Artificiële Intelligentie

Artificiële intelligentie of AI is niet langer alleen iets voor grote technologiebedrijven. Ook zelfstandigen en kmo’s gebruiken AI vandaag om teksten voor te bereiden, documenten samen te vatten, informatie op te zoeken, klanten sneller te antwoorden, gegevens te analyseren of administratieve taken te vereenvoudigen.

AI kan je veel tijd besparen, maar het is geen automatische piloot. De kwaliteit van het resultaat hangt af van de toepassing, de informatie die je invoert en de controle die je zelf blijft uitvoeren.

Wat kan AI voor jouw onderneming betekenen?

AI kan bijvoorbeeld helpen bij:

• het voorbereiden van e-mails, offertes, presentaties en socialemediaberichten;
• het samenvatten of vergelijken van documenten;
• het beantwoorden en structureren van veelgestelde klantenvragen;
• het vertalen of herschrijven van teksten;
• het analyseren van verkoopcijfers, reviews of enquêteresultaten;
• het herkennen, klasseren of verwerken van documenten;
• het automatiseren van terugkerende administratieve stappen;
• het ondersteunen van planning, voorraadbeheer of klantenopvolging.

Begin niet bij de vraag welke AI-tool je moet kopen. Vertrek van een concrete taak of frustratie: waar verlies je vandaag veel tijd, waar gebeuren fouten of waar blijft waardevolle informatie onbenut?

Begin klein en concreet

Kies eerst één taak die:

• regelmatig terugkomt;
• voldoende tijd vraagt;
• gemakkelijk kan worden gecontroleerd;
• geen onaanvaardbaar risico inhoudt wanneer de AI een fout maakt.

Een eerste versie van een nieuwsbrief laten voorbereiden is bijvoorbeeld eenvoudiger en veiliger dan AI zelfstandig beslissingen laten nemen over sollicitanten, kredietverlening of personeelsbeoordelingen.

Test de toepassing gedurende enkele weken. Meet hoeveel tijd je werkelijk bespaart, of de kwaliteit verbetert en hoeveel menselijke controle nodig blijft.

Welke risico’s moet je beheersen?

Bescherm vertrouwelijke informatie

Voer niet zomaar persoonsgegevens, klantendossiers, contracten, bedrijfsgeheimen, wachtwoorden of andere vertrouwelijke informatie in een publieke AI-tool in. Controleer welke gegevens de aanbieder bewaart, waarvoor ze worden gebruikt en of je organisatie een professionele of afgeschermde omgeving nodig heeft.

Controleer het resultaat

AI kan overtuigend klinkende maar foutieve informatie produceren. Controleer daarom feiten, bedragen, bronnen, juridische beweringen en conclusies voordat je het resultaat gebruikt of publiceert.

Hoe groter de mogelijke gevolgen van een fout, hoe belangrijker menselijke controle wordt.

Let op auteursrechten en hergebruik

Ga niet automatisch ervan uit dat alle gegenereerde teksten, afbeeldingen of code vrij van rechten zijn. Controleer zeker bij commercieel gebruik de voorwaarden van de AI-dienst en vermijd opdrachten waarbij beschermde werken of merken te nauw worden nagebootst.

Voorkom discriminatie en eenzijdige beslissingen

AI kan bestaande fouten of vooroordelen uit gegevens overnemen. Wees extra voorzichtig wanneer AI wordt gebruikt bij beslissingen over medewerkers, sollicitanten, klanten, prijzen, verzekeringen of toegang tot diensten.

Maak duidelijke interne afspraken

Zodra medewerkers AI gebruiken, is het verstandig om minimaal af te spreken:

• welke AI-tools wel en niet gebruikt mogen worden;
• welke informatie nooit mag worden ingevoerd;
• wanneer menselijke controle verplicht is;
• wie verantwoordelijk blijft voor het eindresultaat;
• hoe AI-gebruik naar klanten of andere personen wordt bekendgemaakt;
• bij welke toepassingen eerst intern advies nodig is;
• hoe incidenten of fouten worden gemeld.

Een korte, begrijpelijke AI-policy werkt meestal beter dan een lang juridisch document dat niemand leest.

