Wat met mijn bedrijfsnaam en andere bedrijfsgegevens?

Waar kan ik controleren of de naam die ik voor mijn bedrijf wil gebruiken, niet al in gebruik is?

In principe kan je een naam van een onderneming als merk laten deponeren, als het aan de voorwaarden voldoet (algemene namen zoals ‘de warme bakker’ kunnen niet als merk ingeschreven worden). Je kan de beschermde namen nakijken bij officiële merkenbureaus (meer informatie).

Maar ook wanneer een naam niet als merk gedeponeerd is, moet je nakijken of de naam niet bestaat. Je kan dat doen door de naam te zoeken via de KBO, of gewoon online. Het Wetboek Vennootschappen zegt immers dat het verboden is om een naam te gebruiken die al door een andere onderneming wordt gebruikt, wanneer dat tot verwarring kan leiden. En daarbij zal men in eerste instantie nakijken wie als eerste de naam gebruikte (in de meeste gevallen zal men nakijken wie de naam als eerste in de KBO heeft laten opnemen). Vervolgens zal men kijken of er verwarring mogelijk is tussen de twee namen, daarvoor gebruikt men de volgende criteria: 

• de benaming zelf: deze hoeft niet identiek zijn: verwarring is mogelijk bij gelijkluidendheid of visuele gelijkenis;
• de ligging van de ondernemingen: spreken zij hetzelfde cliënteel aan of niet? De beoordeling zal verschillen naargelang het om bedrijven met een lokaal, regionaal of nationaal klantenbereik gaat;
• de aard van de uitgeoefende activiteit: verwarring is mogelijk bij een gelijke of gelijkaardige activiteit;
• de gemiddelde aandacht van het publiek.

Zo zal een kapper in West-Vlaanderen met de naam 'de zilveren schaar' waarschijnlijk weinig kunnen beginnen tegen een bloemenzaak in Tongeren met dezelfde naam (tenzij één van de twee enorm bekend zou worden). Maar of er sprake kan zijn van verwarring moet dus steeds geval per geval bekeken worden. 

Indien je toch een naam gebruikt die al bestaat, en er verwarring kan ontstaan, dan kan degene die als eerste de naam gebruikte, aan de rechter vragen dat jij die naam niet langer mag gebruiken, en eventueel ook schadevergoeding eisen als je door die verwarring schade hebt berokkend. 

Zowel eenmanszaken als vennootschappen zijn verplicht om hun ondernemingsnummer, hun adres én hun bankrekening te vermelden op alle akten, facturen, brieven, mails,  bestelbonnen, offertes, kastickets, ... en website. 

Heb je een vennootschap, dan moeten die stukken daarnaast ook nog de volgende zaken vermelden: 

• De naam van de vennootschap;
• De rechtsvorm ( ‘BV’, 'NV', ...));
• Het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, gevolgd door de vermelding van de zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen jouw vennootschap haar zetel heeft. Let op, de indeling van de gerechtelijke arrondissementen is al enige tijd hervormd; er zijn naast de (hoofd)rechtbanken ook afdelingen die, indien toepasselijk, moeten vermeld worden (vb. i.p.v. RPR Mechelen vermeld je nu RPR Antwerpen, Afdeling Mechelen).

Zijn er belangrijke wijzigingen binnen jouw onderneming (zoals de adreswijziging van je vestigingseenheid, de wijziging van je activiteiten...), dan moet je die wijziging binnen de maand laten registreren in de KBO, de Kruispuntbank voor Ondernemingen. Dit kan via een erkend ondernemingsloket, zoals Liantis ondernemingsloket. Zij zorgen dan voor de correcte registratie van alle noodzakelijke wijzigingen en geven jou advies en begeleiding over de mogelijke andere gevolgen van de wijziging (op vlak van vergunningen, sociaal statuut, BTW, wijziging van je statuten,...).

Het is belangrijk dat jouw gegevens als ondernemer up to date zijn. Voor een aantal digitale steunmaatregelen, zoals bijvoorbeeld de kmo-portefeuille en de hinderpremie, maakt de overheid immers gebruik van de gegevens in de KBO). Om recht te hebben op bepaalde subsidies is het dus belangrijk dat deze gegevens 100% correct en altijd up-to-date zijn.