Je boekhouding, CRM, bestanden, e-mail, kassasysteem of ERP draait vandaag misschien volledig in de cloud. Handig: je hoeft zelf nauwelijks infrastructuur te beheren en medewerkers kunnen overal werken.
Maar stel eens de omgekeerde vraag:
Wat als je morgen van leverancier wilt of moet veranderen?
Kun je je gegevens eenvoudig meenemen? In welk formaat krijg je ze terug? Wie helpt bij de migratie? Wat gebeurt er met je gegevens nadat het contract stopt? En hoeveel kost vertrekken eigenlijk?
Dat wordt extra actueel. De Europese Data Act verplicht aanbieders van cloud- en andere dataverwerkingsdiensten om overstappen gemakkelijker te maken. Vanaf 12 januari 2027 mogen zij geen overstapkosten meer aanrekenen voor het switchingproces.
Maar regelgeving alleen maakt een overstap nog niet eenvoudig. Een goed cloud-exitplan blijft je eigen verantwoordelijkheid.
Waarom is dit nu belangrijk?
De Data Act is sinds 12 september 2025 grotendeels van toepassing en bevat specifieke regels om zogenaamde vendor lock-in bij cloud- en dataverwerkingsdiensten tegen te gaan.
Aanbieders moeten technische en contractuele obstakels voor overstappen verminderen. Voor Software as a Service en Platform as a Service moeten zij onder meer mogelijkheden voorzien om relevante gegevens te exporteren in een gangbaar en machineleesbaar formaat. Contracten moeten bovendien duidelijker aangeven hoe een overstap verloopt en welke ondersteuning beschikbaar is.
Vandaag mogen providers nog beperkte overstapkosten aanrekenen, maar die mogen niet hoger zijn dan de kosten die rechtstreeks met de overstap samenhangen. Vanaf 12 januari 2027 verdwijnen die overstapkosten volledig.
Dat geeft ondernemingen meer vrijheid, maar betekent niet dat iedere cloudtoepassing met één druk op de knop naar een concurrent kan worden verhuisd.
Je gegevens kunnen overdraagbaar zijn terwijl instellingen, koppelingen, processen of maatwerk dat veel minder zijn.
Voor welke cloudtoepassingen is dit relevant?
Denk niet alleen aan grote cloudplatformen of servers.
Voor een kleine onderneming kan het bijvoorbeeld gaan om:
- boekhoudsoftware;
- CRM;
- ERP;
- kassasoftware;
- documentbeheer;
- cloudopslag;
- e-mail en samenwerking;
- HR- en payrollsoftware;
- webshopsoftware;
- reservatie- of planningssoftware;
- sectorspecifieke bedrijfssoftware;
- cloudservers waarop eigen toepassingen draaien.
Hoe belangrijker de toepassing voor je dagelijkse werking, hoe belangrijker het wordt te weten hoe je er ooit weer uit raakt.
Officiële bronnen
De Europese Commissie geeft in Data Act explained een praktisch overzicht van de nieuwe regels rond het wisselen tussen cloud- en andere dataverwerkingsdiensten. Ze behandelt onder meer gegevensportabiliteit, interoperabiliteit, contracten en de afschaffing van overstapkosten vanaf 12 januari 2027.
Het Belgische BIPT geeft een overzicht van de verschillende toepassingsdata van de Data Act en bevestigt eveneens dat de overstapkosten vanaf 12 januari 2027 volledig verdwijnen.
De Europese Commissie heeft daarnaast standaardcontractbepalingen ontwikkeld voor onder meer Switching & Exit, contractbeëindiging, beveiliging en bedrijfscontinuïteit bij cloudcontracten. Die kunnen ook nuttig zijn als referentie wanneer je een belangrijk cloudcontract afsluit of heronderhandelt.
Bij specifieke juridische vragen kunnen ondernemingen gebruikmaken van de Data Act Legal Helpdesk van de Europese Commissie, die ook vragen behandelt over cloud switching en interoperabiliteit.
