Financiën in de kinderopvang
Een belangrijk aspect bij een kinderopvang is de financiële kant van de zaak. In dit artikel kan je interessante informatie terugvinden om de vinger aan de pols te houden.
Informatie
Financieel- en ondernemingsplan in de kinderopvang
Het is belangrijk een ondernemings- en financieel plan op te maken voor je kinderopvang. Zo krijg je zicht op het financieel plaatje van je opvang.
Het ondernemingsplan geeft je zicht op de risico’s van uw onderneming en zorgt ervoor dat je rekening houdt met alle belangrijke aspecten van een onderneming. Welk budget moet je voorzien om bepaalde ideeën te realiseren? Wat zijn de verwachte kosten en inkomsten die hiermee gepaard gaan? Als je oorspronkelijke plan niet haalbaar blijkt te zijn, moeten er aan je ondernemingsplan een aantal wijzigingen gebeuren.
Het Financieel Kompas Kinderopvang is een werkinstrument dat je kan helpen bij het uitbouwen van je onderneming. Het is een uitbreiding op het startkompas (specifiek voor starters), waarin de verschillende subsidietrappen (trap 1, trap 2) verwerkt zijn.
Het helpt je om de haalbaarheid van je plannen te onderzoeken en is eveneens een hulpmiddel bij het opstellen van uw ondernemingsplan.
Het financieel kompas kinderopvang vind je onderaan deze pagina terug in de downloadzone.
Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 26/12/2023
Boekhouding in de kinderopvang
Een goede boekhouding voeren is meer dan een wettelijke verplichting. Het is onontbeerlijk, want het geeft het een realistische kijk op de financiële situatie van je bedrijf. Zonder goede boekhouding is een gezond bedrijfsbeheer onmogelijk. Ook als je een beroep doet op een externe accountant, volg je dus best ook zelf je boeken regelmatig op.
Vereenvoudigde of dubbele boekhouding
Naargelang de aard en de omvang van je bedrijf voer je één van volgende soorten boekhoudingen, dit is algemeen geldende wetgeving in Vlaanderen:
- Voor eenmanszaken, vennootschappen onder firma, commanditaire vennootschappen en organisaties zonder rechtspersoonlijkheid met een omzet van kleiner dan 500.000 EUR volstaat een vereenvoudigde boekhouding. Ook voor kleine vzw's die voldoen aan een aantal criteria volstaat een vereenvoudigde boekhouding.
- Voor eenmanszaken, vennootschappen onder firma, commanditaire vennootschappen en organisaties zonder rechtspersoonlijkheid met een omzet vanaf 500.000 EUR én voor alle andere vennootschappen (BV, NV, CV,…) is een volledige – dubbele- boekhouding verplicht. Ook vzw's die niet aan de criteria voldoen voor een vereenvoudigde boekhouding dienen een dubbele boekhouding te voeren.
Naast deze algemene richtlijnen, is er echter ook specifieke wetgeving in de kinderopvang, waarbij aan bepaalde organisaties in functie van de hoogte van de ontvangen subsidies toch wordt opgelegd een dubbele boekhouding te voeren ongeacht hun ondernemingsvorm of omzet. Deze verplichtingen kan je verder op deze pagina terugvinden. Als kinderdagverblijf dien je rekening te houden met zowel de algemeen geldende regelgeving als met de specifieke regelgeving voor kinderopvang.
Wat houdt de vereenvoudigde boekhouding concreet in?
Bij een vereenvoudigde boekhouding moet je de volgende boeken bijhouden:
- De financiële dagboeken geven een overzicht van alle contante verrichtingen (kasboek) en alle transacties via de bankrekening (bankboek).
- In het aankoopboek hou je alle inkomende facturen bij.
- In het verkoopboek noteer je alle uitgaande facturen.
- Het inventarisatieboek is een gedetailleerde lijst van het werkelijke vermogen van een onderneming, die minimaal eenmaal per jaar moet worden opgemaakt.
- Elk jaar wordt ook een interne jaarrekening opgesteld, maar je bent niet verplicht om deze openbaar te maken.
