E-facturatie: correct werken met Peppol en je digitale factuurstroom

Heb je een actief Belgisch btw-nummer? Dan moet je sinds 1 januari 2026 in de meeste gevallen gestructureerde elektronische facturen kunnen verzenden én ontvangen. De grootte van je onderneming of het aantal facturen speelt daarbij geen rol.

Wanneer moet je een e-factuur verzenden?

De verplichting geldt in principe wanneer:

1. je leverancier of dienstverlener een in België gevestigde btw-plichtige onderneming is;
2. je klant eveneens een in België gevestigde btw-plichtige onderneming is;
3. de gefactureerde handeling voor de btw in België plaatsvindt;
4. er voor de handeling een factuur moet worden uitgereikt.

Ook ondernemingen die de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen gebruiken, vallen onder de verplichting.

Wanneer moet je e-facturen kunnen ontvangen?

Je moet e-facturen kunnen ontvangen zodra je als Belgische btw-plichtige zakelijke aankopen doet die onder de verplichting vallen.

Dat geldt ook wanneer:

• je zelf weinig of geen uitgaande facturen maakt;
• je alleen aan particulieren verkoopt;
• je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling;
• je slechts enkele aankoopfacturen per jaar ontvangt.

Ondernemers die uitsluitend B2C verkopen, hoeven dus geen gestructureerde e-facturen naar hun particuliere klanten te sturen, maar moeten zakelijke leveranciersfacturen doorgaans wel via Peppol kunnen ontvangen.

Geen minimumaantal facturen

Er bestaat geen uitzondering omdat je maar één of enkele facturen per jaar uitreikt of ontvangt. De verplichting wordt bepaald door de aard van de partijen en de transactie, niet door het factuurvolume.

Praktische controle

Controleer minstens het volgende:

• Kan je software e-facturen verzenden?
• Kan je software e-facturen ontvangen?
• Is je onderneming correct geregistreerd op Peppol?
• Komen ontvangen facturen in de juiste onderneming of administratie terecht?
• Heb je afspraken met je accountant over wie de facturen opvolgt?

Kort samengevat

Heb je een actief Belgisch btw-nummer en factureer je aan Belgische ondernemingen? Dan is het antwoord meestal ja. Werk je alleen voor particulieren? Dan moet je minstens e-facturen van leveranciers kunnen ontvangen.

Niet elk digitaal verstuurd document is een geldige gestructureerde elektronische factuur. Een pdf die je via e-mail verstuurt, is wel digitaal, maar voldoet voor Belgische B2B-transacties meestal niet aan de verplichting.

Een gestructureerde elektronische factuur

Een gestructureerde elektronische factuur is een digitaal bestand waarin alle factuurgegevens volgens vaste afspraken zijn opgenomen. Daardoor kunnen facturatie- en boekhoudprogramma’s de gegevens automatisch herkennen en verwerken.

Het gaat meestal om een XML-bestand volgens het Peppol-BIS-formaat. Als ondernemer hoef je dat technische bestand niet zelf te lezen of te maken. Je software doet dat voor jou.

Peppol is het standaardkanaal

In België moeten ondernemingen gestructureerde elektronische facturen systematisch via Peppol kunnen verzenden en ontvangen.

Peppol is geen website waarop je inlogt om facturen te downloaden. Het is een netwerk waarlangs facturatie- en boekhoudprogramma’s documenten veilig met elkaar uitwisselen.

Een ander gestructureerd formaat en een ander uitwisselingskanaal zijn alleen mogelijk wanneer beide partijen daarmee akkoord gaan en de oplossing aan de Europese norm EN 16931 voldoet. Het is aangewezen om zo’n afwijkende afspraak schriftelijk vast te leggen.

Wat met de pdf-versie?

Je software kan naast het gestructureerde bestand ook een leesbare pdf tonen of meesturen. Die pdf is handig voor menselijke controle, maar vervangt de gestructureerde elektronische factuur niet.

Een klant kan je niet verplichten om altijd een pdf-versie als bijlage bij de e-factuur mee te sturen.

Moet je het Peppol-ID van iedere klant vragen?

Neen. Je software of Peppol-dienstverlener zoekt normaal zelf op of de klant via Peppol bereikbaar is. Via Peppol Lookup kan je ook controleren of een onderneming documenten kan ontvangen. Die publieke zoekfunctie toont niet noodzakelijk of een onderneming zelf documenten kan verzenden.

Geldige versus niet-geldige vormen

Voor Belgische B2B-transacties die onder de verplichting vallen:

• Peppol-BIS via Peppol: geldig en standaard;
• ander EN 16931-conform formaat: alleen met onderling akkoord;
• pdf via e-mail: niet voldoende;
• Word- of Excelbestand: niet voldoende;
• papieren factuur: niet voldoende, behalve wanneer een wettelijke terugvalregeling kan worden gebruikt.

Kort samengevat

Een echte e-factuur is geen afbeelding of pdf van een factuur, maar een gestructureerd gegevensbestand dat automatisch tussen softwareprogramma’s wordt uitgewisseld.

