Reprobel

Elke onderneming krijgt inderdaad jaarlijks de vraag zich in orde te stellen met de licenties van Reprobel, en als onderneming mag je die vraag niet negeren. De aangifte is een wettelijke verplichting. 

Heel wat foto’s, artikels, publicaties, … zijn beschermd door het auteursrecht. Iedereen die zo’n auteursrechtelijk beschermde werken kopieert of digitaal verwerkt, moet daar in principe toestemming voor vragen aan de auteur, en zal in principe ook een vergoeding moeten betalen aan de auteur voor die verwerking. 

Ook in ondernemingen worden vaak zo’n publicaties verwerkt. Denk maar aan een kopie die je neemt van een krantenartikel, een printscreen van een website die je naar een collega doorstuurt, een interessant artikel op internet dat je overneemt in een nieuwsbrief  of gewoon bijhoudt op jouw PC, … . Voor elke kopie die je zo maakt moet je een vergoeding betalen die wettelijk is vastgelegd en door Reprobel wordt geïnd. 

Reprobel heeft twee licenties: 

• De ‘Reprografieaangifte’ geldt uitsluitend voor papieren reproducties, zoals fotokopieën van boeken of artikelen:
  • Voor 2017 was het zo dat je een Reprobel bijdrage moest betalen bij de aankoop van een kopieerapparaat of printer, maar dit is afgeschaft sinds 2017 waardoor je niet meer automatisch in orde bent.
  • Je bent dus wettelijk verplicht zo’n reprografie-aangifte te doen, zelfs als je geen kopieerapparaat of printer hebt, en zelfs als je geen enkele papieren kopie hebt gemaakt in het afgelopen jaar. Je kan dan wel een zogenaamde ‘nulaangifte’ indienen.
• De Reprografie-aangifte geldt dus enkel voor papieren kopieën, niet voor digitale kopieën. Daar moet je je dus nog afzonderlijk voor in orde brengen. Dat kan eveneens via Reprobel. Je bent niet verplicht om zo’n licentie voor digitale kopieën via Reprobel te nemen, maar dan moet je dus zoals gezegd voor elke digitale kopie die je wilt nemen afzonderlijke afspraken maken met de betrokken auteurs. Dat is in de praktijk niet mogelijk. Vandaar dat het aangeraden is om toch een licentie te nemen bij Reprobel voor zo’n digitale kopieën. Om het gemakkelijk te maken heeft Reprobel een licentie ontwikkeld die zowel de licentie voor papieren kopieën als de licentie voor digitale kopieën combineert in één licentie: de Bizili-licentie. De Bizili-licentie dekt dus het digitale en papieren hergebruik van auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden binnen ondernemingen, zoals het delen via e-mail, presenteren in een Teams-vergadering of afdrukken van online content.

Het klopt dat niet op elk document dat je kopieert of (digitaal) bewaart, auteursrecht zal rusten. Zo rust er geen auteursrecht op: 

• documenten die je volledig zelf hebt gemaakt (rapporten, templates, contracten, …),
• op ‘open source’ – documentatie of documenten die door de rechthebbende expliciet vrijgegeven werd (bv. “free to use”, Creative Commons zonder restricties),
• documenten waarvan de auteursrechtelijke bescherming verlopen is (bv. zeer oude werken waarvan de auteur al >70 jaar overleden is).
• Facturen, offertes, technische fiches zonder creatieve inhoud
• Documenten voor privégebruik: Reprobel heeft alleen betrekking op professionele context.
  Persoonlijke prints of kopieën buiten je bedrijfsvoering zijn geen Reprobel‑materie.

Voor welke documenten geldt dan bijvoorbeeld wél auteursrecht (en heb je dus een reprobel-licentie nodig?)

• Een artikel uit een krant of een nieuwsbrief dat je digitaal bewaart of op papier kopieert
• Een recept dat je als bakker online vindt, en op de PC bewaart
• Een interessant artikel dat je naar een collega doorstuurt
• En foto die je van internet haalt en in een personeelsmail opneemt
• een foto of een stuk tekst dat je op internet gevonden hebt, en opneemt in een powerpoint-presentatie
• een citaat dat je in een mail verwerkt
• een factuur of bestelbon waar een logo opstaat
• een powerpointpresentatie die je van een leverancier kreeg, en die je op je laptop bewaart
• zelfs op een handleiding kan in sommige gevallen auteursrecht rusten (bijvoorbeeld op de illustraties in de handleiding)

In de brief die u heeft ontvangen van Reprobel, staan normaal gezien inloggegevens waarmee u zich kan aanmelden op het online portaal van Reprobel. Daar kan u uw aangiftes terugvinden en de gegevens aanpassen. Hier kan u dus de ingevulde informatie over het aantal betrokken personeelsleden wijzigen. 

De wijzigingen zullen echter geen invloed meer hebben op de reeds opgestelde factuur. Het is wel aan te raden om de gegevens te wijzigen voor aangiftes in de toekomst. Voor de huidige factuur is de enige mogelijkheid om de factuur te betwisten. Dit kan door een aangetekende brief te sturen naar de maatschappelijke zetel van Reprobel, of via mail aan facturen@reprobel.be. De betwisting moet gebeuren binnen de 14 dagen na de factuurdatum. In die betwisting kan u dan aangeven dat er een vergissing gebeurde bij het indienen van de aangifte en dat u de gegevens wenst aan te passen.

Neen, de Bizili-licentie geeft alleen dekking voor de beschermde werken die in het repertoire zitten van Reprobel, en voor gebruik dat door de Bizili-licentie is toegelaten. 

Zo geeft de Bizili-lientie geen dekking voor: 

• Handelingen waarvoor een licentie op de markt beschikbaar is (Copiepresse, Licence2publish, databanken, …)
• Externe communicatie als ze 1-to-many is (bv. een digitale nieuwsbrief of een promotiecampagne). De Bizili-licentie geeft je dus niet het recht om een foto van iemand anders te verwerken in een direct marketing mailing of in jouw nieuwsbrief
• Publicatie op sociale media of een publieke website: de Bizili-licentie geeft je dus ook niet het recht een foto van internet te halen en die te gebruiken op jouw sociale media of op jouw website
• Externe presentaties: de licentie geeft je evenmin het recht om beschermd werk te gebruiken in presentaties die je aan externen geeft. Presentaties die louter binnen jouw bedrijf zelf gegeven worden, zijn wel gedekt. 

Voor al die zaken heb je dus nog steeds een afzonderlijke toestemming nodig van de auteur, zels als je een Bizili-licentie hebt. Een volledig overzicht van wat wel of niet mag met de Bizili-licentie vind je hier