Een betaalterminal: kopen of huren?

Om kaartbetalingen te kunnen aanvaarden, moet je in eerste instantie een betaalterminal hebben. Maar moet je die kopen, of kan je er beter eentje huren? En welke dan? 

Betaalterminal kopen

Ongeveer de helft van de betaalterminals in België zijn aangekocht. Zeker in 2018 en 2019 was een aankoop interessant, omdat je dan gebruik kon maken van een verhoogde investeringsaftrek. Voor 2020 en de volgende jaren is het nog niet duidelijk of die verhoogde investeringsaftrek behouden blijft, maar ook zonder die fiscale maatregel, heeft de aankoop van een terminal het voordeel dat je de kosten kan drukken als je de terminal op lange termijn afschrijft. Maar daar kan je ook vaak bedrogen bij uitkomen: het landschap van elektronisch betalen verandert razendsnel, en de voorbije jaren is het al meermaals gebeurd dat ondernemers met een betaalterminal van nog geen 5 jaar oud, hun terminal al moesten vervangen omdat die niet meer voldeed aan de nieuwste technologische en veiligheidsvereisten. Bovendien: als je een betaalterminal koopt, moet je ook steeds nog een onderhoudscontract aanschaffen, waardoor je uiteindelijk toch nog een extra maandelijkse kost draagt. 

De kostprijs voor een betaalterminal hangt af van het type betaalterminal en de leverancier (zie verder).

Betaalterminal huren

Een betaalterminal huren, is vaak iets duurder dan een aankoop (maar zoals gezegd: enkel als je de aankoop op lange termijn kan afschrijven!). Toch heeft het huren van een betaalterminal heel wat voordelen: 

  • technologische evoluties: je bent niet afhankelijk van nieuwe vereisten op het vlak van technologie of veiligheid als je een terminal huurt. Als bijvoorbeeld Mastercard, Visa, de overheid, .... nieuwe regels oplegt, betekent dat bij een aangekochte betaalterminal al snel dat je die zal moeten vervangen. Bij een gehuurde terminal kan je daarentegen meestel eenvoudig een nieuwe, aangepaste terminal in huur krijgen. Let wel op: dit is zo bij de meeste leveranciers, maar niet bij alle! Let dus bij het huren zeker goed op de kleine lettertjes in het contract, en sluit nooit huurovereenkomsten af die langer lopen dan één jaar!
  • onderhoudscontract inbegrepen: in huurformules is het onderhoudscontract meestal inbegrepen. Dat betekent dus ook dat je bij eventuele problemen met de terminal, bijstand zal krijgen, zonder dat je nog een afzonderlijk onderhoudscontract moet afsluiten. Uiteraard moet je er wel rekening mee houden dat hoe beter die bijstand, hoe hoger de huurprijs...
  • sneller witchen: ben je niet langer tevreden van jouw leverancier, of wil je liever meer inzetten op nieuwe betaalmethoden, dan kan je relatief snel overstappen. Opnieuw geldt hier natuurlijk dat je in de kleine lettertjes moet nagaan onder welke voorwaarden je de huurovereenkomst kan opzeggen. We kunnen het dus niet genoeg herhalen: sluit nooit een huurovereenkomst af die langer loopt dan één jaar!!

Soorten betaalterminals en kostprijs

Betaalterminals bestaan in alle maten en gewichten, maar grosso modo kan je ze opdelen in een aantal varianten: 

Toonbankterminal

De toonbankterminal is de meest gangbare betaalterminal. Het is een vaste terminal, die op de toonbank aan de kassa blijft staan. Bij elke leverancier kan je kiezen tussen een aantal opties:

  • Geïntegreerde printer: sommige toonbankterminals zijn uitgerust met een printer om het kasticket af te drukken, bij andere moet je zo'n printertje nog afzonderlijk aansluiten. 
  • Tweedelige terminals: als jouw betaalterminal niet met jouw kasse is geïntegreerd, zal je voor elke betaling eerst zelf het bedrag moeten ingeven. Je kan als alternatief ook een 'tweeledig' model kiezen, waarbij je een eigen handelaarsmodule hebt waar je eerst het bedrag ingeeft, en de klant vervolgens op de terminal kan betalen. 
  • Kassa-geïntegreerd: nog handiger is het als jouw toonbankterminal met jouw kassa is geïntegreerd. In dat geval komt het door de klant te betalen bedrag automatisch vanuit jouw kassa te voorschijn op de betaalterminal