Aan de slag in vijf stappen

1. Breng het huidige AI-gebruik in kaart. Vraag ook naar tools die medewerkers zelf gebruiken zonder dat ze centraal werden aangekocht.
2. Kies één duidelijke toepassing. Start bij een terugkerende taak waarvan het resultaat gemakkelijk controleerbaar is.
3. Beoordeel gegevens en risico’s. Welke informatie gaat in het systeem? Wie ondervindt gevolgen wanneer de uitkomst fout is?
4. Maak afspraken en leid medewerkers op. Leg uit wat wel en niet kan en hoe resultaten gecontroleerd moeten worden.
5. Evalueer en schaal op. Meet tijdswinst, kwaliteit, kosten en risico’s voordat je de toepassing breder uitrolt.

Vragen voor jouw onderneming

• Voor welke taken gebruiken jij of je medewerkers vandaag al AI?
• Welke toepassing kan de meeste tijd of kwaliteit opleveren?
• Welke persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie kunnen daarbij worden verwerkt?
• Wie controleert de resultaten voordat ze worden gebruikt?
• Weten medewerkers welke AI-tools toegestaan zijn?
• Is het voor klanten duidelijk wanneer zij met AI communiceren?
• Zijn de gemaakte afspraken en opleidingen intern gedocumenteerd?

AI biedt vooral meerwaarde wanneer technologie, mensen en werkafspraken samen worden bekeken. Gebruik AI daarom niet alleen als een losse tool, maar als onderdeel van een bewuste verbetering van je bedrijfsvoering.

Gebruiken jij of je medewerkers ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, een AI-chatbot of AI-functies in andere bedrijfssoftware? Dan moet je maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de betrokken personen voldoende begrijpen hoe ze deze toepassingen correct, veilig en verantwoord kunnen gebruiken.

Dit wordt in de Europese AI Act AI-geletterdheid genoemd.

Is een AI-opleiding verplicht?

Niet noodzakelijk.

De AI Act verplicht ondernemingen die AI-systemen aanbieden of professioneel gebruiken om maatregelen te nemen die de ontwikkeling van AI-geletterdheid ondersteunen. De wet schrijft niet voor dat iedere medewerker een specifieke cursus moet volgen, een examen moet afleggen of een certificaat moet behalen.

Je hoeft evenmin te garanderen dat iedere medewerker een vooraf bepaald niveau van AI-kennis bereikt.

Wat je wel moet doen, is een aanpak uitwerken die past bij:

• de AI-systemen die in je onderneming worden gebruikt;
• de taken waarvoor medewerkers AI gebruiken;
• hun bestaande kennis en ervaring;
• de mogelijke gevolgen voor klanten, medewerkers of andere personen;
• het risico dat fouten of verkeerd gebruik kunnen veroorzaken.

Een korte interne instructie kan bij een eenvoudige toepassing volstaan. Bij gevoelige of complexe toepassingen zal een uitgebreidere opleiding, begeleiding of controle nodig zijn.

Voor wie geldt dit?

Je hoeft niet automatisch al je medewerkers dezelfde AI-opleiding te geven.

Richt je in de eerste plaats op de personen die namens je onderneming AI-systemen gebruiken of beheren. Dat kunnen medewerkers zijn, maar ook freelancers, consultants, tijdelijke medewerkers of externe dienstverleners.

De benodigde kennis verschilt per rol. Iemand die AI gebruikt om een eerste versie van een socialemediabericht te schrijven, heeft andere kennis nodig dan iemand die AI inzet bij personeelsselectie, klantbeoordeling of financiële beslissingen.

Wat moeten medewerkers minimaal weten?

Zorg ervoor dat medewerkers die met AI werken begrijpen:

Wat AI wel en niet kan

AI kan snel informatie verwerken en teksten, beelden of analyses produceren. Maar een AI-systeem begrijpt de inhoud niet zoals een mens en kan fouten verzinnen of onbetrouwbare conclusies trekken.

Welke AI-tools zij mogen gebruiken

Maak duidelijk welke toepassingen door de onderneming zijn goedgekeurd en welke tools niet voor professionele doeleinden mogen worden gebruikt.

Welke informatie zij niet mogen invoeren

Medewerkers mogen niet zomaar persoonsgegevens, klantendossiers, contracten, bedrijfsgeheimen, wachtwoorden of andere vertrouwelijke informatie invoeren in een publieke AI-toepassing.

