Hou grip op je cijfers én facturen

Inzicht in je financiële situatie is als een kompas voor je onderneming. Het geeft richting en helpt om tijdig bij te sturen waar nodig. Maar hoe hou je grip op je boekhouding? En wat zijn de belangrijkste cijfers om in de gaten te houden? UNIZO-ondernemerscoach Frank Gevaert zet jou op weg.

De boekhouding wordt vaak gezien als een administratieve verplichting. Ook is niet elke ondernemer voldoende onderlegd om de cijfers correct te interpreteren. Frank Gevaert, ondernemerscoach bij UNIZO West-Vlaanderen, ziet dat als een gemiste kans. “Je boekhouding is een goudmijn aan informatie. Ze toont niet alleen wat er in het verleden gebeurde, maar vooral hoe de toekomst van je bedrijf eruit kan zien. Te weinig ondernemers benutten die cijfers optimaal, terwijl ze net een instrument zijn om hun zaak actief aan te sturen.”

Ken je kerncijfers

Voor Frank zijn er vijf kernparameters die elke ondernemer zou moeten volgen: omzet en marges, kostenstructuur, openstaande klanten en leveranciers, liquiditeit en solvabiliteit. “Je brutomarge zegt iets over je prijszetting en aankopen. De kostenstructuur toont welke vaste en variabele kosten zwaar doorwegen. Liquiditeit geeft aan of je op korte termijn je facturen kan betalen. Via het debiteurenbeheer zie je dan weer of klanten wel tijdig betalen. En solvabiliteit bepaalt hoe evenwichtig je balans is: eigen vermogen tegenover schulden. Die vijf inzichten bepalen samen of je onderneming gezond is en tegen een stootje kan.”

Voor Frank is het ook belangrijk om te weten hoe jouw onderneming zich verhoudt tegenover de markt en doorheen het jaar. “Misschien denk je zelf wel dat je goed bezig bent. Maar als de markt een pak beter doet of je in een bepaald seizoen sterk achteruitgaat, zal je een aantal zaken moeten herzien. Je gevoel is subjectief, cijfers zijn een objectieve parameter.”

Vermijd valkuilen

Als je weinig tijd maakt om de cijfers te bekijken of dat te laat doet, wordt bijsturen moeilijk. Bijkomend probleem: er worden vaak interpretatiefouten gemaakt bij het bekijken ervan. “Sommige ondernemers zien winst als cash, terwijl die vaak vastzit in voorraad of investeringen. Of ze denken dat stijgende omzet automatisch goed nieuws is. Maar als je marge krimpt of kosten sneller stijgen, maak je alsnog verlies. En te vaak vergeten ondernemers dat btw geen inkomsten zijn, maar geld dat ze moeten doorstorten naar de overheid.”

Als ondernemers wel regelmatig naar hun cijfers kijken, vergeten ze er vaak acties aan te koppelen. “Een analyse zonder gevolg brengt niets op. Je moet beslissen: waar zit mijn marge? Welke kosten kunnen omlaag? Welke activiteiten zijn winstgevend? En wat doe ik met producten of diensten die verlieslatend zijn? Dat gesprek voeren we tijdens het traject Financieel Inzicht. We vergelijken cijfers met marktgemiddelden en werken samen een actieplan uit. Zo evolueren ondernemers van het passief ondergaan naar een actieve omgang met hun cijfers.”

Tools en inzicht

Digitale hulpmiddelen maken dat eenvoudiger. “Er zijn tal van facturatie- en boekhoudtools op de markt. Het belangrijkste is dat ze passen bij je onderneming. Liever een eenvoudige tool die je écht gebruikt, dan een duur pakket met functies die je nooit bekijkt. Let vooral op integratie met je bank, automatiseringsmogelijkheden zoals herinneringen, en de gebruiksvriendelijkheid. En vraag altijd advies aan je boekhouder: als jullie met hetzelfde pakket werken, win je beide tijd.”

Sowieso is het verstandig om je boekhouder niet alles zelf te laten uitzoeken. “Dat kost je als ondernemer namelijk dubbel: inzicht én geld. Hoe sneller je factureert, hoe sneller je wordt betaald. Wie zelf facturen tijdig maakt, bonnetjes netjes bijhoudt en overschrijvingen correct noteert, vermijdt veel zoekwerk voor de boekhouder. En hoe meer je zelf doet, hoe beter je de cijfers begrijpt. Het voorbereidend werk geeft jou grip én houdt jouw boekhouder tevreden. Zo heeft die meer tijd om proactief mee te denken en jou strategisch te adviseren.”

Discipline inbouwen

Een gouden tip van Frank: plan vaste momenten in om met je boekhouding bezig te zijn. “Reserveer elke week een halfuur in je agenda om facturen te maken, betalingen na te kijken en cijfers door te nemen. Die discipline voorkomt chaos en verrassingen. En ga minstens twee keer per jaar met je boekhouder rond de tafel zitten. Niet alleen om terug te kijken, maar ook om vooruit te plannen.”

Wie mee wil praten met zijn boekhouder of accountant of gewoon meer inzicht wil in zijn financiële situatie, kan terecht in de begeleiding Financieel inzicht van Frank en zijn collega-Ondernemerscoaches. “We bereiken hiermee een diverse groep van ondernemers. Sommigen zijn zoekend en ongerust. Anderen zijn juist heel ambitieus en willen weten wat nog beter kan. Dat is net wat we doen in zo’n traject: we helpen ondernemers op een praktische en laagdrempelige manier meer grip op hun boekhouding te krijgen. En op het einde krijgen ze een rapport met verbeterpunten waar ze zelf verder mee aan de slag kunnen.”