Overheidsopdrachten zijn een interessante maar vaak onbekende markt voor kmo’s en zelfstandigen. De Europese Commissie raamt de markt voor openbare aanbestedingen per lidstaat op ongeveer 15 procent van het bruto binnenlands product. In België ging het in 2024 om een 92 miljard euro. Maar te weinig van dat geld komt vandaag terecht bij kmo’s. Ondanks hun enorme aandeel in onze economie en werkgelegenheid, blijven ze opvallend vaak aan de zijlijn staan. Waarom? En wat moet er veranderen? We spraken met Elise Detavernier van UNIZO over de structurele drempels én de kansen voor ondernemers in deze markt.

Hoe groot is het probleem eigenlijk voor kmo’s op de markt van overheidsopdrachten?

Groot. In België gaat slechts 31% van de overheidsopdrachten naar kmo’s volgens Europese cijfers. Terwijl kmo’s wel 60% van de offertes indienen. (bron en grafieken: Access to public procurement | Single Market and Competitiveness Scoreboard) Je voelt meteen: daar klopt iets niet, we zijn dan ook de slechte van de Europese klas wat betreft gunningen aan kmo’s. Dat is geen kwestie van gebrek aan ambitie bij ondernemers, maar van structurele obstakels. Veel kmo’s willen meedoen, maar voelen zich buitenspel gezet: de procedures zijn te complex, de administratieve last is te zwaar, de selectiecriteria zijn te streng, of de concurrentie met grote bedrijven is gewoon niet eerlijk.

Waar gaat het mis in de praktijk?

Voor veel kmo’s zijn overheidsopdrachten vandaag nog steeds een lijdensweg. Je spendeert makkelijk dagen aan een complexe offerte, wordt geconfronteerd met hoge omzeteisen of dure certificaten, en ziet uiteindelijk de opdracht naar een grote speler gaan die onder de prijs duikt – zonder lokale aanwezigheid of service.

Daarbovenop worstelt de overheid nog steeds met haar imago als trage betaler en weinig transparantie. Laattijdige betalingen creëren onzekerheid en ontmoedigen kmo’s om in te schrijven. Een faire en stipte betaalcultuur is essentieel voor vertrouwen en samenwerking. Ook het correct en transparant rapporteren van de aanbestedingen zorgt voor meer interesse.

UNIZO onderzocht de drempels in de kmo-barometer (Q1 2025) (interne bron KMO-Barometer 2025 Q1). Slechts 30% van de bevraagde ondernemers had de afgelopen 10 jaar deelgenomen aan een overheidsopdracht. Van de deelnemers gaf amper 1 op de 5 aan géén obstakels te hebben ervaren.

Elise Detavernier, Juridisch Adviseur UNIZO-studiedienst

De grootste knelpunten volgens de bevraagde kmo’s:
  • 36% geeft aan dat de complexiteit van procedures het grootste obstakel vormt. De regelgeving en vereisten rondom overheidsopdrachten zijn vaak ingewikkeld voor kmo's.
  • 33% van de respondenten duogal gidt de administratieve lasten als obstakel aan. Het voorbereiden van inschrijvingen vereist een aanzienlijke hoeveelheid tijd en middelen voor kleinere bedrijven. Dit resulteert in een onevenwichtige deelname van kmo's in vergelijking met grotere bedrijven die meer middelen en gespecialiseerde medewerkers beschikbaar hebben.
  • Daarnaast geeft 30% van de responderende kmo’s aan dat de concurrentie met grote bedrijven sterk is. Grote bedrijven beschikken doorgaans over meer middelen en ervaring, wat hen een voordeel biedt. Kmo's hebben moeite om te concurreren met deze grotere ondernemingen, zowel op het gebied van prijs als kwaliteit.
  • Tot slot worden strenge selectiecriteria, gebrek aan transparantie en flexibiliteit en te lange betaaltermijnen als problematisch ervaren.

De conclusie is duidelijk: de toegang tot overheidsopdrachten is voor veel kmo’s nog te hobbelig en onbekend. De wil om mee te dingen is er, maar het systeem moet toegankelijker, eenvoudiger en eerlijker.

Er is een wet goedgekeurd om de toegang van kmo’s te verbeteren. Heeft die geholpen?

