Personeel aanwerven
Waar moet je op letten als je personeel aanwerft? Wat zijn de wettelijke verplichtingen en welke formaliteiten moet je in orde brengen?
Informatie
Wat voor werknemer kan u aanwerven?
In principe kan in België elke vennootschap en iedereen die meerderjarig is, personeel aanwerven en zich dus werkgever noemen. Een werknemer is dan iemand die zich verbindt om tegen loon en onder gezag van een werkgever arbeid te verrichten.
Er zijn in totaal meer dan 30 werknemersstatuten, waarvan de belangrijkste de arbeiders en de bedienden zijn. Maar ook dienstboden, huispersoneel, leercontracten en jobstudenten komen vaak voor. We beperken ons hier verder tot het vast aanwerven van een arbeider of bediende, tot nader order nog steeds verschillende statuten, gebaseerd op ‘handenarbeid’ of ‘hoofdarbeid’.
Zeker in bepaalde beroepen (bakkers, kappers…) werken veel zelfstandigen met een leercontract: een speciaal contract waardoor jongeren van 15 tot 18 jaar, naast hun algemene vorming, ook praktische ervaring kunnen opdoen om later al dan niet zelfstandig dit beroep uit te oefenen. De loonkost van een leerling is aanzienlijk lager dan die van een gewone werknemer, maar u moet wel aan een aantal voorwaarden voldoen en werken onder toezicht van een leersecretaris. Info: www.leertijd.be.
Een interessante en nog te weinig gebruikte formule is de IBO, de individuele beroepsopleiding op de werkvloer, onder toezicht van de VDAB. U betaalt daarvoor geen loon of RSZ, enkel een productiviteitsvergoeding. Maar als de opleiding, die 1 tot 6 maanden kan duren, succesvol wordt afgerond, bent u wel verplicht om de werknemer onmiddellijk een contract voor onbepaalde duur te geven en hem minstens even lang in dienst te houden als de duur van de opleiding. Info: www.vdab.be/ibo.
Opgelet: mensen die niet onder uw gezag werken, zoals een zelfstandige, kunt u uiteraard niet als werknemer aanwerven.
Een gepensioneerde kan wel, maar die mag maar tot een bepaalde inkomensgrens bijverdienen, anders wordt het pensioen verminderd met het percentage waarmee het grensbedrag van de toegelaten arbeid wordt overschreden of zelfs helemaal geschorst. Sinds 2015 mogen gepensioneerden die ofwel een loopbaan van 45 jaar hebben, ofwel de leeftijd van 65 jaar bereikt hebben, onbeperkt bijverdienen. Info: Mag ik nog bijverdienen als ik op pensioen ben? | RSVZ.
Uw echtgenote kan als werknemer werken, als een gezagsrelatie kan worden aangetoond.
Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 24/02/2023
Hoe kies je geschikt personeel?
Onderschat het belang van het sollicitatiegesprek niet: iemand aanwerven kost veel geld, een verkeerde aanwerving is dan ook heel duur. Hoe bereid je een sollicitatiegesprek voor? Maak op voorhand een duidelijke afspraak met de kandidaat: waar en wanneer gaat het gesprek door, wie zal het gesprek voeren, zijn er ook (praktische) tests? Kijk intern wie de juiste mensen zijn om het gesprek te voeren. Maak een lijst van onderwerpen die je wil bespreken met de kandidaten.
Lees hieronder hoe je dat doet of ga meteen naar STAP 3: Welke verplichtingen als je iemand aanwerft?
Hoe verloopt een gesprek?
- Begin met de sollicitant op zijn gemak te stellen, bijvoorbeeld door te vragen naar de rit naar het bedrijf, hem iets te drinken aan te bieden...
- Stel open vragen die relevant zijn voor de inhoud van de functie: ervaring, opleiding, kennis... Durf door te vragen. Zo krijg je een goed zicht op de werkelijke kennis en ervaring.
- Stel vragen die een zicht geven op de persoonlijkheid van de kandidaat. Is hij extravert, een volger, een leiderstype?
- Laat de kandidaat ook zelf vragen stellen.
- Vertel over de onderneming, de afdeling waar de kandidaat zou terechtkomen en de functie.
- Beëindig het gesprek met een duidelijke afspraak over wanneer je iets zal laten weten en wat dan eventueel de volgende stappen zijn.
