Algemene voorwaarden

Omdat je niet verplicht bent om met algemene voorwaarden te werken, ben je dus ook niet verplicht om die op de achterzijde van jouw facturen op te nemen.

Als je toch algemene voorwaarden op jouw factuur voorziet, verwijs er dan zeker duidelijk naar op de voorzijde van de factuur: 

Voorbeeld:
Behoudens andersluidende schriftelijke overeenkomst zijn alle handelingen, diensten en overeenkomsten van of met deze onderneming, onderworpen aan de algemene voorwaarden die vermeld zijn op de rugzijde van onze documenten. De klant verklaart deze bepalingen te kennen en ze zonder voorbehoud te aanvaarden.

Let op: nooit enkel op de factuur!!!

Jouw algemene voorwaarden moeten door jouw klant goedgekeurd zijn vóór de aankoop of bestelling. Omdat een factuur pas ná de verkoop wordt meegegeven, is het dus niet voldoende om algemene voorwaarden pas voor de eerste keer op jouw factuur mee te geven!

Algemene voorwaarden op een factuur zijn dus handig als bevestiging, maar zijn op zich niet voldoende om ze te laten gelden tegen de klant. 

Wanneer je algemene voorwaarden gebruikt, is het belangrijk dat jouw klant die ook verstaat. Algemene voorwaarden zijn pas geldig als de klant ze heeft kunnen lezen, wat ook betekent dat de klant ze moet kunnen begrijpen. Een aantal regels waar je rekening mee moet houden: 

Principe: taalvrijheid

De taalwetgeving geldt niet bij de opmaak van algemene voorwaarden. Je bent dus in principe vrij om te bepalen in welke taal je deze voorwaarden opstelt, maar wees daar wel voorzichtig mee: als de klant een andere taal spreekt, moet je kunnen aantonen dat hij de algemene voorwaarden wel degelijk kon verstaan. Zeker ten aanzien van consumenten is het belangrijk dat de algemene voorwaarden zijn opgesteld in de taal die de consument verstaat. Geef een Franstalige klant dus best geen Nederlandstalige voorwaarden mee...

Wat met algemene voorwaarden in het Engels?

Ten aanzien van Belgische kopers mag je er niet van uitgaan dat algemene voorwaarden in het Engels voldoende zijn: naar hen toe moet je steeds een Nederlandse versie meegeven (of een Franstalige, als de klant Franstalig is).

Ten aanzien van buitenlandse klanten kan je wel Engels gebruiken, maar speel je best op veilig door hen de algemene voorwaarden te laten aftekenen. Als de klant de voorwaarden immers tekent, kan hij achteraf niet meer zeggen dat hij ze niet verstond.

Het is belangrijk om altijd de factuurvoorwaarden van jouw leverancier na te lezen. Tussen ondernemers bestaat er immers een zogenaamde 'protestplicht': factuurvoorwaarden die niet werden geprotesteerd, worden geacht aanvaard te zijn, zelfs indien ze afwijken van eerdere algemene voorwaarden. Concreet betekent dat je dus ook voorwaarden op de achterkant van een factuur moet protesteren, wanneer die afwijken van algemene voorwaarden die je eerder zou aanvaard hebben. 

Gaat je niet akkoord met (één van) de voorwaarden, protesteer de betrokken voorwaarde dan schriftelijk en doe dit zo snel mogelijk. Doe dat in elk geval schriftelijk. Het protest moet niet aangetekend gebeuren, maar het spreekt voor zich dat een aangetekend protest gemakkelijker te bewijzen valt.

Aanvaardt jouw leverancier uw protest niet, dan zit er niets anders op dan een andere leverancier te zoeken. Niemand kan immers gedwongen worden aan een bepaalde klant te leveren of zijn contractvoorwaarden aan te passen.