Op vraag van UNIZO en de sectoren wil de overheid met een aantal ingrepen overheidsopdrachten kmo-vriendelijker maken. Het resultaat hiervan was de wet tot wijziging van de regelgeving inzake overheidsopdrachten teneinde de toegang van kmo’s tot die opdrachten te bevorderen van 22 december 2023, dit is een belangrijke stap vooruit.

Zo werd het mogelijk – en in sommige gevallen verplicht – om biedvergoedingen toe te kennen bij het opstellen van offertes voor bestekken die vragen naar onder meer monsters, prototypes, maquettes, tekeningen of andere grafische ontwerpen als u de opdracht niet wint. Er is ook voorzien in verplichte voorschotten bij specifieke gevallen, waardoor kmo’s meer financiële ademruimte krijgen bij opdrachten waarvoor anders zware voorinvesteringen nodig zijn. Tot slot is er voorzien in meer transparantie bij opdrachten die op prijs worden gegund: inschrijvers krijgen voortaan meteen na de opening van de offertes inzage in hun eigen plaats in het voorlopig klassement.

Maar de eerste praktijkervaringen leren helaas dat deze maatregelen nog te vaak dode letter blijven. Bepaalde bepalingen worden onvoldoende toegepast of al te gemakkelijk omzeild. De biedvergoeding, bijvoorbeeld, wordt in de praktijk vaak ontweken: overheden kiezen bewust voor procedures waarin ze daartoe niet verplicht zijn, terwijl net in die sectoren – denk aan bouw, architecten, ontwerp of creatieve diensten – substantiële inspanningen worden gevraagd. Bovendien stellen sommige aanbesteders hun documenten zó op dat ze letterlijk geen “ontwerp” vragen, maar impliciet wel degelijk een visie of schets verwachten. In de geest van de wet zou daar een biedvergoeding tegenover moeten staan, maar dat gebeurt vaak niet. De wet laat hier dus ruimte voor misbruik.

Ook de transparantie bij bekendmaking van plaats in het voorlopig klassement schiet tekort. Hoewel de inschrijver zijn eigen plaats in het klassement mag kennen, blijft de rest van de marktinformatie verborgen. Vroeger werden bij de opening gewoon alle totaalprijzen publiek gemaakt. Dat gaf ondernemers vertrouwen én inzicht in hun marktpositie. Nu blijft die duidelijkheid uit, wat voor kmo’s met beperkte middelen het moeilijk maakt om hun strategie scherp te stellen. Bovendien wordt het detecteren van abnormale prijzen op die manier sterk bemoeilijkt.

Wat vraagt UNIZO dan concreet?

Algemeen willen we een verhoging van het aantal gunningen aan kmo’s, minstens naar het Europees streefcijfer wat 60% bedraagt.

Als we willen dat de wet van 22 december 2023 werkelijk het verschil maakt voor kmo’s, dan moeten we ze niet alleen uitvoeren, maar ook verder versterken. UNIZO pleit daarom voor een verplichte biedvergoeding telkens wanneer substantiële creatieve, technische of inhoudelijke input wordt gevraagd, ongeacht de gekozen procedure of de exacte bewoording in het bestek. De huidige praktijk waarbij men de verplichting omzeilt, staat haaks op de geest van de wet.

Daarnaast dringen we aan op een duidelijk richtsnoer of minimumdrempel voor de hoogte van die biedvergoedingen, gebaseerd op een realistische inschatting van de geleverde inspanningen. Te vaak blijft de vergoeding symbolisch, of erger nog: een excuus om nog méér werk te vragen zonder proportionele compensatie. Dat schrikt vooral kleinere spelers af, die geen marges hebben om werk ‘voor niets’ te leveren.

Ook op vlak van transparantie is bijsturing nodig. De nieuwe regeling voorziet dat inschrijvers enkel hun eigen plaats in het klassement mogen kennen. Wat vroeger de norm was – de openlijke bekendmaking van alle ingediende totaalprijzen – is verdwenen. Voor veel ondernemers, zeker kmo’s met beperkte inschrijfcapaciteit, betekent dit verlies aan marktinzichten, wat hen belemmert in hun inschrijvingsstrategie én wantrouwen in de procedure aanwakkert.