- Neem steeds nota’s tijdens het gesprek, zodat je nadien een goede vergelijking kan maken.
Wat na het gesprek?
Na de gesprekken leg je de verschillende kandidaten naast elkaar. Bij twijfel kan je er twee of drie uitnodigen voor een extra gesprek, bijvoorbeeld met een bijkomende gesprekspartner. Wat ook het resultaat is, hou je aan de afspraak die je met de kandidaat maakte. Geef feedback! Sollicitatiefeedback geven heeft alleen voordelen, zowel voor jou als werkgever, als voor de werkzoekende.
- Zo helpt de feedback VDAB om enkel de meest geknipte kandidaten te selecteren en stijgt zo de kans dat de vacature sneller ingevuld geraakt.
- Ook voor de werkzoekende is eerlijke feedback erg waardevol. Zo ontdekt hij of zij wat de sterke punten zijn en waar hij of zij nog aan kan werken.
- Heb je minder goede ervaringen met de sollicitant of zijn er problemen? Geef ook deze feedback door aan VDAB.
EXTRA
Checklist "Hoe kies je de meest passende medewerker voor jouw onderneming?"
Feedback geven aan VDAB kan heel eenvoudig:
- Online
- Surf naar www.vdab.be/werkgevers en meld je aan in ‘mijn vdab’.
- Klik op ‘mijn jobs’ en selecteer de vacature.
- Klik op de kandidaat waarvoor je feedback wil geven.
- Kies de gepaste feedbackoptie (sollicitatieprocedure bezig, aangeworven, niet aangeworven, ...)
- Geef je feedback en klik op ‘bewaar’.
- Bel of mail je contactpersoon bij VDAB.
- Neem contact op met de Servicelijn op het nummer 0800 30 700.
TIP
Een sollicitatiegesprek is vaak maar één element uit een reeks stappen die een kandidaat moet doorlopen. Daarnaast selecteer je ook op basis van:
- CV en formaliteiten
- Praktische tests, bijvoorbeeld door de kandidaten een pitch te laten doen
- Tests (talenkennis, intelligentie, assessment...)
- Bereid een gesprek goed voor en bepaal de criteria die je zal hanteren.
- Pak een gesprek gestructureerd aan en neem nota’s.
Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 06/09/2024
Welke verplichtingen heb je als je (voor het eerst) personeel aanwerft?
- RSZ-aansluitingsnummer aanvragen. Al wie personeel wil tewerkstellen, moet zich inschrijven bij de FOD Sociale Zekerheid en een RSZ-nummer aanvragen.
- DIMONA-aangifte. Wanneer je een nieuwe werknemer aanwerft, moet je een DIMONA- aangifte (Declaration Immediate / Onmiddellijke Aangifte) doen.
- Aansluiten bij een kinderbijslagfonds. Vanaf 1 januari 2019 ben je als werkgever niet langer verplicht om je aan te sluiten bij een kinderbijslagfonds. Jouw werknemer kan dan vrij kiezen bij welk kinderbijslagfonds hij zich aansluit.
- Aansluiten bij een vakantiefonds. Als je arbeiders in dienst hebt, moet je je ook aansluiten bij een vakantiefonds dat voor jouw vakgebied bevoegd is.
- Aansluiten bij een erkend sociaal secretariaat. Verplicht is het niet, maar het is aangeraden een beroep te doen op een erkend sociaal secretariaat voor het vervullen van de vele uiteenlopende sociaalrechtelijke formaliteiten in het kader van een aanwerving. Daarvoor kan je terecht bij Liantis sociaal secretariaat.
- Externe Dienst voor preventie en bescherming op het werk. Voor bepaalde aspecten inzake welzijn op het werk moet je een externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk inschakelen. Daarvoor kan je terecht bij Liantis risk preventie en welzijn.
- Aansluiten bij een arbeidsongevallenverzekering. Iedere bedrijfsleider die personeel in dienst heeft, moet zich aansluiten bij een erkende verzekeringsmaatschappij of een gemeenschappelijk fonds. Je kan terecht bij Liantis risk solutions.
