Informatie

Wat is E-facturatie?

Laat ons beginnen bij het begin: wat is e-facturatie? Je kan heel het concept enorm technisch uitleggen, maar het komt hierop neer: je traditionele pdf-factuur maakt plaats voor een gestructureerd xml-bestand. Een elektronisch tekstbestand dat boekhoudsoftware automatisch kan verzenden, ontvangen en verwerken. In plaats van je factuur via e-mail te versturen, zoals bij een pdf, verzend en ontvang je een e-factuur via het beveiligde netwerk genaamd Peppol. Peppol is een beveiligd Europees netwerk dat toelaat om onderling elektronische facturen uit te wisselen op een gestandaardiseerde wijze en volgens een bepaald protocol. Peppol zorgt er dus voor dat facturen veilig en betrouwbaar bij de juiste ontvanger terechtkomen.

Peppol werkt een beetje zoals telefonie: je hebt een abonnement nodig bij een 'provider' om te kunnen bellen. In het geval van e-facturatie noemen we deze providers Access Points. Je sluit dus een abonnement af bij een Access Point om toegang te krijgen tot het Peppol-netwerk.

Veel moderne boekhoudpakketten hebben ingebouwde Acces-Points. Zo kan je rechtstreeks vanuit je boekhoudsoftware e-facturen versturen én ontvangen. In dat geval moet je geen apart abonnement afsluiten.

Expert en onafhankelijk consultant Johan Van Steelandt geeft extra duiding: “Het klinkt allemaal ingewikkeld, maar dat is het niet. Onthoud gewoon goed dat Peppol geen platform is maar een netwerk. Het geeft vorm aan een factuur en zorgt voor de meest goedkope en veilige verwerking. Maar je zal er niet rechtstreeks in werken. Jouw boekhoudpakket zal dat via een accespunt doen. Jouw taak is om een goed pakket/ Acces- Point te kiezen en daar mee te leren werken.”

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 14/08/2025

Waarom een verplichting tot e-facturatie?

Concrete aanleiding is een EU-richtlijn die e-facturatie tegen 2030 verplicht in alle lidstaten. Deze verplichting is een eerste stap naar de intrede van e-reporting, de ‘near real-time reporting’. Met de zogenaamde VIDA-richtlijn, VAT in the Digital Age, wil de Europese Unie de btw-aangifte binnen Europa vereenvoudigen.

Die verplichting kan geautomatiseerd worden op basis van de gestructureerde elektronische factuur, waardoor de administratieve lasten voor bedrijven zullen dalen. De e-reporting zal op termijn de jaarlijkse klantenlisting en de eigenlijke btw-aangifte vervangen. 

Die aanpak maakt deel uit van een mondiale trend waarbij nieuwe technologieën optimaal worden benut om bedrijfsprocessen te vergemakkelijken en tegelijkertijd de controle op de correcte naleving van fiscale regelgeving te versterken. Elektronische rapportering gebaseerd op elektronische facturering maakt het mogelijk om veel sneller, gedetailleerder en betrouwbaarder informatie te krijgen over de belastbare handelingen tussen belastingplichtigen. Met de combinatie van e-invoicing en e-reporting, kunnen we dus de digitalisering van de economie stimuleren

Anderzijds speelt ook de doelstelling van fraudebestrijding mee en de ambitie om de kloof tussen de te verwachten btw-inkomsten en de werkelijke inkomsten (btw-kloof) te dichten.

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 14/08/2025

Wie valt onder de verplichting van e-facturatie?

Opgelet voor foute informatie over e-facturatie

Op het internet circuleren er foutieve berichten rond e-facturatie!

Vanaf 1 januari is het gebruik van een e-factuur verplicht in een B2B-context. Er is geen uitzondering voor micro-ondernemingen. 

Ook als je gebruik maakt van het btw-vrijstellingsregime voor kleine ondernemingen, val je onder de verplichting.

Er komt bovendien geen uitstel van de verplichting. De FOD Financiën zal enkel soepel zijn naar ondernemers die, hoewel ze al tijdig stappen hebben gezet, toch niet klaar zijn voor e-facturatie op 1 januari.

Business-to-business

Vanaf 01/01/2026 moet je verplicht elektronisch factureren in een B2B-relatie.

Wanneer is er sprake van een B2B-relatie voor de verplichte e-facturatie?

B2B staat in het algemeen voor ‘business to business’, van ondernemer naar ondernemer dus. Voor de verplichte e-facturatie moeten we dit nuanceren, gelet op de link met de btw-verplichtingen.

