvriendelijk en gedragen door het team

De implementatie gebeurde samen met Trustteam en werd ondersteund met gerichte opleidingen. “De gebruiksvriendelijkheid van Exact speelt zeker mee, maar minstens even belangrijk was onze focus op change management. Door het team vanaf dag één te betrekken, kregen we breed draagvlak voor automatisering. 

Klaar voor verdere groei

Met bankconnecties, Peppol‑integratie en ondersteuning van meerdere administraties beschikt Smartmat vandaag over een schaalbaar en betrouwbaar platform dat klaar is voor groei én toekomstige digitale verplichtingen.

Voor andere groeibedrijven is de les helder: wie datagedreven wil werken en financiële teams ruimte wil geven voor waardevol werk, kan niet zonder doorgedreven automatisatie. Met de Premium editie van Exact Online Boekhouden houd je eenvoudig controle op alle financiële processen vanuit één centrale plek, ook over meerdere administraties heen. Rapporteer, adviseer en beslis met rapportages op maat. Automatiseer voor hoge efficiëntie en een groeibestendige finance-afdeling. Zo werk je slimmer en neem je de juiste strategische keuzes. Nu en in de toekomst.