- Personeelsregister aanleggen en aanvullen. Bij werknemers die niet onder DIMONA vallen (stagiairs, PWAers, vrijwilligers, ), kan je hun in- en uitdiensttreding niet elektronisch aangeven. In plaats daarvan moet je een personeelsregister bijhouden. Op elke plek waar je die werknemers tewerkstelt, moet zo’n personeelsregister zijn.
- Een arbeidsreglement opstellen. Zodra je werknemers in dienst hebt, is een arbeidsreglement verplicht. Laat je hiervoor bijstaan door een sociaal secretatiaat zoals Liantis.
- Opmaken van arbeidsovereenkomst. Voor elke werknemer die je in dienst neemt, moet je een arbeidsovereenkomst afsluiten. Hier kan je terecht voor een model van arbeidsovereenkomst!
Liantis (Sociaal secretariaat)
Laat je bijstaan door Liantis! Je kan bij Liantis terecht voor alle verplichtingen, maar ook voor een vlotte opstart, deskundige informatie en handig advies op maat van je onderneming en sector. Meer info op: www.liantis.be. Je vindt er o.a. een e-book rond het starten met personeel.
Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 22/09/2025
Strijd tegen discriminatie bij aanwerving: Wat houden de Brusselse praktijktesten juist in?
Tegen het advies van UNIZO in, heeft de Brusselse Regering het principe van de praktijktesten en mystery calling ingevoerd. Ze wil hiermee de discriminatie bij aanwerving door werkgevers opsporen en bestraffen.
UNIZO heeft zich altijd verzet tegen deze werkwijze. Ze criminaliseert de werkgevers en stelt hen verantwoordelijk voor het veel breder maatschappelijk probleem van discriminatie. Ook voor UNIZO is discriminatie onaanvaardbaar, maar het probleem stelt zich niet alleen op de arbeidsmarkt, maar bijvoorbeeld ook op de huurmarkt. Bovendien gebeurt discriminatie ook door klanten, werknemers, … en niet alleen door werkgevers.
Desondanks kunnen Brusselse inspecteurs vanaf 1 januari 2018 discriminatietesten uitvoeren bij Brusselse werkgevers. De test mag niet zomaar uitgevoerd worden. Ze mogen slechts gebruikt worden in geval van klachten, meldingen of sterke vermoedens van discriminatie (t.t. z. op basis van ernstige aanwijzingen van praktijken die men zou kunnen bestempelen als directe of indirecte discriminatie).
Deze discriminatietesten kunnen door de Gewestelijke werkgelegenheidsinspecteurs uitgevoerd worden onder een valse naam of zonder hun identiteit kenbaar te maken. Zij mogen hierbij de werkgever niet uitlokken, dit wil zeggen hem niet aanzetten tot het plegen van een overtreding waarvan hij niet de intentie had ze te begaan. Ook moeten de inspecteurs zich beperken tot het creëren van een normale situatie inzake aanwerving of tewerkstelling.
De testen beogen situaties van aanwerving, rekrutering en tewerkstelling te controleren. Het kan dus gaan om een praktijktest of ‘mystery caling’.
De praktijktest kan telefonisch, via de post of per e-mail uitgevoerd worden door de inspecteurs. Hij bestaat erin minstens twee gelijkaardige sollicitaties of cv’s te versturen die enkel verschillen op het criterium dat mogelijk tot discriminatie leidt en gecontroleerd moet worden. Mystery calling laat de inspecteurs toe contact op te nemen met werkgevers om zich ervan te vergewissen dat ze niet ingaan op discriminerende verzoeken van een mogelijke klant. Op die manier kan de inspecteur contact opnemen met een werkgever om zich ervan te verzekeren dat deze werkgever niet ingaat op een discriminerend verzoek gebaseerd op een of ander beschermd criterium (zoals de afkomst, de leeftijd, de gezondheidstoestand, de woonplaats, etc.).
In geval van een positieve test organiseert de inspectie verhoren met de werkgever in kwestie of zijn vertegenwoordiger. Dit kan leiden tot een strafvordering (doorverwijzing van het dossier naar het arbeidsauditoraat) voor de gevallen van opzettelijke discriminatie, tot herinneringen aan de wet en sensibiliseringsacties voor de gevallen van onopzettelijke discriminatie.
Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 29/11/2024
Kan ik asielzoekers inschakelen in mijn onderneming?
