“Zelf aan het stuur zitten, da’s waar freelancen om draait”

Onze relatie met werk verandert. Van de wieg tot het graf bij één werkgever blijven, dat zit er niet meer in. Steeds meer mensen wagen dan ook de sprong naar het freelancersbestaan. Hoe kunnen zij meerwaarde creëren voor uw bedrijf? Wij legden ons oor te luister bij Lode Schoors, digitale duizendpoot op freelance basis.

Tekst: Lucas Medaer – Foto: Pat Verbruggen

“Ik doe een beetje van alles”, steekt Lode van wal. “Ik help klanten online groeien en ondernemen. Dat gaat van online marketing over websites bouwen, en verbeteren tot project management voor grote en kleine bedrijven. Als freelance project manager wordt ik vaak gevraagd wanneer het kot bijna in brand staat. Het is dan mijn taak om snel een overzicht te krijgen van de situatie om dan de juiste stappen te kunnen ondernemen. Je kan het vergelijken met een verkeersagent die een verkeerschaos moet oplossen: de bedoeling is om zo snel mogelijk structuur te scheppen en iedereen tevreden te stellen.”

“Ik geef teams vertrouwen en verantwoordelijkheid: ik bouw teams op, zet de leden daarvan aan een bepaalde taak en geef ze het vertrouwen om die opdracht zelf tot een goed einde te brengen. Het is dan mijn taak om dat allemaal nauw op te volgen en bij te sturen waar nodig. Door hen vertrouwen te geven en taken te delegeren kan je je ondertussen ook met andere zaken bezighouden. Want een project manager moet vaak ook meerdere projecten tegelijkertijd overzien. Door uit te zoomen en met self-managed teams te werken vermijd je om jezelf blind te staren op één project of taak.

“Eén van de leuke projecten waar ik nu mee bezig ben, is voor een tuincentrum dat volledig online wil gaan. Dat project had wat vertraging opgelopen en het was mijn taak om het terug op de rails te krijgen. Door de juiste stappen te zetten, en het vertrouwen van de klant sinds de aanvang van de klant zijn we hier dan ook in geslaagd.”

UNIZO: Hoe reageert het personeel als u bij een bedrijf binnenstapt en hen een andere werkwijze voorstelt? Ik neem aan dat dat soms op weerstand botst.

“Da’s inderdaad een moeilijkheid, maar dat hangt ook van bedrijf tot bedrijf af. Vertrouwen moet je verdienen. Je moet kunnen aantonen dat je heel wat bagage met je meebrengt en dat je die zal inzetten in het belang van het bedrijf en de werknemers. In het begin is het dan ook belangrijk dat je meteen op één lijn geraakt met je medewerkers. Daarin zijn sociale vaardigheden enorm belangrijk: je moet vanaf stap 1 duidelijk maken dat je de juiste intenties hebt én je het project ook echt begrijpt.

“Als project manager ben je dus eigenlijk ook tolk. IT’ers, bijvoorbeeld, spreken vaak niet dezelfde taal als collega’s met een ander professioneel profiel. Het is dan jouw taak om dat te vertalen. Enkel zo kunnen mensen op één lijn komen. En als je kan aantonen dat je het project begrijpt, de context begrijpt en je bereid toont om doordachte beslissingen te nemen en daarover goed te communiceren op een manier die iedereen begrijpt, dán verdien je het respect van je medewerkers.”

“Wat ook helpt, is rekening houden met het privéleven van je collega’s. Je moet bijvoorbeeld weten dat een collega elke week gaat sporten in de middag, of zijn kinderen van de creche dient op te halen waardoor je die persoon dus niet kan bereiken.

Maar omgekeerd moet je natuurlijk ook voldoende kritisch zijn en durven bijsturen. De moeilijkheid is om die balans te vinden tussen het opbouwen van die persoonlijke band enerzijds en het bewaren van een gepaste afstand als leidinggevende anderzijds.”

UNIZO: U komt vaak aan boord wanneer een project al in zwaar weer zit. Wat gebeurt er als u er niet in slaagt om de situatie recht te trekken?

“Wat belangrijk is, is dat je open en eerlijk bent naar je klant toe. Als je op een project belandt, is er vaak al een heel deel van het budget opgebruikt en dan is de deadline oftewel al overschreden, oftewel komt die zeer dicht bij. Het is dan belangrijk om in het belang van het project gaan handelen. Het is niet altijd makkelijk om tegen je overste te zeggen dat een project niet op tijd klaar zal geraken. In het slechtste geval stellen ze dan iemand anders aan met andere capaciteiten, maar dat is mij in de praktijk eerlijk gezegd bijna nooit overkomen. Noodzaak in zo’n situatie is vooral dat je aantoont hoe het komt dat een deadline niet gehaald zal worden. Hoeveel tijd zal je extra nodig hebben? Hoeveel budget is er extra nodig? Het is natuurlijk niet altijd evident om dat exact te communiceren, maar het is wel belangrijk om een onderbouwde inschatting te geven. Want de mensen die boven jou staan, hebben vaak nog veel andere taken en hebben daardoor geen diepgaand inzicht in jouw specifiek project. Die willen op dat moment vooral te weten komen wat er gaande is en wat er nodig is om iets toch klaar te krijgen of in de juiste richting te duwen.”

“Dat is dan ook de moeilijkheid wanneer je ergens nieuw binnenkomt. Het is in die context niet makkelijk om op tafel te kloppen en te zeggen: ‘Zo lukt het niet. Dit, dit en dit is er extra nodig om wél te kunnen finishen.’ Maar toch is dat super belangrijk. Want anders schiet je in je eigen voet. Als je zegt ‘Het komt wel goed’, wanneer dat niet zo is, zit je op termijn met een groter probleem. En in mijn ervaring hebben opdrachtgevers in het algemeen wel begrip voor het feit dat iets niet goed zal komen en zijn ze ook dankbaar voor je eerlijkheid. Maar het hangt natuurlijk af van wie er rond de tafel zit.

