Belastingcontroleur aan je deur?

Er gelden verschillende termijnen voor de bewaring van documenten, afhankelijk van het type documenten.

• Inzake btw moet je boeken, facturen en dergelijke in beginsel gedurende 10 jaar bijhouden (vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van de factuur of het sluiten van de boeken - tenzij de termijn voor herziening langer loopt). 
• Voor de inkomstenbelasting is het aanbevolen om alle documenten die noodzakelijk zijn om jouw belastbaar inkomen te bepalen (zoals rekeninguittreksels), gedurende 10 jaar (boekjaren) te bewaren. De bewaringstermijn begint te lopen na afloop van het belastbaar tijdperk (boekjaar). In specifieke situaties gelden nog langere termijnen.
• Voor de boekhoudwetgeving moet je de volledige boekhouding bijhouden gedurende 10 jaar (volgend op de belastbare periode). 
• Alle vennootschapsdocumenten (bv. notulen) moet je gedurende 5 jaar bewaren na de datum van bekendmaking van de afsluiting van de vereffening van de vennootschap.  Bij lopende procedures waarin deze documenten noodzakelijk zijn (bv. faillissementsprocedure, gerechtelijk dossier) moet je de stukken uiteraard bewaren tot na afloop van de procedure.

Bewijsmiddelen

Het is voor de fiscus niet altijd gemakkelijk om bewijzen te hebben. De fiscus mag daarom alle door het algemeen recht toegelaten bewijsmiddelen aanvoeren, om het bestaan en het bedrag van de belastingschuld aan te tonen. Zo kan de fiscus gebruik maken van feitelijke vermoedens. Dit is uit het bestaan van gekende gegevens, door een logische redenering, ongekende gegevens afleiden.

De fiscus kan ook gebruik maken van de specifieke bewijsmiddelen die de fiscale wet voorziet. Als de boekhouding grote leemtes vertoont en dus niet controleerbaar en bewijskrachtig is, kan de fiscus de winst of baten van een ondernemer ramen. Dit doet ze op basis van de vergelijking met gelijkaardige belastingplichtigen. Probeer de "vergelijkingsmethode" met sectorgenoten te vermijden door een duidelijke en bewijskrachtige boekhouding te voeren. Wenst de fiscus toch te vergelijken, dan vraag je best raad aan een expert.

Tekenen en indiciën gebruikt de fiscus ook regelmatig. De belastbare grondslag wordt dan geraamd op basis van tekenen en indiciën waaruit een hogere welstand blijkt dan uit de aangegeven inkomsten. Hierbij gaat de fiscus ervan uit dat je uitgaven gebeuren met je belastbare inkomsten van datzelfde jaar.

De fiscus moet bij tekenen en indiciën niet bewijzen dat je een onjuist bedrag heeft aangegeven. Gelukkig kan je het tegenbewijs leveren door aan te tonen dat extra-uitgaven afkomstig zijn van niet-belastbare inkomsten (meerwaarde op aandelen gerealiseerd binnen het normaal beheer van het privé-vermogen, geleend geld, …). Of dat ze komen van reeds belaste inkomsten of van inkomsten uit een ander jaar dan het gecontroleerde jaar.

Uitwisselen van gegevens met het buitenland

De Belgische fiscus kan met de belastingbesturen van de andere lidstaten van de Europese Unie inlichtingen uitwisselen. Zij kan deze gebruiken op dezelfde wijze als rechtstreeks verzamelde inlichtingen. Deze gegevensuitwisseling moet wel volgens een strikt bepaalde procedure verlopen (een rechtstreekse gegevensuitwisseling tussen een lokaal belastingkantoor in Zolder en een lokaal kantoor in Saint-Tropez is bijvoorbeeld niet toegestaan).

De fiscus maakt de laatste jaren meer van deze mogelijkheden gebruik. Denk maar aan de talrijke villa’s in Frankrijk die plots in grote getallen zichtbaar zijn geworden voor de Belgische fiscus.

Intern uitwisselen van gegevens

Alle inlichtingen en stukken die door een fiscale ambtenaar in de uitoefening van zijn functie werden verkregen, kan de fiscus gebruiken voor het opsporen van de verschuldigde belasting.

Alle inlichtingen die bekomen werden door een bepaalde dienst behoren tot het gemeenschappelijk patrimonium van de volledige fiscale administratie. Bovendien mogen de controles inzake inkomstenbelasting door ambtenaren van andere fiscale administraties ( b.v. de douaneambtenaren) worden verricht.

Inzage bankrekeningen

Financiële instellingen moeten de identiteit van hun klanten en de nummers plus (tussentijdse) saldi van hun rekeningen, contracten en levensverzekeringen doorgeven aan een centraal aanspraakpunt bij de Nationale Bank van België.

Als de fiscale controleur in een onderzoek vaststelt dat er aanwijzingen van belastingontduiking zijn, kan hij/zij de beschikbare gegevens over jou opvragen bij dat centraal aanspreekpunt. De fiscus kan deze informatie ook opvragen voor de inning van (niet-)fiscale schulden.

Wat zijn de fiscale verjaringstermijnen?