Kortom: de intenties van de wet zijn lovenswaardig, maar zonder strikte toepassing, afdwingbare verplichtingen en hernieuwde transparantie zal de impact beperkt blijven. Deze wet moet in de praktijk een echte hefboom worden voor eerlijke toegang, kwalitatieve deelname en gezonde concurrentie voor kmo’s.

Die oefening moet hand in hand gaan met een breder hervormingsproces. Naast de evaluatie en optimalisatie van deze wet schuift UNIZO ook een reeks aanvullende structurele aanbevelingen naar voren, zoals:

  • Vereenvoudiging van ondertekeningsformaliteiten bij offertes, om te vermijden dat kmo’s door administratieve details uitgesloten worden.
  • Herziening van de Europese richtlijnen inzake overheidsopdrachten, die vandaag vaak te complex, juridisch belastend en weinig kmo-vriendelijk zijn. Deze herziening is volop aan de gang en we verwachten een eerste rapport hierover in het najaar van 2025.
  • Toepassing van de lijst onrechtmatige bedingen B2B uit het Wetboek Economisch recht van toepassing op contracten met de overheid. Het is onbegrijpelijk dat de overheid hiervoor wordt uitgesloten.
  • Opstellen van een witte lijst met evenwichtige, kmo-vriendelijke modelclausules die overheden kunnen gebruiken als inspiratiebron voor hun aanbestedingsdocumenten. Dit bevordert eerlijke kansen voor kmo’s, zonder dat er sprake is van discriminatie.
  • Voorzie de mogelijkheid om lokale ondernemingen extra punten toe te kennen op basis van nabijheid. In de huidige regelgeving wordt dit immers uitgesloten vanwege het risico op discriminatie, terwijl een weloverwogen toepassing net kan bijdragen aan duurzame en efficiënte overheidsopdrachten.
  • Meer en betere marktconsultaties, liefst zelfs verplicht bij grotere of innovatieve opdrachten. Zo krijgen kmo’s eerder de kans om input te geven én hun innovatieve oplossingen onder de aandacht te brengen.

Het potentieel van kmo’s in overheidsopdrachten is groot. Maar om dat potentieel ook effectief te benutten, is een stevig, coherent en kmo-gericht regelgevend kader nodig – ondersteund door consequente toepassing én lokale politieke wil/mindset.

Wat kunnen lokale besturen doen voor hun ondernemers?

Meer dan ze zelf vaak beseffen. Lokale besturen besteden samen miljarden euro’s per jaar aan overheidsopdrachten – van IT en communicatie tot onderhoud, bouw en catering. Dat geld kan een enorme hefboom zijn voor de lokale economie, als het gericht wordt ingezet.

Toch blijven kmo’s vaak op de zijlijn staan. Niet omdat ze niet willen, maar omdat ze niet op de radar komen of uit de boot vallen door de manier waarop opdrachten worden opgesteld en gegund.

Er zijn nochtans heel concrete stappen die elke gemeente vandaag al kan nemen:

  • Splits grote opdrachten op in kleinere percelen. Zo geef je lokale ondernemers een realistische kans om in te schrijven, in plaats van de hele opdracht ongewild richting een grote speler te sturen.
  • Gebruik opdrachten van beperkte waarde strategisch. Voor overheidsopdrachten onder de €30.000 geldt geen publicatieplicht, wat kansen biedt om gericht kmo’s te betrekken. In de praktijk gebeurt dit echter vaak willekeurig of via een beperkte, vaste lijst van leveranciers. Het is daarom noodzakelijk dat aanbesteders beschikken over een ruim en divers netwerk van lokale leveranciers en dienstverleners, en dat zij deze ook eerlijk, transparant en afwisselend consulteren.
  • Zet in op actieve communicatie met ondernemers. Organiseer sessies zoals “Zakendoen met je gemeente” (tip dit kan in samenwerking met de LOV), hou een leveranciersdatabank bij, kondig toekomstige opdrachten tijdig aan via de gemeentelijke website of nieuwsbrief.
  • Laat ondernemers zich registreren als ‘stadsleverancier’ en moedig hen aan een visitekaartje te maken op het e-procurementplatform. Zo bouw je een directe lijn uit tussen de aankoopdienst en de lokale markt.
  • Vermijd gunning uitsluitend op basis van de laagste prijs. Lokale overheden kunnen bewust kiezen voor een kwaliteitsvolle benadering door ook punten toe te kennen aan relevante meerwaarden van lokale ondernemers, zoals snelle dienstverlening, nabijheid, flexibiliteit of een sterke servicecomponent. Zo wordt niet alleen de prijs, maar ook de kwaliteit en de maatschappelijke meerwaarde meegewogen in de beslissing. Denk hierbij aan services na aankoop.
  • Schrap onnodige drempels. Vermijd onrealistische omzeteisen, disproportionele referentievoorwaarden of dure certificaten die kleinere bedrijven uitsluiten. Zorg ook voor duidelijke, beknopte bestekken – geen juridisch doolhof van tientallen pagina’s. Toegankelijkheid begint bij eenvoud.

