Informatie

Wat zijn mijn boekhoudkundige verplichtingen als zelfstandige?

Een goede boekhouding is onontbeerlijk als zelfstandige. Langs de ene kant is dit belangrijk voor je fiscale verplichtingen. Langs de andere kant geeft jouw boekhouding een realistische kijk op de financiële situatie van je bedrijf. Zelfs als je een beroep doet op een accountant, is het belangrijk om je boekhouding regelmatig op te volgen.

Als zelfstandige met een eenmanszaak, moet je in principe slechts een vereenvoudigde boekhouding voeren.

Was je omzet (exclusief btw) over het laatste boekjaar hoger dan 500.000 EUR? In dit geval is een volledige (dubbele) boekhouding verplicht.

Wat is een vereenvoudigde boekhouding?

Een vereenvoudigde boekhoud bestaat uit minstens drie dagboeken:

  • Het financieel dagboek (of kasboek). Hierin vermeld je alle inkomsten en uitgaven (zowel cash-verrichtingen als verrichtingen op je bankrekening);
  • Het aankoopboek. Dit bevat alle inkomende facturen met bewijsstukken;

  • Het verkoopboek. Hierin noteer je alle uitgaande facturen die je opmaakt.

Het financieel dagboek moet je dagelijks invullen. De aan-en verkoopboeken moet je op regelmatige basis updaten.

Naast deze drie dagboeken, moet je jaarlijks een inventarisboek opmaken. Dit is een gedetailleerd overzicht van het vermogen van je onderneming.

Het volstaat om jouw boekhouding elektronisch bij te houden.

TIP: Als UNIZO-lid krijg je een mooie korting bij Dexxter.

Wat met de jaarrekening?

Je bent verplicht om jaarlijks een jaarrekening op te maken. Als je werkt met een vereenvoudigde boekhouding, gelden geen formele vereisten voor jouw jaarrekening.

Als zelfstandige met eenmanszaak ben je niet verplicht om jouw jaarrekening te publiceren.

Een "regelmatige" boekhouding

Het houden van een vereenvoudigde boekhouding betekent niet dat je zomaar wat mag opnemen in jouw boeken en jaarrekening. Jouw boekhouding moet immers "regelmatig" zijn, wat betekent dat deze controleerbaar is. De fiscus moet de gegevens en resultaten van jouw boekhoudkundige verwerkingen a posteriori kunnen controleren.

Bovendien moet je boekhouding aangepast zijn aan de aard en omvang van je onderneming. Zij moet voldoende informatie verstrekken over alle verrichtingen in je bedrijf. Bewaar dus steeds de verantwoordingsstukken bij de verschillende verrichtingen (zoals facturen, rekeninguittreksels en afschrijvingstabellen).

 

het nieuwe UNIZO Startersplatform

Wil je graag meer hulp bij de opstart van je eigen zaak?

Check zeker het UNIZO Startersplatform, waar je je ondernemingsplan van A tot Z kan uitwerken.

 

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 07/08/2025

Wat zijn vaste kosten?

Vaste kosten zijn niet afhankelijk van de omzet. Het zijn dus de kosten die je maakt, ongeacht hoeveel je verkoopt of produceert.

De huur van een winkelpand bijvoorbeeld bedraagt elke maand evenveel, of er nu 1000 klanten komen of slechts 2. Andere vaste kosten zijn onder meer vervoerkosten, kantoorkosten, intresten op leningen, enz.

In werkelijkheid zijn de vaste kosten echter alleen constant binnen een bepaald productievolume. Als dit wordt overschreden, stijgen ook je vaste kosten: je zal dan een grotere ruimte moeten huren, meer personeel in dienst moeten nemen enz. 

Wil je graag meer info over de financiering van je onderneming?

Klik hier voor een individueel begeleidingstraject

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 08/08/2025

Wat zijn variabele kosten?