Een belastingcontrole heeft meestal betrekking op meerdere kalender-/boekjaren. De fiscus kan hierbij niet oneindig in de tijd teruggaan. In de praktijk is een verjaringstermijn van 3 jaar vanaf het begin van het aanslagjaar de regel, als de aangifte correct en tijdig werd ingediend. Bij een gebrek aan aangifte of laattijdige aangifte, geldt een verjaringstermijn van 4 jaar.

Bijvoorbeeld: Wanneer je boekjaar gelijkloopt met het kalenderjaar zijn de inkomsten van 2023 gebonden aan aanslagjaar 2024. De aangifte kan dit jaar gecontroleerd worden tot 31 december 2026. Als je de aangifte echter te laat indiende, is een controle mogelijk tot 31 december 2027.

Voor vennootschappen die hun jaarrekening anders dan per kalenderjaar afsluiten, wordt de aanslagtermijn verlengd met eenzelfde tijdperk als dat welk is verlopen tussen 1 januari waarnaar het aanslagjaar wordt genoemd en de datum van afsluiting van het boekjaar in de loop van hetzelfde jaar.

De aanslagtermijn wordt verlengd, als de fiscus bedrieglijk opzet (fraude) of oogmerk om te schaden kan vaststellen en bewijzen. Bij fraude is er een verjaringstermijn van 10 jaar.

Daarnaast zijn er specifieke situaties waarvoor een verjaringstermijn van 6 of 10 jaar geldt.

Verder kan de administratie alsnog een aanvullende aanslag vestigen wanneer uit bepaalde controles of onderzoeken, uit een rechtsvordering of uit bewijskrachtig gegevens, zou blijken dat bepaalde belastbare inkomsten in de loop van de vijf voorgaande jaren aan de ‘vaststelling’ ervan niet werden aangegeven. Ze hebben hiervoor een bijzondere aanslagtermijn van 12 maanden of 24 maanden (als inlichtingen uit het buitenland komen).

Mag de controleur ook mijn privérekeningen bekijken?

In principe ben je verplicht aan de fiscus alle boeken en documenten voor te leggen die noodzakelijk zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten te bepalen. Als ondernemer, al dan niet met een vennootschap, moet je dus alle beroepsmatige bankrekeninguittreksels voorleggen. Omgekeerd kan de fiscus boeken en documenten van loutere privé-aard niet opvorderen.

Gebruik je je privérekening ook voor beroepsdoeleinden, al is het slechts éénmalig, dan kan de fiscus al de verantwoordingsstukken inzien van de verrichtingen die werden uitgevoerd met die rekening. Deze stukken dienen immers om het privé dan wel professioneel karakter van de verrichting te bepalen.

Je houdt dus best je privérekeningen volledig gescheiden van je beroepsmatig gebruikte rekeningen. Op die manier vermijd je dat de fiscus toegang krijgt tot al jouw privéverrichtingen.

Verloopt de controle volgens de beginselen van behoorlijk bestuur?

De fiscus moet de beginselen van behoorlijk bestuur respecteren. Deze zijn niet uitdrukkelijk in een wet ingeschreven, maar worden door de rechtbanken erkend.

Zo schrijft het redelijkheids- of proportionaliteitsbeginsel voor dat de administratie bij haar onderzoek een afweging moet maken tussen het doel dat zij nastreeft en de middelen die zij daarbij aanwendt.

Bijvoorbeeld: Ellenlange vragenlijsten die de belastingplichtige tot overdreven opzoekingen aanzet, zijn in strijd met het proportionaliteitsbeginsel.

De fiscus moet ook het rechtszekerheids- en vertrouwensbeginsel naleven. Dit houdt in dat de burger moet kunnen vertrouwen op de vaste gedrags- of beleidsregels van de overheid. Deze gedragingen wekken gerechtvaardigde verwachtingen op, die door de overheid moeten worden gehonoreerd.

Bijvoorbeeld: Een akkoord dat door de fiscus met de belastingplichtige wordt gesloten, moet door de fiscus worden gehonoreerd.

Let wel: een akkoord dat duidelijk tegen de wet ingaat, is niet mogelijk. De beginselen van behoorlijk bestuur kunnen het meest succesvol  worden ingeroepen als het over feitenkwesties gaat.

Kan je bij een controle jouw beroepsgeheim inroepen?

Sommige beoefenaars van een vrij beroep zijn door een beroepsgeheim gebonden als de fiscus vragen stelt over de belastingtoestand van hun cliënten. Meer bepaald gaat het b.v. over artsen, apothekers, advocaten, notarissen, gerechtsdeurwaarders, bedrijfsrevisoren en accountants.

Beroept deze persoon zich op het beroepsgeheim, dan moet de fiscus zich richten tot de territoriaal bevoegde tuchtoverheid. Deze oordeelt of en in welke mate de vraag om inlichtingen verzoenbaar is met de eerbiediging van het beroepsgeheim. De fiscus moet zich in principe neerleggen bij het standpunt van dit tuchtorgaan. Bestaat er geen tuchtoverheid die kan oordelen over het beroepsgeheim, dan moet de administratie zelf een standpunt innemen. Zij zal zich hierbij laten leiden door de rechtsleer en de doctrine.

Uiteraard zijn de belastingambtenaren zelf, buiten de uitoefening van hun ambt, verplicht tot de meest volstrekte geheimhouding over alle zaken waarvan zij kennis hebben door de uitvoering van hun opdracht.