Dat resultaten gecontroleerd moeten worden

AI-resultaten moeten worden gecontroleerd voordat ze worden gebruikt, doorgestuurd of gepubliceerd. Besteed bijzondere aandacht aan feiten, cijfers, bronnen, juridische informatie en beslissingen die gevolgen hebben voor personen.

Wanneer transparantie nodig is

Medewerkers moeten weten wanneer klanten of andere personen moeten worden geïnformeerd dat zij met een AI-systeem communiceren of dat bepaalde inhoud met AI werd gegenereerd of gemanipuleerd.

Wie verantwoordelijk blijft

De medewerker en de onderneming blijven verantwoordelijk voor het uiteindelijke gebruik van een AI-resultaat. “De AI heeft het gezegd” is geen geldige reden om foutieve informatie te verspreiden of een onzorgvuldige beslissing te nemen.

Naar AI-geletterdheid in vijf stappen

1. Breng je AI-gebruik in kaart

Maak een eenvoudig overzicht van de AI-tools en AI-functies die in je onderneming worden gebruikt. Vergeet toepassingen niet die medewerkers zelfstandig hebben gevonden of die al in bestaande software zijn ingebouwd.

2. Bepaal wie welke toepassing gebruikt

Noteer per toepassing:

• wie de AI gebruikt;
• voor welke taak;
• welke informatie wordt ingevoerd;
• wie het resultaat controleert;
• welke gevolgen een fout kan hebben.

3. Maak duidelijke gebruiksafspraken

Stel een korte AI-policy of interne richtlijn op. Leg daarin vast welke tools toegestaan zijn, welke gegevens niet mogen worden ingevoerd, wanneer menselijke controle nodig is en bij wie medewerkers met vragen terechtkunnen.

4. Voorzie gerichte informatie en opleiding

Stem de ondersteuning af op de toepassing en de medewerker. Dat kan bijvoorbeeld via:

• een korte introductiesessie;
• een praktische workshop;
• een e-learning of webinar;
• interne richtlijnen en voorbeeldprompts;
• opleiding over een specifieke AI-tool;
• regelmatige tips of overlegmomenten;
• begeleiding tijdens het gebruik.

Niet iedereen hoeft dezelfde opleiding te volgen. Werk waar mogelijk met een basisniveau voor alle gebruikers en aanvullende modules voor medewerkers die AI voor gevoeligere of complexere taken gebruiken.

5. Evalueer en documenteer

AI-toepassingen veranderen snel. Controleer daarom regelmatig:

• of er nieuwe tools worden gebruikt;
• of de gemaakte afspraken nog worden gevolgd;
• welke fouten of incidenten zich hebben voorgedaan;
• of bijkomende kennis of begeleiding nodig is.

Hou intern kort bij welke richtlijnen, opleidingen of andere initiatieven je hebt voorzien. Een specifiek certificaat is niet verplicht, maar een eenvoudige registratie helpt om aan te tonen dat je bewust maatregelen hebt genomen.

Let extra op bij hoogrisico-AI

Gebruik je AI voor bijvoorbeeld personeelsselectie, personeelsbeoordeling, kredietwaardigheid of andere beslissingen die belangrijke gevolgen hebben voor personen? Dan kunnen strengere regels gelden.

Bij hoogrisico-AI volstaat een algemene kennismaking met AI niet. De medewerkers die het systeem gebruiken of menselijke controle uitoefenen, moeten voldoende opgeleid zijn om de werking, beperkingen en risico’s van die concrete toepassing te begrijpen.

Vraag bij twijfel juridisch of gespecialiseerd advies voordat je dergelijke toepassingen invoert.

Snelle controle voor jouw onderneming

• Weten we welke AI-tools onze medewerkers gebruiken?
• Hebben we bepaald welke tools wel en niet zijn toegestaan?
• Weten medewerkers welke informatie zij niet mogen invoeren?
• Controleren zij AI-resultaten voordat ze worden gebruikt?
• Zijn opleiding en instructies aangepast aan hun functie en toepassing?
• Hebben we vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het eindresultaat?
• Houden we intern bij welke maatregelen we hebben genomen?
• Evalueren we deze afspraken regelmatig?

Kun je niet op al deze vragen antwoorden? Begin dan met een inventaris van het huidige AI-gebruik en stel enkele eenvoudige interne afspraken op. Van daaruit kun je bepalen welke medewerkers aanvullende informatie of opleiding nodig hebben.