Variabele kosten zijn rechtstreeks verbonden met je ondernemingsactiviteit. Ze zijn afhankelijk zijn van het productie- en verkoopproces.

Houd je activiteit op, dan vallen de variabele kosten weg.

Naarmate je activiteit stijgt of daalt, zullen de variabele kosten in rechtstreekse verhouding stijgen of dalen volgen.

Grondstoffen zijn een goed voorbeeld: een bakker die dagelijks 200 broden verkoopt, moet dubbel zoveel grondstoffen aankopen als een collega die er maar 100 per dag verkoopt.

Je kan variabele kosten dus eenvoudig uitdrukken als een % van de omzet.

Ben je nog niet helemaal zeker van je opstart of van je idee? Volg dan dit stappenplan:

1. Schrijf je ondernemingsplan met het UNIZO Startersplatform

2. Onderzoek de haalbaarheid van je idee!

 

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 08/08/2025

Wat betekent netto-bedrijfskapitaal?

De eigen middelen en de vreemde middelen op lange termijn vormen samen de permanente en lange termijn financieringsbasis voor je onderneming. 

Dit is belangrijk, want in de praktijk kunnen sommige klanten niet betalen of betalen ze te laat, geraken sommige producten uit de voorraad niet verkocht, ... Met een positief netto-bedrijfskapitaal (m.a.w. voorraden, klantenvorderingen en beschikbaar geld zijn groter dan de vreemde middelen op korte termijn) kan je tegenslagen opgevangen en vermijd je dat je schulden op korte termijn (aan leveranciers, de bank, …) niet kan terugbetalen.

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 07/08/2025

Wat is de liquiditeitspositie?

De liquiditeitspositie is de som van alle beschikbare activa op een bepaald moment. Het gaat hier dus over kasgeld, het geld op de bankrekening en eventueel andere beschikbare activa.

Een project dat op het einde van het jaar winstgevend is, kan in de loop van dat jaar geconfronteerd worden met een tekort aan liquide middelen. Inkomsten en uitgaven sluiten nu eenmaal zelden mooi op elkaar aan.

Ga dus zeker na of je voldoende ontvangsten hebt om je uitgaven te verrichten. Kan je met de inhoud van de kassa en het saldo van de bankrekening alle uitgaven aan? Zeker in de startperiode is dit niet evident.

Naarmate je omzet groeit, kunnen er financiële spanningen optreden. Meer klanten betekent immers ook: de noodzaak grotere stocks aan te leggen, meer openstaande facturen. Naargelang de zaken beter gaan, kan je als starter meer en meer in geldnood komen. Niet omdat je met verlies werkt, maar omdat er steeds meer geld in je exploitatiecyclus gaat ronddraaien.

Dit vertaalt zich vroeg of laat in een kredietbehoefte. Vaak is de winst bij aanvang immers onvoldoende om de steile opgang van een startende zaak te volgen. Het afremmen van de groei van je zaak is dan in veel gevallen een slechte oplossing. Een toegenomen kredietbehoefte is dus niet altijd een symptoom van een slechte gang van zaken, maar is soms noodzakelijk om de snelle groei van je zaak te ondersteunen. Een krediet wordt pas gevaarlijk als het moet dienen als reddingsoperatie.

De liquiditeitspositie is vooral belangrijk op maandbasis. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat je op jaarbasis winst maakt en op jaarbasis geen liquiditeitsproblemen hebt, maar gedurende het jaar wel grote krediettekorten kent. Dit zal dan blijken uit je maandelijkse liquiditeit. Stel dus zeker een liquiditeitsplan op maandbasis op!

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 07/08/2025

Wat zijn de 'normale' afschrijvingspercentages?

Volgende percentages worden over het algemeen beschouwd als “normaal”:

handelsgebouwen, kantoorgebouwen

 3%
nijverheidsgebouwen  5%
machines, uitrusting, inrichtingsmaterialen, ...  10%
informatica (hoofdzakelijk software)                         20%
voertuigen, motorfietsen                                               20%
klein materieel (kan ook computermateriaal zijn)                20 à 100%

Bij tweedehands voertuigen hangt de afschrijvingstermijn af van het aantal jaar dat je ermee denkt rond te rijden (meestal twee of drie jaar).

