Correct factureren
Een correcte factuur opstellen, hoe doe je dat? Welke vermeldingen zijn verplicht? Wanneer stuur je een factuur naar je klant en hoe lang moet je facturen bewaren. Dit en meer kom je te weten in dit adviesartikel.
Informatie
- Welke vermeldingen?
- Wanneer verplicht opmaken?
- Wat factureren?
- Wanneer uitreiken?
- Regelmatig opgemaakte factuur
- Hoeveel exemplaren?
- In welke taal?
- Algemene voorwaarden vermelden?
- Kosten voor opmaak?
- Facturen bewaren
- Factuur protesteren
- Vermeldingen creditnota
- Kan een particulier een factuur opmaken?
- Betaling aan particulier
- Factureren aan Vlaamse overheid
- Hoe werkt self-billing?
- Voorwaarden self-billing
- Elektronische én papieren facturen?
- Verkopen zonder factuur
Welke vermeldingen moeten op de factuur staan?
De factuur is met voorsprong het belangrijkste handelsdocument voor jou als ondernemer. De factuur vormt de bevestiging van de geleverde diensten of goederen waarvoor uiteraard moet betaald worden. Maar welke vermeldingen moeten er precies allemaal op je factuur staan? En wat als je factuur niet in orde is? We maken een onderscheid tussen algemene vermeldingen die op élk factuur moet staan, en bijzondere vermeldingen die je maar in enkele gevallen moet opnemen. Welke? We lijsten ze hieronder even voor jou op!
Algemene vermeldingen
Op elke factuur aan een klant uit België moet ten minste de volgende vermeldingen opgenomen worden:
- Het woord 'factuur';
- Datum en volgnummer van factuur;
- De identiteit van jouw onderneming: naam, adres van de zetel, het btw-nummer en het nummer van jouw bankrekening. Bijkomend als je een vennootschap hebt: het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, gevolgd door de vermelding van de zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen jouw vennootschap haar zetel heeft.De identiteit van jouw klant: naam, adres en (indien van toepassing) zijn BTW-nummer;
- Het nummer van jouw bankrekening;
- De datum van het belastbare feit of de datum van de ontvangst van (een deel van) de prijs;
- Beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen en van de verstrekte dienst, alle gegevens om de aard van de verrichte handeling te kunnen vaststellen, het btw-tarief; Let op: de vermelding van de geleverde goederen/diensten moet voldoende gedetailleerd zijn!
- Prijs (in voorkomend geval gesplitst per handeling of voorwerp wanneer verschillende btw-tarieven van toepassing zijn);
- Het percentage en het bedrag van de verschuldigde btw (eventueel per tarief);
- Eventueel de aanduiding van de reden van vrijstelling wanneer de gefactureerde niet aan de btw onderworpen is;
- Een verwijzing naar voorgaande facturen, wanneer voor eenzelfde handeling meerder facturen of stukken worden opgemaakt;
- Het vermelden van jouw algemene voorwaarden op de factuur is niet verplicht, maar je doet er toch goed aan ze mee op te nemen op de achterzijde.
Bijzondere vermeldingen:
In bepaalde gevallen zullen er ook nog bijkomende bijzondere vermeldingen moeten opgenomen worden in de factuur.
- ‘btw verlegd’, indien de btw verschuldigd is door de medecontractant
- ‘ factuur uitgereikt door afnemer’, in het geval van self-billing
- ‘vrijgesteld van btw op grond van artikel …’, indien de handeling vrijgesteld is van btw. De wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet wel gedetailleerd omschreven zijn.
- Bijzondere vermeldingen opgelegd door de wetgeving ( verkoop van kunstvoorwerpen, antiquiteiten, motorvoertuigen, reisbureaus, gebruikte goederen
Wat is de sanctie als mijn factuur niet in orde is?
Op het weglaten van een verplichte vermelding staat een administratieve boete:
- Bij eerste overtreding, voor zover ze louter toevallig is en geen afbreuk doet aan de Schatkist: 25 euro per factuur, met een minimum van 50 euro en een maximum van 500 euro.
- Bij andere eerste overtredingen: 50 euro per factuur, met een maximum van 250 euro
- Bij tweede overtreding:125 euro met een maximum van 1.250 euro
- Bij volgende overtredingen: 250 euro met een maximum van 5.000 euro.
Bevat de factuur onjuiste gegevens over het identificatienummer, de naam of het adres van de partijen, en aard of de hoeveelheid van de geleverde goederen/diensten de prijs of het toebehoren er van, dan heeft de overheid evenwel de keuze om in plaats van bovenstaande boetes een proportionele geldboete op te leggen van maximaal 200% van de verschuldigde BTW. Deze proportionele geldboete wordt bij afwezigheid van fraude verminderd tot 100%, dan wel tot 60%.
Een foute factuur zal je daarom moeten rechtzetten met een zogenaamde creditnota ten voordele van jouw klant.
Let wel op!
Dit wil niet zeggen dat je nonchalant mag omspringen met facturen. Zelfs als je het recht hebt om een fout in de factuur recht te zetten, kan de klant eventueel wel nog een schadevergoeding vragen.
Hou er bovendien ook rekening mee dat onjuiste vermeldingen op een factuur aanleiding kunnen geven tot administratieve sancties ( zie hierboven). Eens de overheid een verkeerde factuur in handen heeft, gaat het natuurlijk niet meer op om nog snel een correctie aan te brengen.
Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 04/03/2023