Wat komt er allemaal bij de dubbele boekhouding kijken?
Een volledige boekhouding omvat de volgende boeken:
- In het dagboek of journaal schrijf je alle verrichtingen. Je kan ook hulpboeken gebruiken, zoals een aankoopboek of een verkoopboek, waarvan je maandelijks of per kwartaal de gegevens centraliseert in een centralisatieboek.
- Het rekeningenstelsel is een gestructureerd plan waarin alle rekeningen worden ondergebracht. Je moet daarbij een vastgelegd rekeningenstelsel te volgen.
- Je moet minstens elk jaar een inventaris opmaken en ook hier moet je de indeling van het rekeningstelsel respecteren.
- Jaarlijks ben je ook verplicht om een jaarrekening neer te leggen bij de Nationale Bank, waarvan een afschrift wordt gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
In beide stelsels ben je verplicht een boekhouding te voeren die aangepast is aan de aard en omvang van je onderneming. Zij moet voldoende informatie verstrekken over alle verrichtingen in je bedrijf. Deze informatie krijg je uit de verantwoordingsstukken die naar de verschillende verrichtingen verwijzen (facturen, rekeninguittreksels, afschrijvingstabellen, enz.).
Overleg met je accountant
Een goede boekhouding voeren, is een tijdrovende klus. Maak daarom goede afspraken met je accountant over wat jij op jou neemt en wat je liever of beter door je accountant laat doen. Voor een lijst van accountant in jouw regio, kan je terecht bij de betrokken federaties: ITAA. Zorg ervoor dat je accountant op de hoogte is van de sector kinderopvang.
Het belang van een goede accountant
Een goede accountant is van belang voor een optimale financiële werking van een onderneming. Indien je voldoende kennis hebt, kan je een aantal zaken zelf bijhouden. Veel ondernemers kiezen er echter voor om een accountant te raadplegen die het nodige voor jou kan doen. Wat kan je precies verwachten van je accountant? En hoe kan je een goede accountant vinden?
In deze checklist Hoe vind ik een goede accountant? lijsten we op waar je op moet letten bij het zoeken naar een goede boekhouder in de kinderopvang. Het is belangrijk dat je ook voor advies kan rekenen op je boekhouder.
Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 26/12/2023
Fiscale verplichtingen in de kinderopvang
Verplichtingen voor kinderdagverblijven in subsidietrap 1
De organisator die de basissubsidie ontvangt, moet:
- jaarlijks een begroting maken met een overzicht van de voorziene inkomsten en geschatte uitgaven.
- een boekhouding gebruiken die de inkomsten en uitgaven voor de kinderopvang transparant afzondert.
Voor kleine organisaties is het echter vaak niet eenvoudig om uitgebreide documentatie te voorzien en zorgt dit voor een bijkomende administratie. Om deze reden stelde het agentschap Opgroeien samen met de vertegenwoordigers van de sector een schema op dat gebruikt kan worden. Aarzel niet om bij vragen of onduidelijkheden contact op te nemen.
Schema overzicht inkomsten en uitgaven gezinsopvang
Verplichtingen voor kinderdagverblijf in subsidietrap 2
Organisatoren op subsidietrap 2 dienen te voldoen aan de bij subsidietrap 1 vermeldde vereisten.
Daarnaast dienen organisatoren die volgens het wetboek verenigingen en vennootschappen of andere regelgeving een bedrijfsrevisor dienen aan te stellen, zijn verplicht de bedrijfsrevisor ook de doelmatige besteding van de subsidies te laten controleren en attesteren.
Organisatoren met meer dan € 200.000 subsidies
De organisator die een subsidie ontvangt van het agentschap die het bedrag van 200.000 euro (tweehonderdduizend euro) op jaarbasis overschrijdt, voert - in het kader van de verplichting vermeld in het eerste lid - een boekhouding volgens het principe van dubbelboekhouden en voegt een uitbreiding bij zijn rekeningstelsel. Hij maakt een jaarlijks financieel verslag op dat bestaat uit:
- een goedgekeurde jaarrekening;
- een resultatenrekening, opgesplitst voor hetzij groepsopvang, hetzij gezinsopvang;
- een lijst van alle subsidiebedragen, gelinkt aan kinderopvang, die toegekend zijn door een overheid, met vermelding van de toekennende overheid en het doel van de subsidie.
Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 26/12/2023
Subsidies in de Kinderopvang
Het subsidiesysteem in de kinderopvang bestaat uit verschillende subsidietrappen:
- TRAP 0: Geen subsidies
- TRAP 1: De basissubsidie
- TRAP 2: De basissubsidie + de subsidie inkomenstarief
- TRAP 3: De basissubsidie + de subsidie inkomenstarief + de plussubsidie.
Elke soort subsidie heeft zijn eigen berekeningswijze. Hoe deze berekeningen juist in elkaar zitten en hoe de betaling ervan gebeurt leggen we je graag uit in onderstaand Webinar. Dit Webinar wordt gegeven door Dieter Vanhecke van het agentschap Opgroeien.
Een overzicht van alle subsidiemogelijkheden voor kinderopvang baby's en peuters kan je terugvinden op de website van Subsidies Kind en Gezin.
Aandachtspunt: Subsidies worden beschouwd als inkomsten en worden dus ook als dusdanig belast
Uitbreidingsronde subsidie inkomenstarief maart 2023
Op 27 februari 2023 werd de oproep gelanceerd voor nieuwe plaatsen met de subsidie inkomenstarief voor Vlaanderen (met uitzondering van Brussel, Antwerpen en Gent waarvoor een aparte oproep geldt). De oproep en het beslissingskader kan je terugvinden op de website van Opgroeien.
Als je overweegt aan een aanvraag in te dienen om de subsidie inkomenstarief te ontvangen, is het belangrijk dat je hier goed over nadenkt. Het systeem van inkomenstarief heeft heel wat gevolgen voor je werking.
Er werden drie checklists ontwikkeld die je kunnen helpen bij de overstap naar Trap 2 - inkomenstarief:
Checklist 1: Overstappen naar subsidie inkomenstarief: wat betekent dit in de praktijk?
Als je een aanvraag wil indienen voor de subsidie inkomenstarief is het belangrijk dat je goed op de hoogte bent van de gevolgen voor je werking. De subsidie inkomenstarief brengt namelijk heel wat verplichtingen met zich mee. Daarnaast zijn er ook gevolgen indien je niet voor al je plaatsen in een locatie de subsidie inkomenstarief zal ontvangen.) Deze checklist kan je onderaan terugvinden in de downloadzone
Deze checklist geeft een overzicht van alle zaken waarmee je rekening dient te houden.
Wil je een uitgebreid financieel plan opmaken op te bekijken wat de financiële gevolgen zijn voor je opvang? Dan kan je hiervoor gebruik maken van het Financieel Kompas Kinderopvang. Dit financieel Kompas Kinderopvang vind je terug onderaan in de downloadzone. Wil je enkel een inschatting maken van hoeveel subsidies je zou ontvangen? Dat kan aan de hand van de tools op de website van Opgroeien.
Checklist 2: Aandachtspunten bij het indienen van je aanvraag
In deze checklist vind je alle voorwaarden en informatie om een aanvraag in te dienen in voor de oproep voor Vlaanderen in maart 2023.
3. Ik heb een subsidiebelofte inkomenstarief gekregen, wat moet ik doen om te starten?
Als Opgroeien je een positieve beslissing bezorgt krijgt je een subsidiebelofte. Dat wil zeggen dat je het nodige zal moeten doen om je werking aan te passen zodat je klaar bent op de subsidie inkomenstarief te ontvangen en dus een subsidietoekenning aan te vragen. Deze checklist kan je hierbij helpen.
Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 26/12/2023
Financiële problemen
Kampt jouw kinderopvang met financiële problemen?
Op de website van Dyzo kan je heel wat informatie vinden over financiële problemen.
Heb je nog bijkomende vragen? Neem dan zeker contact op met infopunt@mentesvzw.be. We helpen je graag verder. Lid van UNIZO? Dan kan je uiteraard contact opnemen via de UNIZO Ondernemerslijn.
Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 26/12/2023