Na meer dan 20 jaar als management assistent en office manager, waagde Inne Bonte de stap naar freelancer. Ze ondersteunt nu ondernemers met hun allround administratie, facturatie, marketing en administratieve processen: “Freelance office manager zijn gaat over meer dan alleen administratie voor mij. Ik wil er natuurlijk voor zorgen dat administratief alles op punt staat, maar ik wil vooral ook dat ondernemers voelen dat ze er niet alleen voor staan.”

Eerste stap als freelancer

Inne werkte al 20 jaar in loondienst, maar met nog 20 jaar te gaan besloot ze dat het tijd was voor een nieuwe wending: “Ik heb in mijn carrière in loondienst voor verschillende bedrijven gewerkt en nam diverse administratieve functies op. Maar ik wist niet welke richting ik uit wilde. Tot iemand mij een keer zei: ‘waarom gebruik je al die ervaring niet als je sterkte?’ Dat heeft mij meteen aan het denken gezet.” 

Vandaag ziet ze haar parcours helemaal anders: “De verschillende bedrijven, sectoren en functies waarin ik ervaring opdeed, vormen net een van mijn grootste troeven. Doordat ik met verschillende ondernemers samenwerk, krijg ik een brede kijk op hoe anderen bepaalde uitdagingen aanpakken. Ik zie welke tools en processen werken en welke aanpak efficiënt is. Die kennis neem ik mee naar andere ondernemers. Uiteraard altijd met respect voor de vertrouwelijkheid.”

In de woonkamer

Bij de opstart van een klant, gaat Inne langs voor een kennismakingsgesprek: “Ik probeer de ondernemer te leren kennen en goed te luisteren naar de noden die zij hebben. Waar lopen ze tegenaan? Wat loopt er mis? Op dat moment leg ik ook uit hoe ik tewerk ga. Een eerste klik en eerste indruk zijn heel belangrijk.” Ze probeert ook altijd een halve dag in te plannen om de ondernemer te volgen zodat ze kan bekijken of ze ook effectief een meerwaarde kan bieden: “Ik wil geen dingen beloven die ik niet kan waarmaken.”

Die eerste stap vraagt vertrouwen. Zeker bij kleine zelfstandigen en kmo’s. Inne voegt nog toe dat kleine zelfstandigen en kmo-ondernemers afwachtend zijn: “Als administratief freelancer sta je dicht bij je klant. Je zit mee in de financiën, boekhouding, planning, en vaak ook bij de ondernemer thuis aan tafel of op de bureau. Je bent van bij de opstart betrokken bij alles. En dat gaat soms verder dan het zakelijke.” Inne leert niet alleen de ondernemer kennen, maar soms ook de partner of kinderen. Daardoor wordt vertrouwen een essentieel onderdeel van haar werk.

Luisterend oor

Inne legt uit dat ze als (freelance) office manager altijd dicht bij de zaakvoerder staat: “Je krijgt vertrouwen, mag meedenken en kan processen optimaliseren. Als freelancer heb je daarin nóg meer impact. Maar alles met mondjesmaat, want kleine kmo’s gaan vaak snel op de rem staan als er te veel te snel verandert. Ze vragen zich dan af wat er zou gebeuren als ze mijn hulp verliezen of zijn behoudsgezind. Ik werk bijvoorbeeld bij een aannemer. Voor hem is administratie echt een last. Hij had twee boekhoudpakketten en werkte nog met afgedrukte papieren facturen. Ik werk nu bijna een jaar met hem samen en ondertussen hebben we één boekhoudpakket geschrapt en zijn we naar digitale facturatie overgegaan. In september laten we ook nog tijdsregistratie installeren zodat de nacalculatie gemakkelijker gaat. Als administratief freelancer luister ik dus voornamelijk en probeer ik administratieve processen zoveel mogelijk te optimaliseren.” 