De Europese AI Act legt regels op voor de ontwikkeling en het professionele gebruik van artificiële intelligentie. Sinds 2 augustus 2026 is het grootste deel van de verordening van toepassing en zijn ook de regels rond toezicht en handhaving actief.

Dat betekent niet dat iedere zelfstandige of KMO plots aan een uitgebreid pakket technische verplichtingen moet voldoen. De regels hangen af van wat je met AI doet, welk risico de toepassing inhoudt en welke rol je onderneming vervult.

De AI Act trad al op 1 augustus 2024 in werking. Verboden AI-praktijken en de regels rond AI-geletterdheid gelden sinds 2 februari 2025. Sinds 2 augustus 2026 gelden onder meer de algemene toepassing en de nieuwe transparantieverplichtingen. e aanbieder of gebruiker van AI?

De AI Act maakt een belangrijk onderscheid.

Je bent doorgaans een gebruiker of exploitant wanneer je een bestaande AI-toepassing professioneel inzet, bijvoorbeeld Microsoft Copilot, ChatGPT of een AI-module in je CRM-, boekhoud- of HR-software.

Je kunt een aanbieder worden wanneer je zelf een AI-systeem ontwikkelt of laat ontwikkelen en het onder je eigen naam op de markt brengt of aan klanten aanbiedt.

De meeste zelfstandigen en kleine ondernemingen zullen vooral gebruiker zijn. Maar ook gebruikers hebben verplichtingen, bijvoorbeeld rond AI-geletterdheid, verboden toepassingen, menselijke controle en transparantie.

Welke regels gelden vandaag al?

Zorg voor AI-geletterdheid

Ondernemingen die AI-systemen aanbieden of professioneel gebruiken, moeten maatregelen nemen om de AI-geletterdheid van medewerkers en andere personen die namens hen met AI werken te ondersteunen.

De aanpak moet passen bij:

• de gebruikte AI-systemen;
• de kennis en ervaring van de betrokken personen;
• de taken waarvoor AI wordt ingezet;
• de mogelijke gevolgen voor klanten, medewerkers of andere personen.

Er is geen verplicht opleidingsprogramma, examen of certificaat. Ook een aparte AI-officer is niet verplicht. Een onderneming kan werken met opleidingen, interne richtlijnen, praktische oefeningen, onboarding, waarschuwingen in processen of een combinatie daarvan. Hou wel intern bij welke maatregelen je hebt genomen. uik geen verboden AI-toepassingen

Bepaalde toepassingen zijn verboden. Voor ondernemingen is onder meer het verbod op emotieherkenning op de werkvloer belangrijk. Ook schadelijke manipulatie, bepaalde vormen van sociale scoring en het uitbuiten van kwetsbare personen zijn verboden.

Een tool gebruiken omdat die technisch beschikbaar is, betekent dus niet automatisch dat het gebruik wettelijk toegestaan is. rmeer mensen wanneer zij met AI communiceren

Wanneer klanten of andere personen rechtstreeks met een AI-systeem communiceren, zoals een chatbot, AI-agent of digitale avatar, moeten zij in principe worden geïnformeerd dat ze met AI te maken hebben. Dat hoeft niet wanneer dit voor een gemiddeld persoon al vanzelfsprekend is.

De informatie moet duidelijk worden gegeven vanaf het begin van de interactie. l deepfakes en bepaalde AI-content

Sinds 2 augustus 2026 gelden specifieke transparantieregels.

Ondernemingen die professioneel deepfakes gebruiken of publiceren, moeten duidelijk vermelden dat de afbeelding, audio of video kunstmatig werd gegenereerd of gemanipuleerd.

Ook AI-gegenereerde of gemanipuleerde tekst die wordt gepubliceerd om het publiek te informeren over aangelegenheden van algemeen belang, moet in bepaalde omstandigheden worden gelabeld. Deze verplichting geldt niet wanneer de tekst betekenisvol door een mens werd beoordeeld, onder redactionele controle viel en iemand verantwoordelijkheid draagt voor de publicatie.

Je hoeft dus niet automatisch onder ieder socialemediabericht, iedere productomschrijving of iedere e-mail te vermelden dat AI werd gebruikt. De concrete context, het soort inhoud en de menselijke controle zijn bepalend. toepassingen kunnen een hoog risico vormen?