Asielzoekers zijn mensen die een aanvraag om internationale bescherming indienen bij de Dienst Vreemdelingenzaken om erkend te worden als vluchteling, zoals gedefinieerd in de Conventie van Genève. Een asielzoeker moet zich, na de aanmelding bij de Dienst Vreemdelingenzaken, aanmelden bij het gemeentebestuur van de woonplaats (bijvoorbeeld waar het opvangcentrum is gelegen).
Het gemeentebestuur overhandigt de asielzoeker een attest van immatriculatie model A (oranje kaart) met een geldigheidsduur van 4 maanden én kan telkens 4 maanden verlengd worden Deze oranje kaart is het verblijfsdocument van de asielzoeker.
Na een wachtperiode van 4 maanden, heeft de asielzoeker van rechtswege recht om te werken, tenzij hij/zij in die periode al een betekening heeft ontvangen van een weigeringsbeslissing van het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen. Asielzoekers die dus nog maar pas hun asielaanvraag hebben ingediend, komen nog niet in aanmerking voor aanwerving. Of een asielzoeker mag werken of niet, is terug te vinden op die oranje kaart.
Op de dag dat de beslissing door het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen of door de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, wordt betekend, vervalt het recht op arbeid:
• Ofwel is er een negatieve beslissing en dan vervalt het recht op verblijf en dus ook het recht op werken.
• Is de beslissing positief, dan is de asielzoeker een erkend vluchteling en is er geen bijkomende arbeidsvergunning meer vereist.
In het geval van een negatieve beslissing is het dus van groot belang dat je hier als werkgever kennis van hebt, anders stelt je iemand illegaal tewerk.
Eens een asielzoeker zijn erkenning als erkend vluchteling heeft, geniet hij/zij als erkend vluchteling van dezelfde rechten (en plichten) als een Belg. Op vlak van tewerkstelling of het starten van een eigen zaak, zijn er geen bijkomende voorwaarden.
Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 06/09/2024
Niet-Europese werknemers aanwerven via het uniek portaal
Toelating tot arbeid
Wil je als werkgever een niet-Europese werknemer aanwerven? Dan heb je in de meeste gevallen een toelating tot arbeid of een gecombineerde vergunning (toelating tot het grondgebied én toelating tot arbeid) nodig. Hieronder vind je een praktisch overzicht.
Aanvragen voor een werkvergunning voor niet-Europese onderdanen kunnen vanaf nu digitaal ingediend worden via het ‘Uniek loket’, terug te vinden via ‘Working in Belgium’.
De regio’s binnen België hanteren diverse implementatietermijnen. Voor de aanvraag tot single permit was het gebruik van het ‘Uniek loket’ reeds verplicht vanaf 2021. In het geval van de werkvergunningen:
- Brussels Hoofdstedelijk Gewest: aanvragen vanaf mei 2026 verplicht via het ‘Uniek loket’.
- Vlaanderen: Aanvragen via het ‘Uniek loket’ zijn mogelijk vanaf mei 2026 en worden verplicht vanaf september 2026. Tot dan kan gewerkt worden via de huidige procedure en documenten.
Via die onlinedienst ‘Uniek loket’ kan je als werkgever een werkvergunning of een gecombineerde vergunning voor België en haar gewesten aanvragen voor een niet-Europese werknemer (buiten de EER + Zwitserland). Ook een door jouw aangestelde mandataris kan die aanvraag indienen.
De federale overheid is verantwoordelijk voor de toelating tot het grondgebied. De regionale overheden zijn bevoegd voor de toelating tot arbeid. Concreet betekent dit laatste:
- Brussel: Brussel Economie en Werkgelegenheid – Directie Economische migratie
- Vlaanderen: Departement WEWIS – Dienst Economische Migratie
De directe link naar het Uniek loket vind je hier .
Wanneer is er geen toelating nodig?
In een aantal gevallen hoef je als werkgever geen toelating tot arbeid aan te vragen. Er zijn vier situaties waarin een vrijstelling geldt:
- EER-lidstaat of Zwitserland
Buitenlandse werknemers met de nationaliteit van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (open definitie) (EER) of Zwitserland hebben geen toelating tot arbeid nodig. Ook voor gedetacheerde werknemers die één van die nationaliteiten hebben, is er geen toelating tot arbeid vereist.