Naamsbekendheid creëren

Als startende ondernemer moest Inne zichzelf op de kaart zetten. Een goede dienstverlening hebben is één ding. Zorgen dat mensen je vinden is iets anders. Dat deed ze door in te spelen op sociale media. “Eerst heb ik vooral ingezet op Instagram. En eigenlijk werkte dat meteen heel goed. Je moet er dan wel voortdurend aan blijven denken, want die zichtbaarheid verdwijnt ook. Zeker op LinkedIn is het soms moeilijk om zichtbaar te blijven, zeker wanneer je agenda eigenlijk vol zit. Ik heb ook een webpagina gemaakt om mijn aanbod beter in de kijker te zetten.” 

Ook op het vlak van offline netwerk is Inne aan de slag gegaan: “In de maand na mijn opstart nam ik al deel aan een speeddatingevent waar je andere ondernemers uit de streek kon leren kennen. Ik kwam daar in contact met een ex-leerkracht die in het bestuur van UNIZO Leiekracht-Harelbeke zit. Niet veel later werd ik zelf bestuurslid. Dat netwerk bleek meteen waardevol. Via het bestuur heb ik een nieuwe klant binnengehaald. Dat zou nu ook de eerste groep zijn waar ik een beschikbaarheid in mijn agenda zou voorleggen.”

Toch blijft Inne vandaag bewust werken aan haar naamsbekendheid. Met verschillende kleinere klanten is haar inkomen minder afhankelijk van één onderneming, maar Inne blijft vooruitkijken: “Ik zal natuurlijk nooit werkloos zijn als er één klant wegvalt. Maar ik hou het wel in mijn achterhoofd dat ik blijvend moet werken aan mijn naamsbekendheid.”

Vaste klanten

Een jaar na haar opstart werkt Inne samen met 5 vaste klanten en is haar agenda aardig gevuld: “Mijn insteek als freelancer was initieel niet dat ik langdurige samenwerkingen zou aangaan. Ik dacht dat ik bij de ondernemer zou opstarten. Ik zou hun administratief verder helpen, hun processen optimaliseren en dan zouden zij zonder mij verder kunnen. Maar meer en meer merkte ik dat ik een bepaalde vertrouwensrol heb die mijn klanten rust brengt.” 

Volgens Inne is dat meteen ook haar grootste meerwaarde: “Niet mijn administratieve ondersteuning, maar het feit dat ik ook een betrokken sparringpartner en een verbindende schakel ben. Ik breng graag andere ondernemers met elkaar in contact als ik zie dat zij voor elkaar iets kunnen betekenen. Ik geloof sterk in de kracht van samenwerking.” 

Inne voegt toe: “Omdat ik soms ‘slechts’ 4 tot 8 uur bij één klant zit per week, duurt het natuurlijk langer vooraleer ik de processen leer kennen. Dat zorgt er ook voor dat ik veel gemotiveerder ben. Ik vraag voor die uren een bepaald tarief, dus dan moet ik daarin ook echt een verschil maken, vind ik. Als ik bijvoorbeeld een moeilijk telefoontje moet doen, dan kan ik die niet uitstellen naar morgen.”

Grote impact

Aanvankelijk dacht Inne dat haar impact beperkt zou zijn, doordat ze slechts enkele uren per week ondersteuning biedt, maar niets is minder waar: “Als ik met vakantie ga krijg ik toch berichtjes dat ze mij gaan missen. Dat zijn kleine momenten die veel zeggen. Dat is toch altijd een hart onder de riem dat ik goed bezig ben.” Eén compliment vat misschien wel het beste samen waarom ze de stap naar freelancen heeft gezet: “Het mooiste compliment dat ik kan krijgen is dat een ondernemer meer rust ervaart, zich gesteund voelt en weet dat er altijd iemand mee op zoek gaat naar de beste oplossing. Ik denk mee, luister, verbind en geef ondernemers opnieuw ademruimte. Daar ligt de kracht van mijn werk.”