De verplichte e-facturatie geldt enkel als drie parameters voldaan zijn. Zodra één van de parameters niet van toepassing is, geldt de verplichting niet en volstaat een gewone factuur.

1. De persoon die de factuur uitreikt

De persoon die de factuur uitreikt, is een in België gevestigde btw-plichtige (of lid van een btw-eenheid). Hieronder vallen ook ondernemers die de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen gebruiken (vrijstelling van BTW bij jaaromzet lager dan 25.000 euro).

Hierop gelden drie uitzonderingen. De belangrijkste uitzondering zijn de ondernemers die volledig vrijgesteld zijn van btw, omdat zij uitsluitend handelingen verrichten die zijn opgenomen in artikel 44 btw-wetboek. Zij vallen dus niet onder de verplichting tot e-facturatie (en moeten dus geen elektronische facturen verzenden, noch kunnen ontvangen). Dit omvat, bijvoorbeeld, bepaalde medische beroepen, kinderopvang, onderwijs en bepaalde spelers in de cultuursector.

2. De persoon die de factuur ontvangt

De persoon die de factuur ontvangt, moet in België gevestigd zijn (dit omvat ook een vaste inrichting) en voor die handeling zijn Belgisch btw-nummer meedelen. De verplichte e-facturatie geldt dus, bijvoorbeeld, niet als de ontvanger een buitenlands btw-nummer meedeelt.

3. De handeling waarop de factuur betrekking heeft

De factuur wordt uitgereikt voor een handeling die wordt gelokaliseerd in België.

Als de drie parameters vervuld zijn, geldt de verplichte e-facturatie. Logischerwijze is de ontvanger in dit geval ook wettelijk verplicht om de e-factuur te aanvaarden.

Business-to-Consumer

De verplichte e-facturatie geldt niet als jouw klant een consument is.

Als ondernemer kan je dus ook na 2026 gewone facturen blijven versturen naar consumenten. Dit betekent niet dat elektronisch factureren verboden is in een B2C-relatie, maar de consument is niet wettelijk verplicht om een e-factuur te aanvaarden.

Business-to-Government

Sinds april 2019 moeten alle Belgische overheidsinstanties elektronische facturen kunnen ontvangen en verwerken. Dat geldt niet alleen voor de Vlaamse en federale overheid, maar ook voor lokale besturen, intercommunales, politiezones, scholen, cultuurcentra, vzw’s en andere instellingen die onder de wetgeving rond overheidsopdrachten vallen. Kortom: als je factureert aan een organisatie die een overheidsopdracht uitschrijft, moet je dat via e-facturatie doen.

De inwerkingtreding van de verplichting hangt af van de waarde van de opdracht:

  1. Sinds 1 november 2022
    Voor opdrachten met een geraamde waarde gelijk aan of hoger dan de Europese bekendmakingsdrempel (ca. €140.000 voor leveringen/diensten)
  2. Sinds 1 mei 2023
    Voor opdrachten met een waarde van €30.000 of meer
  3. Sinds 1 maart 2024
    Voor alle andere opdrachten, behalve opdrachten met lagere waarde dan €3.000 (excl. btw)

De overheid moet de verplichting tot e-facturatie duidelijk vermelden in de opdrachtdocumenten.

De overheid maakt gebruik van de Peppol - standaard in elektronische facturatie en heeft daarvoor een platform ontwikkeld (Mercurius). Er zal dan ook gevraagd worden om uw facturen aan te leveren in een XML- formaat (UBL 2.0 CENBII) op dat Mercurius-portaal. Ook e-FFF facturen zijn compatibel met Peppol en worden aanvaard door Mercurius.

Als leverancier kan u op twee manieren connectie maken met Mercurius en uw factuur succesvol versturen:

  • Ofwel doet u een beroep op een intermediaire dienstverlener (service provider, software of boekhoudpakket). Dit is interessant voor ondernemers die een globale oplossing wensen voor het ontvangen en verzenden van facturen naar al hun klanten (zowel overheid als private bedrijven).
  • Ofwel kiest u om uw factuur handmatig en gratis in te geven op het Mercuriusportaal. Dit is interessant voor leveranciers die slechts sporadisch factureren naar de overheid.

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 21/10/2025

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

E-facturatie automatiseert het hele proces dat anders (groten)deels manueel gebeurt. Zo wordt ook de kans op menselijke fouten aanzienlijk kleiner. Dat maakt het niet alleen sneller, efficiënter en goedkoper maar ook betrouwbaarder en veiliger. In België worden jaarlijks 1 miljard facturen uitgewisseld. Het automatiseren van de verwerking van die immense hoeveelheden facturen zorgt voor een aanzienlijke efficiëntiewinst.

