Mogelijk beschikt je onderneming al over een e-Box Enterprise zonder dat je dat beseft. Zodra een onderneming bij CSAM wordt geregistreerd, bijvoorbeeld om een beveiligde overheidsdienst te gebruiken, wordt een e-Box aangemaakt.
Alleen een wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming kan de e-Box activeren. Die persoon stelt ook een Hoofdtoegangsbeheerder aan. De hoofdtoegangsbeheerder of een toegangsbeheerder kan vervolgens andere gebruikers toegang geven.
Ga daarom als volgt te werk:
- Meld je via de officiële website van e-Box Enterprise aan met itsme, eID of een andere digitale sleutel.
- Controleer of de e-Box van je onderneming al actief is.
- Ga na wie als hoofdtoegangsbeheerder en toegangsbeheerder geregistreerd staat.
- Geef de juiste medewerkers toegang.
- Verwijder onmiddellijk de toegang van personen die niet langer voor de onderneming werken.
Zorg bij voorkeur dat niet slechts één persoon toegang heeft. Bij ziekte, vakantie, vertrek of verandering van bestuurder moet iemand anders de berichten kunnen blijven opvolgen.
Welke instellingen moet ik onmiddellijk controleren?
1. Controleer het meldingsadres
e-Box Enterprise verstuurt een e-mail wanneer een nieuw bericht beschikbaar is of wanneer een document binnenkort vervalt.
Per onderneming kan slechts één meldingsadres worden ingesteld. Gebruik daarom bij voorkeur een functioneel of gedeeld adres, zoals administratie@onderneming.be, in plaats van het persoonlijke adres van één medewerker.
2. Wijs een verantwoordelijke en vervanger aan
Spreek intern af:
- wie de meldingen ontvangt;
- wie de e-Box opent;
- wie het bericht inhoudelijk behandelt;
- wie opvolgt of deadlines worden gerespecteerd;
- wie deze taak overneemt bij afwezigheid.
3. Bewaar belangrijke documenten
Download documenten met een juridische, fiscale, sociale of administratieve waarde en bewaar ze in het eigen digitale archief van de onderneming. Documenten kunnen na het verstrijken van hun geldigheidsduur uit e-Box Enterprise verdwijnen.
4. Controleer de toegangen regelmatig
Bekijk minstens jaarlijks en bij iedere personeels- of bestuurswijziging wie toegang heeft. Besteed hier bijzondere aandacht aan wanneer een bestuurder, administratief medewerker of hoofdtoegangsbeheerder de onderneming verlaat.
Naar de handleiding