UNIZO: Wanneer u ergens start, kijkt iedereen naar u om een scheve situatie recht te trekken. Op het eerste zicht lijkt dat veel vrijheid te geven om uw eigen visie naar voor te schuiven. Is dat de reden dat u freelancer bent geworden?

 “Ik vind die vrijheid inderdaad wel leuk. Na meer dan 10 jaar projecten te beheren heb ik een bepaalde methodiek ontwikkeld en kan ik tegen een nieuwe opdrachtgever zeggen: ‘Dit is de werkwijze die ik bij vorige klanten gehanteerd heb, dus ik denk dat we het best zo doen.’ Dat helpt inderdaad om snel vertrouwen te krijgen. Bovendien zijn klanten vaak niet geïnteresseerd in hoe je een probleem oplost. Als het maar opgelost geraakt.”

“De voornaamste reden dat ik als freelancer ben begonnen, is omdat ik expertise wou opbouwen en die wou delen met verschillende bedrijven. Dat zelf aan het stuur zitten, trekt mij enorm aan. Ook vind ik het belangrijk dat er een match is tussen mezelf en een bepaald project. Dat verhaal moet kloppen. Ik wil in de eerste plaats iets waardevol bouwen en meerwaarde creëren – vooral op maatschappelijk en ecologisch vlak.”

UNIZO: Is het niet moeilijk om klanten te vinden waar het echt mee klikt? Zeker voor startende freelancers lijkt het mij niet evident om een netwerk uit te bouwen.

“Als startende freelancer moet je inderdaad vaak pakken wat je pakken kan. De eerste opdrachten komen dan meestal uit je eigen netwerk of via platformen, zoals FreelanceNetwork.be, freelancer.be of Opdrachten.be, waar ik ook mede-eigenaar van ben. Daarna raad ik starters aan om hun opgebouwde ervaring zo snel mogelijk te communiceren naar potentiële nieuwe klanten door middel van reviews of aanbevelingen en een portfolio, Zo’n portfolio hoeft trouwens niet buitengewoon creatief te zijn: een goede beschrijving van wat je rol was binnen een bepaald project en hoe je het verschil hebt gemaakt, is vaak al genoeg. Maar doe dat zeker, want als het misloopt bij starters heeft dat vaak te maken met het feit dat ze niet geïnvesteerd hebben in een portfolio.”

UNIZO: Hoe gaan freelancers onderling met elkaar om? Zien ze elkaar als concurrenten? Of als collega’s die eenzelfde mindset delen?

“Zo kan je een startende freelancer inderdaad onderscheiden van een meer ervaren freelancer. Starters die actief zijn binnen dezelfde niche beschouwen zichzelf inderdaad wel eens als concullega’s. Maar dat is eerder uitzonderlijk naar mijn mening. Wat je vaker ziet op evenementen of op coworkplekken, is een attitude om mekaar te helpen -bijvoorbeeld met elkaars netwerk. Ik zie meer samenwerking dan tegenwerking. Dat vind ik mooi en typeert de freelancesector.”

UNIZO: Hoe kijkt u als freelancer naar de toekomst? Waar ziet u zichzelf in vijf jaar?

“Ik ben volop de stap aan het zetten van freelancen naar zelf ondernemen. Vorig jaar ben ik gestart met een startup, ExtraExpertise, die freelancers en student-ondernemers een totaaloplossing wil aanbieden voor het managen van hun freelance activiteiten en hen wil ondersteunen in hun professionele groei. ExtraExpertise wil zelfstandige professionals ook gemakkelijker om hun netwerk uit te breiden en te beheren . Op basis van eigen ervaringen en marktstudie willen wij startende, maar ook ervaren freelancers alle tools aanbieden om succesvol te ondernemen. Afgelopen jaar heb ik mijn freelance activiteiten stapsgewijs afgebouwd om te kunnen focussen op mijn nieuw bedrijf, maar helemaal stoppen met freelancewerk, ben ik niet direct van plan. Daarvoor doe ik het te graag.”

UNIZO: Heeft u nog een gouden tip voor freelancers? Wat moet een freelancer absoluut hebben?

“Een financieel plan bij de opstart, dat je elke maand opvolgt en aanvult zodat je weet wat je aan het doen bent. Da’s volgens mij het allerbelangrijkste. Uit eigen ervaring weet ik wat financiële stress teweeg kan brengen bij iemand. Wat ik heel vaak zie, is dat freelancers niet bezig zijn met hun financiën. Of toch veel te weinig. Ze weten niet of hun zaak financieel gezond is, welke kosten erbij komen, etc. Met een financieel plan bedoel ik overigens geen klassiek financieel plan, zoals de bank dat verwacht wanneer je een ondernemerskrediet aanvraagt of het dossier dat je samen jouw boekhouder opmaakt bij de start van een vennootschap. Ik heb het over een persoonlijk financieel plan: hoeveel klanten heb ik nodig om deze maand mijn omzet te realiseren? Welke kosten moet ik rekening mee houden? Hoeveel wil ik kunnen sparen, wat kan ik verwachten qua belastingen of btw? Welke benzinekosten komen erbij wanneer ik naar een klant ga etc.? Dat is ook iets waar we bij ExtraExpertise op willen focussen. Freelancers helpen om hier meer inzicht over te krijgen zodat ze gezond en succesvol kunnen ondernemen zonder teveel stress.”