Studies tonen aan dat e-facturatie de kosten voor opmaak en verwerking aanzienlijk kan verminderen, tot 9 euro per factuur. Alleen al op het vlak van administratieve kosten wordt geschat dat bedrijven en overheden zo jaarlijks 1,8 miljard euro kunnen besparen. De verwerking van facturen is immers een tijdrovende taak. Door de snellere betaling van aankoopfacturen kan je bovendien nog meer besparen. De Vlaamse overheid bijvoorbeeld kon de verschuldigde verwijlinteresten op laattijdig betaalde facturen fors naar beneden halen.

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 14/08/2025

Hoe start ik met e-facturatie?

Om te beginnen met e-facturatie, heb je een geschikte softwareoplossing nodig die e-facturen kan genereren, verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk. Je kunt kiezen uit verschillende softwarepakketten, van grote ERP-systemen tot kleinere facturatie- of boekhoudprogramma's die Peppol ondersteunen. 

Op de website efactuur.belgium.be vind je een lijst met geschikte softwareoplossingen. Al deze bedrijven leveren IT-oplossingen die het Peppol-netwerk ondersteunen.

De federale overheid heeft beslist om zelf geen centraal systeem te ontwikkelen, maar om de markt haar werk te laten doen. Elk bedrijf moet dus kunnen terugvallen op het systeem dat het zelf wilt of reeds gebruikt. Wie enkel factureert aan de overheid kan gebruik maken van Mercurius, dat is helemaal gratis. Expert en onafhankelijk consultant Johan Van Steelandt overloopt wat je als ondernemer moet doen om je klaar te maken voor de overstap:

  • “Neem je telefoon en bel naar je boekhouder. Vraag welk boekhoudpakket die gebruikt. Vraag om advies en om samen het boekhoudpakket waar je nu mee werkt even onder te loep te nemen.
  • “Stel jezelf de vraag of je iets extra nodig hebt”, gaat Johan Van Steelandt verder. “Misschien werk je al met een boekhoudpakket dat e-facturatie ondersteunt. In dat geval moet je niets aankopen. Is dat niet zo, of zoek je extra functionaliteit, ga dan op zoek naar wat er vandaag op de markt aanwezig is.” Het grote aanbod van aanbieders en de stevige concurrentiestrijd leidt tot een scherpere prijssetting. Bepaalde dienstverleners bieden zelfs een gratis (proef)versie van hun software aan.
  • “Nogmaals, de meeste moderne boekhoudpakketten zullen e-facturatie implementeren of al geïmplementeerd hebben. Moet je toch de markt op? Kies dan een systeem op maat. Voor een éénmanszaak kan een heel goedkoop pakket alle hulp bieden. Voor grotere bedrijven is een dienstverlener die echt op maat kan werken zijn geld waard.”

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 14/08/2025

Zijn er steunmaatregelen vanuit de overheid?

De omslag naar de elektronische facturatie brengt kosten met zich mee. UNIZO vroeg en bekwam ook twee fiscale steunmaatregelen voor ondernemers: (i) de tijdelijke verhoogde kostenaftrek en (ii) de digitale investeringsaftrek.

Tijdelijke verhoogde kostenaftrek

Gebruik je een abonnementsformule voor de software die elektronische facturatie toelaat? Dan kan je tijdelijk genieten van een verhoogde kostenaftrek.

  • Wat? Een aftrek van de kosten aan 120%
  • Waarvoor? - De periodieke kosten van factureringspakketten die e-facturatie mogelijk maken - De advieskosten voor de voorbereiding of operationalisering van de e-facturatie-verplichting
  • Voor wie? Zelfstandigen en kleine vennootschappen
  • Wanneer? Voor kosten gemaakt sinds 1 januari 2024 (aanslagjaar 2025) tot en met 31 december 2027 (aanslagjaar 2028)

Digitale investeringsaftrek

Kies je, bijvoorbeeld, voor de aankoop van een factureringspakket of bouw je zelf een IT-platform voor de e-facturatie binnen jouw bedrijf? Op deze activa voor je afschrijvingen uit in de boekhouding, waardoor zij niet in aanmerking komen voor de tijdelijke verhoogde kostenaftrek. Voor deze kosten kan je wel genieten van de digitale investeringsaftrek.