AI kan als hoog risico worden beschouwd wanneer ze wordt gebruikt voor gevoelige beslissingen, bijvoorbeeld bij:

• selectie of rangschikking van sollicitanten;
• evaluatie of opvolging van medewerkers;
• toegang tot onderwijs;
• kredietwaardigheid en toegang tot essentiële diensten;
• biometrische identificatie;
• kritieke infrastructuur;
• bepaalde medische, veiligheids- of gereglementeerde producten.

De uitgebreide verplichtingen voor hoogrisico-AI gelden na de recente AI Omnibus niet allemaal vanaf augustus 2026. Voor hoogrisicotoepassingen uit bijlage III starten ze op 2 december 2027. Voor AI die deel uitmaakt van gereglementeerde producten, zoals bepaalde machines, medische hulpmiddelen, liften of speelgoed, geldt 2 augustus 2028. tel betekent niet dat ondernemingen dergelijke systemen zonder voorbereiding kunnen invoeren. Andere regels, zoals de AVG, arbeidsrecht, consumentenrecht en regels tegen discriminatie, blijven ondertussen gelden.

Wat moet je als onderneming nu doen?

1. Maak een inventaris

Noteer welke AI-tools en AI-functies in je onderneming worden gebruikt. Kijk ook naar AI die verwerkt zit in bestaande software en naar tools die medewerkers zelfstandig gebruiken.

2. Bepaal je rol

Gebruik je een bestaand systeem, ontwikkel je zelf AI of bied je een oplossing onder je eigen naam aan? Je rol bepaalt welke verplichtingen van toepassing zijn.

3. Beschrijf het doel en de betrokken personen

Noteer waarvoor het systeem wordt gebruikt en wie gevolgen kan ondervinden van de resultaten: medewerkers, sollicitanten, klanten, leveranciers of het brede publiek.

4. Controleer het risico

Ga na of de toepassing verboden kan zijn, onder transparantieregels valt of mogelijk als hoog risico moet worden behandeld.

5. Zorg voor menselijke controle

Leg vast wie resultaten controleert, wie beslissingen neemt en wanneer een medewerker het AI-resultaat moet negeren of corrigeren.

6. Maak medewerkers AI-geletterd

Geef medewerkers kennis over de werking, mogelijkheden en beperkingen van de tools die zij gebruiken. Besteed aandacht aan foutieve antwoorden, privacy, vertrouwelijke informatie, auteursrecht, discriminatie en interne afspraken.

7. Pas de nodige transparantie toe

Meld dat een klant met AI communiceert en label deepfakes of andere inhoud wanneer de regels dat vereisen.

8. Documenteer je aanpak

Bewaar je inventaris, interne richtlijnen, gevolgde opleidingen, risico-inschattingen en beslissingen. Je hoeft geen zware administratie op te bouwen, maar moet wel kunnen aantonen dat je bewust en zorgvuldig hebt gehandeld.

Tijdlijn van de AI Act

• 1 augustus 2024: de AI Act treedt in werking.
• 2 februari 2025: verboden AI-praktijken en AI-geletterdheid worden van toepassing.
• 2 augustus 2025: governance en verplichtingen voor aanbieders van general-purpose AI-modellen worden van toepassing.
• 2 augustus 2026: het grootste deel van de AI Act, de transparantieregels en de handhaving worden van toepassing.
• 2 december 2027: uitgebreide regels voor hoogrisicotoepassingen uit bijlage III.
• 2 augustus 2028: uitgebreide regels voor hoogrisico-AI in gereglementeerde producten. e controle

Beantwoord voor iedere belangrijke AI-toepassing deze vragen:

• Weten we dat deze toepassing wordt gebruikt?
• Welk bedrijfsprobleem lossen we ermee op?
• Welke gegevens worden ingevoerd?
• Wie kan gevolgen ondervinden van een fout?
• Is menselijke controle voorzien?
• Weten medewerkers hoe ze de toepassing correct gebruiken?
• Moeten klanten of andere personen over het AI-gebruik worden geïnformeerd?
• Hebben we onze afspraken en maatregelen vastgelegd?

Kun je deze vragen beantwoorden, dan heb je al een sterke basis voor verantwoord AI-gebruik en verdere naleving van de AI Act.