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 07/08/2025

De noodzaak van het tijdig neerleggen van de jaarrekening

Jaarrekening?

In België moet elke vennootschap met rechtspersoonlijkheid, zoals een BV of een NV, haar jaarrekening neerleggen bij de balanscentrale van de Nationale Bank. Dit moet gebeuren binnen de 30 dagen na goedkeuring door de algemene vergadering. In de meeste gevallen wil dit zeggen dat de jaarrekening ten laatste op 31 juli moet worden neergelegd.

 

Waarom op tijd neerleggen?

In de voorbije jaren tolereerde de Nationale Bank vaak een laattijdige indiening. Dit zal in de toekomst echter niet langer het geval zijn. De Nationale Bank zal een administratieve boete opleggen van 148 tot 1.417 euro. De hoogte van de boete is afhankelijk van de grootte van de vennootschap en het aantal dagen vertraging van de indiening. De Nationale Bank zal deze boete opleggen vanaf de negende maand na de afsluiting van de boekhouding. Dit is dus vanaf 1 september.

Er is dus een gedoogperiode van drie maanden waarin de Nationale Bank geen boete oplegt. Dit wil echter niet zeggen dat een laattijdige neerlegging geen andere gevolgen heeft.

In de eerste plaats zorgt de correcte en tijdige neerlegging van de jaarrekening voor transparantie en rechtszekerheid in het economische verkeer. Andere ondernemingen, leveranciers, banken en investeerders baseren zich namelijk op de jaarrekening om de financiële gezondheid van jouw vennootschap in te schatten.

Laattijdige neerlegging van de jaarrekening leiden tot gerechtelijke sancties. Als derden schade lijden door een laattijdige publicatie, kunnen de bestuurders aansprakelijk gesteld worden. Bij herhaalde inbreuken bestaat er zelfs het risico op gerechtelijke ontbinding, vooral als de vennootschap inactief lijkt of ook andere verplichtingen verwaarloost.

Daarnaast beïnvloedt een laattijdige neerlegging van de jaarrekening ook het kredietprofiel van jouw onderneming. Kredietbeoordelaars nemen dit immers mee als factor in hun beoordeling. Deze score kan een rechtstreekse impact hebben op de financieringsmogelijkheden van jouw onderneming.   

Tot slot is er ook het risico dat potentiële kopers afhaken bij een verkoop of een overname van jouw bedrijf, wanneer de jaarrekening niet tijdig beschikbaar is. Dit wekt namelijk argwaan op en kan jouw onderhandelingspositie ernstig verzwakken.

Conclusie

Leg jouw jaarrekening tijdig neer bij de balanscentrale van de Nationale Bank. Een laattijdige indiening heeft financiële en juridische gevolgen die je als ondernemers liever vermijdt. Maak daarom goede afspraken met jouw accountant.

 

 

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 29/07/2025

Financieel inzicht in jouw zaak

Hoewel financieel inzicht hebben misschien niet voor iedereen is weggelegd, is het wel een absolute must voor ondernemers om hun financiële cijfers te kennen én te begrijpen. Je hoeft daarvoor niet zelf je eigen boekhouding te doen, maar je moet wel op de hoogte zijn van je cijfers om zakelijke en financiële beslissingen te kunnen nemen. Het helpt ook om je budget op te stellen en je daaraan te houden.