  • Wat? Via de digitale investeringsaftrek kan je een percentage van de aanschaf-of beleggingswaarde van een digitaal vast actief éénmalig aftrekken van de belastbare winst
  • Waarvoor? De digitale investeringsaftrek geldt onder meer voor investeringen in software en apparatuur ter ondersteuning van digitale betalings- en facturatiesystemen
  • Voor wie? Zelfstandigen en kleine vennootschappen
  • Wanneer? De investeringsaftrek geldt éénmalig in het belastbaar tijdperk van de aankoop
  • Welk percentage?  Voor investeringen in digitale vaste activa verkregen of tot stand gebracht vanaf 1 januari 2025, geldt een digitale investeringsaftrek van 20%

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 14/08/2025

Wat als ik niet op tijd klaar ben?

Wie vanaf 1 januari 2026 geen elektronische facturen kan verzenden of ontvangen via het Peppol-netwerk, riskeert een boete:

  • 1.500 EUR de eerste keer
  • 3.000 EUR de tweede keer
  • 5.000 EUR vanaf 3ᵉ schending.

Bij een eerste vaststelling komt er een waarschuwing; vanaf de tweede wordt de boete geïnd. De boetes worden per kwartaal bekeken en gelden ongeacht de waarde van de facturen. 

Bestaande boetes voor het niet opmaken van een factuur of een onvolledige of incorrecte factuur, blijven ongewijzigd en gelden ook voor elektronische facturen.

Tolerantieperiode

De FOD Financiën stelt vast dat bij de invoering van e-facturering, zoals bij elke belangrijke operationele vernieuwing, bepaalde praktische problemen kunnen opduiken of dat welwillende ondernemingen door omstandigheden buiten hun wil om nog niet in staat zijn om al hun verplichtingen correct te vervullen.

Om die reden zal de FOD Financiën gedurende de eerste drie maanden van 2026 tolerant zijn en geen sancties toepassen voor inbreuken die betrekking hebben op de nieuwe verplichting tot e-facturering, maar enkel op voorwaarde dat de onderneming kan aantonen dat ze tijdig en op redelijke wijze voorbereidingen heeft getroffen om de nieuwe verplichting na te leven.

Het gaat dus niet om een algemeen uitstel, maar enkel om een tolerantieperiode voor ondernemers die kunnen aantonen dat ze tijdig en op een redelijke manier begonnen zijn met de voorbereiding!

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 08/12/2025

Wat als mijn klant/leverancier niet klaar is voor e-facturatie op 1/1/2026?

Als je klant of leverancier je een factuur stuurt in een ander formaat dan een gestructureerde elektronische factuur (bv. een pdf via e-mail), dan wordt deze factuur als niet-conform beschouwd.

Gevolgen niet-conforme facturen:

  • Voor de verzender: De verzender kan gesanctioneerd worden met administratieve of fiscale boetes.
  • Voor de ontvanger: De ontvanger kan de btw op deze factuur niet recupereren

Als jouw klant niet klaar is om facturen te ontvangen via Peppol, mag je als verzender een andere wijze van overdracht kiezen van de factuur. De klant loopt het risico om gesanctioneerd te worden. De op alternatieve wijze verzonden factuur is rechtsgeldig en de verzender voldoet daarmee aan zijn wettelijke facturatieverplichting.

Als jouw leverancier niet klaar is, heb je in principe het recht om de factuur te weigeren. Dit is echter bedrijfsmatig niet altijd vanzelfsprekend. De leverancier loopt het risico om gesanctioneerd te worden.

Spoor in elk geval jouw klanten en leveranciers aan om zich in regel te stellen. 

Klanten informeren

Tip: gebruik ons model van mail dat je naar klanten kan sturen om hen aan te manen zich in orde te stellen: 

Ga naar het model

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 07/10/2025

Wat met self-billing?

Self-billing e-facturatie, ook bekend als 'omgekeerde facturatie' of 'reverse billing', is een proces waarbij de afnemer (de klant) een factuur opstelt namens de leverancier.

In de context van verplichte e-facturatie in België vanaf 2026, betekent dit dat bedrijven zowel elektronische facturen moeten kunnen versturen als ontvangen. Self-billing is een toegestane regeling, maar beide partijen moeten ermee akkoord gaan en elke factuur moet de acceptatieprocedures van de leverancier volgen.

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 14/08/2025

Is er een aantal minimum facturen vereist?

Nee, er is geen minimumaantal facturen vereist voor e-facturatie. Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie in België verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen in B2B-relaties, ongeacht het aantal facturen dat ze versturen of ontvangen.

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 14/08/2025

Downloads

Nuttig voor jou