Ik diende onlangs een offerte in voor een overheidsopdracht bij de gemeente. Het gemeentebestuur deed er echter veel langer over dan initieel voorzien om de opdracht toe te wijzen. Uiteindelijk heb ik nu de aanbesteding “gewonnen”. Maar door de veel tijd verloren te hebben kloppen de prijzen die ik had voorzien niet meer.
De offerte is de formele verbintenis van de inschrijver om de opdracht uit te voeren volgens de opdrachtdocumenten en de voorwaarden die hij voorstelt. Het is dus het cruciale document waarmee de inschrijver aan de aanbestedende overheid meedeelt hoe hij de vraag beantwoordt. De offerte is bindend en vormt de basis voor het contract dat tot stand komt na de sluiting van de overheidsopdracht.
De opdrachtdocumenten kunnen een prijsherzieningsclausule bevatten. Voor opdrachten voor werken is dit zelfs verplicht, tenzij de geraamde waarde lager is dan € 120.000 euro en de uitvoeringstermijn korter dan 120 werkdagen of 180 kalenderdagen. Voor leveringen van diensten is een dergelijke clausule niet verplicht, maar wel mogelijk. Indien er geen verplichting is tot dergelijke clausule is een prijsherziening alleen mogelijk als de clausule uitdrukkelijk en duidelijk voorzien is in het bestek.
Indien een prijsherzieningsclausule is opgenomen dan moet deze clausule minstens de volgende informatie bevatten:
- in voorkomend geval voor welke percelen/artikels de herziening kan worden toegepast;
- wanneer de prijsherziening kan worden toegepast en met welke frequentie;
- op welke manier de opdrachtnemer de prijsherziening moet aanvragen (e-mail/post, te verstrekken documenten, termijnen);
- de prijsherzieningsformule en de indexen waarop deze formule gebaseerd is.
De opdrachtnemer moet zijn aanvraag schriftelijk (via e-mail of per brief) indienen en zijn nieuwe voorstel voor een prijslijst bijvoegen. De aanbestedende overheid moet nagaan of de geactualiseerde prijzen stroken met de toepassing van de in het bestek voorziene prijsformule. De opdrachtnemer moet de ingeroepen feiten of omstandigheden waarop hij zich baseert, schriftelijk kenbaar maken binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de opdrachtnemer of de aanbesteder ze normaal had moeten kennen.
Zonder prijsherzieningsclausule zijn de prijzen in de offerte bindend. Toch is het mogelijk om een aanpassing te bepleiten op basis van ontwrichting van het contractueel evenwicht door onvoorzienbare omstandigheden. De opdrachtnemer kan deze ontwrichting aanhalen en samen met de aanbestedende overheid proberen tot een herstel van het evenwicht te komen, zodat de continuïteit van de opdracht niet in gevaar komt. Dit is een toepassing van de imprevisieleer, die bepaalt dat de opdrachtnemer de herziening van de overeenkomst mag verzoeken vanwege een zeer belangrijk nadeel. Dit nadeel moet te wijten zijn aan omstandigheden die hij redelijkerwijs niet kon voorzien bij het indienen van de offerte, die hij niet kon ontwijken en waarvan hij de gevolgen niet kon verhelpen, ondanks alle nodige inspanningen. Het is mogelijk om op deze manier een prijsherziening te bekomen of de opdracht te ontbinden.