Hoeveel je betaalt voor zo'n toonbankterminal hangt af van welk type je neemt, en bij welke leverancier: 

  • reken voor de aankoop van een toonbankterminal toch al gauw zo'n 500 - 600 euro. Als je bijkomende functies wilt (printer, tweedelige module, integratie met de kassa), kan die kostprijs wel oplopen tot zo'n 900 euro. Hou ook rekening met de eenmalige installatiekost (50 - 150 euro), en met het onderhoudscontract dat je nog afzonderlijk zal moeten aanschaffen.
  • als je een toonbankterminal huurt, speelt nog een bijkomende factor: het onderhoudscontract. In de meeste huurformules is een onderhoudscontract inbegrepen, waardoor de prijs vooral zal afhangen van de snelheid waarmee je geholpen wilt worden bij eventuele problemen. Je kan al een toonbankterminal huren voor 21 euro per maand (dus minder dan één euro per dag), maar dan weet je dat je bij eventuele problemen niet dezelfde dag geholpen zal zijn. Voor snellere dienstverlening, reken je best op een huurprijs tussen 30 en 40 euro per maand. Voor een 'all - in' oplossing kan de huurprijs oplopen tot 60 euro per maand. Reken ook bij het huren van een betaalterminal op een eenmalige installatiekost. 

Mobiele betaalterminals

In tegenstelling tot een toonbankterminal, kan je met een mobiele betaalterminal vrij rondlopen. Dat maakt deze betaalterminal geschikt voor specifieke zaken, zoals horeca (omdat je dan met de terminal tot bij de klant kan gaan). Net omdat ze mobiel zijn, is er meestal een printertje geïntegreerd in de terminal. Mobiele betaalterminals zijn meestal wel iets duurder dan vaste toonbankterminals: 

  • reken voor de aankoop eerder op 700 euro tot 950 euro (exclusief de eenmalige installatiekost, en exclusief onderhoudscontract, en verbindingskosten (4G))

  • wil je de terminal liever huren, reken dan op een kostprijs van 30 - 60 euro per maand, afhankelijk van de snelheid van bijstand bij problemen. Hou ook rekening met een extra verbindingskost (4G) van zo'n 8 euro per maand. 

Pinpads

Is een volledig uitgeruste betaalterminal niets voor jou?

Dan kan je misschien beroep doen op een pinpad. Een pinpad is een kleine kaartlezer die gekoppeld is aan een tablet, smartphone of pc. De pinpad is dus eigenlijk niets meer dan een kleine kaartlezer met numeriek toetsenbord, waardoor de klant kan betalen met de kaart en een pincode kan ingeven via de pinpad, en jij als ondernemer alles aanstuurt vanaf de tablet, smartphone of PC. Het voordeel van zo'n pinpad is dat de investering heel klein is: meestal kan je zo'n pinpad al aankopen vanaf 99 euro. Nadeel is dat de transactiekosten vaak hoger liggen dan bij een 'normale' betaalterminal (vaak rond de 2%-3%, meer dus dan de kost voor een kredietkaartbetaling), waardoor een pinpad eigenlijk vooral interessant is voor ondernemers die relatief kleine bedragen ontvangen, of gewoon een heel eenvoudige oplossing wensen. Voorbeelden: 

Meer weten?

Bankenfederatie Febelfin heeft een handige overzichtspagina over alles wat met elektronisch betalen te maken heeft. Neem dus zeker ook een kijkje!

Meer over: Betaalverkeer, Betaalterminal, Elektronisch betaalverkeer

Op zoek naar meer ondernemersinfo?

UNIZO ondernemerslijn - 0800 20 750Voor andere nuttige ondernemersinfo
raadpleeg hier het UNIZO Kennisnet:
geef je zoekterm in of zoek per thema
of trefwoord in onze databank.

Of contacteer UNIZO Ondernemerslijn voor
een persoonlijk eerstelijns advies of een
nuttig contact.

Ons adviesteam staat voor je klaar!