Een belangrijke eerste stap hierin: ken je kosten! Je hebt vaste kosten die er altijd zijn en ook altijd gelijk blijven, onafhankelijk van je omzet. Denk bijvoorbeeld aan de huurkosten van je bedrijfspand, de interesten van een lening of de premies van verzekeringen. Daarnaast heb je ook variabele kosten die stijgen of dalen met de activiteitsgraad van je onderneming. Dat zijn bijvoorbeeld geleverde goederen, diensten en grondstoffen die je nodig hebt voor de productie of transportkosten. Personeelskosten kunnen vast zijn, maar zijn soms ook variabel afhankelijk van of je plots meer of minder werknemers nodig hebt. 

Daarnaast moet je ook jouw inkomsten analyseren. Komt er genoeg geld binnen om je kosten te dekken? Ligt de vraagprijs van je product of dienst hoog genoeg voor de inkomsten die je moet halen? Hou je op het einde nog genoeg marge over? Een regelmatige monitoring van inkomsten en kosten, bijvoorbeeld op maandbasis, is zeker geen overbodige luxe. Jouw boekhouder kan jou hierin ook ondersteunen.

Het is eveneens aanbevolen om enkele kengetallen van de financiële gezondheid in kaart te brengen, zoals de liquiditeit, de solvabiliteit en de rendabiliteit. De berekening van deze indicatoren is gebaseerd op jaarrekeninggegevens. Minder evident voor eenmanszaken met andere woorden, maar daarom niet minder relevant.

Liquiditeit: current ratio en werkkapitaal

Liquiditeit meet de mate waarin een kmo haar kortetermijnverplichtingen kan nakomen. Dit in kaart brengen is belangrijk omdat een gebrek aan liquiditeit kan leiden tot betalingsproblemen, zelfs als het bedrijf op langere termijn financieel gezond is, bijvoorbeeld omdat er voldoende eigen vermogen is. Het helpt ondernemers om te anticiperen op cashflow-issues en tijdig bij te sturen.

  • Hoe gemeten? De current ratio meet de verhouding tussen vlottende activa en vlottende passiva, terwijl werkkapitaal het verschil tussen deze indicatoren uitdrukt in euro’s. Een current ratio met een waarde boven 1 wordt vaak als gezond beschouwd, maar dit kan verschillen van sector tot sector. Wat is een gezond bedrag aan werkkapitaal? Dit moet per onderneming worden bekeken want er is geen standaardgetal. Maar het is wel liefst een positief getal (meer vlottende activa dan passiva met andere woorden).

Solvabiliteit

Solvabiliteit beoordeelt de lange termijn financiële stabiliteit door te kijken naar de verhouding tussen eigen vermogen en totaal vermogen. Dit is belangrijk voor starters omdat het aangeeft hoe goed het bedrijf schulden kan aflossen en risico's kan weerstaan, zoals economische downturns. Het helpt ook bij het aantrekken van investeerders of leningen.

  • Hoe gemeten? De solvabiliteitsratio = [Eigen vermogen / Totaal vermogen] × 100. Een ratio boven 30-40% wordt vaak als solide gezien, maar dit varieert per sector.

Rendabiliteit

Rendabiliteit meet hoe efficiënt een starter winst genereert uit haar investeringen en activiteiten. Meteen winst maken als starter is uiteraard niet evident. Integendeel zelfs, de meeste startende ondernemers maken in hun eerste twee jaar zelfs verlies. Geen winst in de beginjaren betekent ook niet dat men faalt. 

  • Hoe gemeten? Een veelgebruikte maatstaf is de return on equity (ROE): [Winst na belastingen / (Eigen vermogen] × 100%. Een ROE boven 10-15% wordt beschouwd als sterk rendabel, maar opnieuw, dit is afhankelijk van de sector.
Meer weten?

Wil je meer inzicht in jouw cijfers, boekhouding en financiële situatie? Wil je jouw boekhouder kunnen begrijpen én met hem kunnen meepraten? Wil je de financiële haalbaarheid van een overname in kaart brengen? Schrijf je dan nu in voor onze begeleiding 'Financieel Inzicht': 

Begeleiding Financieel Inzicht

 

 

 

 

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 19/12/2025

Nuttig voor jou