- Bepaalde gedetacheerde werknemers
Een gedetacheerde werknemer wordt door zijn buitenlandse werkgever naar België gestuurd om er voor een bepaalde tijd te werken op het grondgebied van een gewest. Voor de buitenlandse gedetacheerde werknemer is in principe een toelating vereist, tenzij hij valt onder één van de hieronder opgesomde vrijgestelde categorieën:
- Korte tewerkstelling als gedetacheerde (maximaal 90 dagen binnen een periode van 180 dagen), mits Limosa-aangifte
- Tewerkstelling als gedetacheerde (meer dan 90 dagen), mits Limosa-aangifte
- Korte tewerkstelling als gedetacheerde (maximaal 90 dagen binnen een periode van 180 dagen), zonder Limosa-aangifte
- Buitenlanders die om andere redenen dan werk al wettig in België verblijven
Indien de buitenlandse werknemer niet naar België is gekomen om hier te werken, maar om een andere reden, bijvoorbeeld in het kader van gezinshereniging of als vluchteling. In dat geval zijn er twee mogelijkheden:
- Buitenlander met onbeperkt verblijfsrecht heeft geen toelating tot arbeid nodig.
- Buitenlander met beperkt verblijfsrecht heeft op zijn verblijfsdocument een vermelding of hij al dan niet mag werken.
De buitenlander die de toelating krijgt om in België te werken, moet voldoen aan één van de verblijfsredenen uit het Koninklijk Besluit van 2 september 2018.
- Andere situaties
- Werkt de buitenlandse werkkracht volledig in het buitenland (bijvoorbeeld via thuiswerk of in een buitenlands kantoor) en komt hij niet naar Vlaanderen, dan is geen Vlaamse toelating tot arbeid nodig
- Komt de werknemer af en toe naar Vlaanderen voor bijvoorbeeld overleg, dan kan dit zonder toelating tot arbeid zolang het om korte professionele prestaties gaat.
Hoe vraag je een toelating tot arbeid aan?
Valt je situatie niet onder een van bovenstaande vrijstellingen? Dan moet je als werkgever een aanvraag indienen, via het ‘Uniek loket’ vóór de buitenlandse werknemer in België aan de slag gaat/aanwezig is (in het geval deze niet over een geldig verblijfsdocument beschikt).
Wie dient de aanvraag in?
Het is de werkgever (of diens vertegenwoordiger/mandataris) die de aanvraag indient. De aanvrager moet een natuurlijke persoon zijn die regelmatig in België verblijft. Is de werkgever in het buitenland gevestigd, dan moet een gemachtigde in België de aanvraag indienen.
Of je nu een werkvergunning of single permit moet aanvragen hangt hoofdzakelijk af van de duur van de (te verwachten) tewerkstelling. Ook het soort werk dat de buitenlandse arbeidskrachten zullen verrichten, zal bepalen of deze worden toegelaten tot de arbeidsmarkt binnen het gewest. Afhankelijk van de categorie werk, kunnen extra voorwaarden worden opgelegd door de regio’s.
Wil je hierover meer weten?
Controles en handhaving
De verschillende inspectiediensten, zowel federale als regionale, zien toe op de naleving van de regelgeving rond de tewerkstelling van buitenlandse werknemers. Zorg er dus voor dat je als werkgever alle documenten correct bijhoudt.
Niet-Europees en zelfstandige in België?
Ben je geen EU-onderdaan en wil je een zelfstandige activiteit uitoefenen in België? Dan heb je geen toelating tot arbeid nodig, maar wel een beroepskaart.
Meer info
- Brussel: De beroepskaart voor niet-Europese onderdanen
- Vlaanderen: Beroepskaart voor buitenlandse ondernemers
Contacteer de UNIZO-Ondernemerslijn via ondernemerslijn@unizo.be of bel gratis naar 02 21 22 678.
Downloads
Werken jouw (onder)aannemers in Vlaanderen met buitenlandse arbeidskrachten of met zelfstandigen? Check dan een aantal documenten vooraf om malafide praktijken te vermijden. Essentieel, want als zij de wet overtreden, kan jij mee aansprakelijk worden gesteld.
In deze Snelwijzer ‘hoe malafide (onder)aannemers vermijden’ leggen we je haarfijn uit hoe je problemen kan vermijden.
Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 13/05/2026