Lokale besturen hebben de unieke kans om met hun aankopen niet alleen producten of diensten in te kopen, maar ook lokale jobs, innovatie en ondernemersvertrouwen te stimuleren. Elke goed gegunde opdracht is een investering in je eigen gemeenschap. Het is tijd dat aankopen opnieuw een economisch én maatschappelijk instrument worden.

Wat weerhoudt hen dan om dat te doen?

Vaak is het een kwestie van beperkte kennis en capaciteit. Veel aankopers zijn toegewijde administratieve medewerkers die zich staande moeten houden in een complexe en sterk gereguleerde markt. De regels rond overheidsopdrachten zijn technisch en juridisch uitdagend, en fouten in overheidsopdrachtdocumenten kunnen zware gevolgen hebben. Het is begrijpelijk dat dit leidt tot voorzichtigheid, waardoor men de opdrachten vaak overlaat aan externe adviseurs of kiest voor veilige, gestandaardiseerde oplossingen. Dat resulteert in formele, juridische bestekken die weinig voeling hebben met de lokale realiteit, en waarin ondernemers zich moeilijk herkennen. Ook de dialoog tussen besturen en lokale ondernemingen blijft hierdoor te beperkt.

Daarom pleiten we voor een structurele professionalisering van het aankoopberoep. Aankopers moeten ondersteund en opgeleid worden om bewuste keuzes te maken rond marktwerking, toegankelijkheid, risicoverdeling, productkennis en lokale meerwaarde.

In diezelfde context groeit ook het gebruik van grote en gezamenlijke raamcontracten, zoals die van het Facilitair Bedrijf of het Strategisch Federaal Aankoopoverleg. Voor lokale besturen met beperkte middelen bieden deze centrale overeenkomsten een begrijpelijke uitweg. Tegelijk zorgen ze onbedoeld voor uitsluiting van lokale kmo’s, door hun schaal, complexiteit en langdurigheid. Willen we raamcontracten als structureel instrument behouden, dan moeten ze kmo-toegankelijk worden ingericht: met kleinere percelen, haalbare selectiecriteria en tussentijdse instapmogelijkheden. Alleen zo blijven lokale ondernemingen betrokken, en behouden we een gezonde markt met ruimte voor innovatie, nabijheid en economische spreiding.

Wat wil je als slotboodschap meegeven aan ondernemers die (nog) niet meedoen?

Laat je niet afschrikken. De markt voor overheidsopdrachten is complex, maar zeker niet gesloten. Vooral bij opdrachten van beperkte waarde liggen er reële kansen voor kmo’s. Zet daarom de eerste stap: schrijf je in op het e-Procurementplatform en maak een sterk, duidelijk visitekaartje aan voor je onderneming. Leg ook contact met je lokaal bestuur, woon infosessies bij, en maak jezelf zichtbaar. UNIZO roept overheden – van lokaal tot federaal niveau – op om bij elke opdracht actief gebruik te maken van deze visitekaartjes en gericht kmo’s te contacteren.

Stuit je op onbegrijpelijke of onwerkbare voorwaarden? Meld het aan UNIZO. Heb je concrete voorstellen om het beter te doen? Laat het ons weten. We leggen de laatste hand aan ons dossier voor beleidsmakers en nemen ook jouw input daarin graag mee.

Hoe meer ondernemers hun stem laten horen, hoe sterker de druk op overheden om écht werk te maken van toegankelijke, eerlijke en kmo-vriendelijke aanbestedingen. Want als de overheid met belastinggeld aankoopt, moet dat in de eerste plaats de samenleving ten goede komen – en precies daar maken kmo’s het verschil.

Nuttig voor jou