Reprobel: hoe breng je jezelf in orde voor de vergoeding voor papieren kopieën en prints, en digitaal gebruik (factuur 2023-referentiejaar 2022)?

Laatste aanpassing: 
02/02/2023

Waarover gaat het?

  1. Maak je fotokopieën van auteursrechtelijk beschermde werken en uitgaven?
    • Dan moet je daarvoor in principe een reprografievergoeding en wettelijke uitgeversvergoeding betalen. Die twee geldsommen garanderen dat auteurs en uitgevers erkend worden voor hun werk. Aan wie je die bedragen moet betalen? Aan de beheersvennootschap Reprobel.
    • Let wel! Het gaat hier enkel om fotokopieën van papier naar papier (via een kopieermachine of multifunctionele printer).
  2. Bijkomend moet je ook rekening houden met een vergoeding als je documenten afprint, inscant, digitaal kopieert vanop het internet of vanuit een beschermde bijlage bij een mail (bv op een harde schijf, tablet, smartphone), digitaal intern verspreidt (bv via intranet, Zoom/Teams), digitaal extern communiceert (bv via mail aan een klant, opdrachtgever, raadsman), in een Powerpoint-presentatie verwerkt of digitaal archiveert.
    • Juridisch gezien bestaat er voor prints en voor digitaal gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken geen wettelijke licentie maar geldt het normale, exclusieve auteursrecht.
    • Anders gezegd, in principe heb je daar vooraf de toestemming nodig van de rechthebbende, ongeacht de bron en de wijze van communicatie (papier of digitaal). In plaats van telkens toestemming te moeten vragen aan elke rechthebbende afzonderlijk, biedt Reprobel de mogelijkheid om je met één licentie voor de prints én het digitale hergebruik van beschermde werken in orde te stellen en zo onbeperkt auteursrechtelijk beschermde documenten te reproduceren en te delen binnen de licentiegrenzen.
    • Die licentie voor prints en digitaal is dus aanvullend op de vergoeding voor het fotokopiëren, maar alle handelingen vallen wel samen onder één globale licentie.
    • Meer informatie over de gecombineerde licentie van Reprobel vind je in deze brochure , in deze praktische handleiding en in dit juridische artikel ivm ondernemingen en digitalisering.
    • Nog meer informatie vind je op https://www.reprobel.be/nl/private-publieke-sector.

Voor welke documenten die je kopieert of print moet je een vergoeding betalen?

Promotarieven gecombineerde licentie 2022 (afhankelijk van aantal werknemers en van categorie)

  1. Tariefcategorie I: alle licentienemers die niet onder de Categorieën II of III vallen.
  2. Tariefcategorie II: licentienemers die een gemengde activiteit uitoefenen, in die zin dat ze naast louter materiële producten of diensten ook een belangrijke intellectuele dienstverlening verstrekken en/of sterk innovatieve professionele activiteiten uitvoeren en/of onderzoekscentra hebben (bv. ondernemingen in de farmaceutische sector, de bank- en verzekeringssector en de financiële dienstverlening, consultants, ondernemingen in de creatieve sector, boekhouders, accountants en bedrijfsrevisoren, architecten en ingenieurs, …).
  3. Tariefcategorie III: licentienemers die uitsluitend of hoofdzakelijk een intellectuele dienstverlening verstrekken (bv. advocaten, notarissen, …).

UNIZO-leden met 5 VTE en meer:

Categorie 1

Categorie 2

Categorie 3

10,5 EUR BTW exclusief per relevante VTE (bedienden) ipv 12 EUR en vrijstelling van de administratieve basisvergoeding van 25 EUR BTW exclusief 15 EUR BTW exclusief per relevante VTE (bedienden) ipv 17 EUR en vrijstelling van de administratieve basisvergoeding van 25 EUR BTW exclusief 22 EUR BTW exclusief per relevante VTE (bedienden) ipv 25 EUR en vrijstelling van de administratieve basisvergoeding van 25 EUR BTW exclusief

UNIZO-leden met personeel maar minder dan 5 VTE (vaste jaarvergoeding voor alle personeelsleden samen):

   

Niet aangeschreven voor ref jaar 2022

tenzij al gecombineerde licentie voor referentiejaar 2021 (in dat laatste geval; 40 EUR exlc. BTW met de UNIZO korting ipv 50 euro excl BTW).

55 EUR BTW exclusief ipv 65 EUR

of

45 EUR BTW exclusief indien voor de eerste keer ingeschreven op de gecombineerde licentie (bv. indien u een start-up bent of indien u vorig jaar enkel nog aangaf papieren reproducties te maken). ! specifieke promocode nodig (zie verder hieronder)

 

 75 EUR BTW exclusief ipv 85 EUR

of 

65 EUR excl. BTW indien voor de eerste keer ingeschreven op de gecombineerde licentie (bv. indien u een start-up bent of indien u vorig jaar enkel nog aangaf papieren reproducties te maken). ! specifieke promocode nodig (zie verder hieronder)

 

UNIZO-leden zonder personeel (vaste jaarvergoeding):

   

Niet aangeschreven voor ref jaar 2022

tenzij al gecombineerde licentie voor 2021 (in dat laatste geval: 30 EUR BTW exclusief, in plaats van 35 EUR.

35 EUR BTW exclusief ipv 40 EUR

of

25 EUR excl. BTW indien voor de eerste keer ingeschreven op de gecombineerde licentie (bv. indien u een start-up bent of indien u vorig jaar enkel nog aangaf papieren reproducties te maken). ! specifieke promocode nodig (zie verder hieronder)

40 EUR BTW exclusief ipv 45 EUR

of

30 EUR excl. BTW indien voor de eerste keer ingeschreven op de gecombineerde licentie (bv. indien u een start-up bent of indien u vorig jaar enkel nog aangaf papieren reproducties te maken). ! specifieke promocode nodig (zie verder hieronder)

 

Wat moet je nu concreet doen?

Reprobel zal ondernemers vanaf januari 2023 aanschrijven met een uitnodiging tot aangifte voor het voorbije jaar 2022. (Voor het jaar 2023 hoeft u dus nog niets te doen). De deadline voor de aangifte is 14 april 2023.

Je hebt 3 verschillende mogelijkheden:

Deze inhoud is enkel voor UNIZO-leden,  of word nu lid.

Meer over: Intellectuele eigendom, Fotokopiëren (Reprobel)

Op zoek naar meer ondernemersinfo?

Voor andere nuttige ondernemersinfo
raadpleeg hier het UNIZO Kennisnet:
geef je zoekterm in of zoek per thema
of trefwoord in onze databank.

Of contacteer UNIZO Ondernemerslijn voor
een persoonlijk eerstelijns advies of een
nuttig contact.

Ons adviesteam staat voor je klaar!