De verplichting geldt zeer ruim, maar niet voor iedere onderneming en niet voor iedere transactie. Kijk altijd afzonderlijk naar de verzender, de ontvanger en de gefactureerde handeling.

Ondernemingen met uitsluitend artikel 44-vrijgestelde activiteiten

Ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die op basis van artikel 44 van het Btw-Wetboek zijn vrijgesteld, moeten voor die activiteiten in principe geen gestructureerde elektronische facturen verzenden of ontvangen.

Dit kan onder meer relevant zijn voor bepaalde:

• medische en paramedische beroepen;
• onderwijsactiviteiten;
• kinderopvang;
• sociale en culturele activiteiten.

Let op bij gemengde activiteiten. Verricht je naast vrijgestelde activiteiten ook btw-plichtige activiteiten, dan kan de verplichting voor een deel van je facturen wel gelden.

Buitenlandse ondernemingen

Een buitenlandse onderneming die in België voor btw-doeleinden is geïdentificeerd, maar hier geen zetel of vaste inrichting heeft, valt in principe niet onder de Belgische B2B-verplichting.

Heeft de buitenlandse onderneming wel een Belgische vaste inrichting, dan kan de verplichting wel van toepassing zijn.

B2C-facturen

Facturen aan particuliere klanten vallen niet onder de verplichte B2B-e-facturatie. Je mag die facturen nog op papier of als pdf versturen.

De onderneming moet haar zakelijke aankoopfacturen meestal wel elektronisch kunnen ontvangen.

Forfaitaire belastingplichtigen

Forfaitaire btw-plichtigen zijn voorlopig vrijgesteld van de verplichting om gestructureerde e-facturen te verzenden. Zij moeten in principe wel e-facturen kunnen ontvangen. Het forfaitaire regime dooft uiterlijk op 1 januari 2028 uit.

Gefailleerde ondernemingen

Gefailleerde btw-plichtigen zijn vrijgesteld van de verplichting om gestructureerde e-facturen te verzenden. Voor concrete facturen tijdens een faillissement wordt best afgestemd met de curator en de boekhouder.

Bijzondere landbouwregeling

Ondernemers onder de bijzondere landbouwregeling moeten minstens gestructureerde B2B-facturen kunnen ontvangen. Voor de uitgaande documenten kan onder meer de regeling rond self-billing relevant zijn.

Internationale transacties

De Belgische verplichting geldt niet automatisch voor facturen aan of van buitenlandse handelspartners. Peppol kan wel vrijwillig worden gebruikt wanneer de buitenlandse handelspartner eveneens op het netwerk is aangesloten.

Voor intracommunautaire transacties volgen vanaf 1 juli 2030 bijkomende Europese regels voor digitale facturatie en rapportering.

B2G: factureren aan de overheid

Voor facturen aan overheidsdiensten bestaat een afzonderlijke regeling. In de regel geldt e-facturatie voor overheidsopdrachten vanaf 3.000 euro exclusief btw, maar aanbesteders kunnen ook voor lagere bedragen e-facturatie opleggen. Federale aanbestedende overheden leggen dit sinds 1 maart 2024 ook onder die drempel op.

Praktische beslisvragen

Beantwoord voor iedere factuur deze vragen:

1. Is de leverancier een Belgische btw-plichtige?
2. Is de klant een Belgische btw-plichtige?
3. Wordt een Belgisch btw-nummer gebruikt?
4. Vindt de handeling voor de btw in België plaats?
5. Is een factuur wettelijk verplicht?
6. Geldt voor de onderneming of handeling een specifieke vrijstelling?

Twijfel je door een buitenlandse vestiging, een gemengde activiteit of een bijzondere btw-regeling? Leg de concrete situatie dan voor aan je accountant of fiscaal adviseur.

Je hebt software nodig waarmee je gestructureerde elektronische facturen via Peppol kunt verzenden en ontvangen. Dat kan een facturatiepakket, boekhoudprogramma, ERP-systeem of afzonderlijke Peppol-oplossing zijn.

Een vermelding op de softwarelijst van de FOD Financiën betekent niet dat de toepassing inhoudelijk werd onderzocht, gecertificeerd of aanbevolen. De leverancier is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de vermelde informatie.

Controleer eerst je bestaande software

Vraag aan je softwareleverancier of accountant:

• Kan mijn pakket e-facturen via Peppol verzenden?
• Kan het pakket ook e-facturen ontvangen?
• Moet ik een bijkomende module activeren?
• Moet ik mij afzonderlijk op Peppol registreren?
• Wie is mijn Peppol-dienstverlener of Access Point?
• Kan ik meerdere ondernemingen of btw-nummers beheren?
• Hoe worden mijn bestaande klanten- en leveranciersgegevens gecontroleerd?

Verzenden en ontvangen zijn niet hetzelfde

Sommige toepassingen kunnen alleen facturen verzenden. Andere kunnen ook ontvangen, maar verwerken de ontvangen gegevens niet automatisch in de boekhouding.

Controleer daarom afzonderlijk of de toepassing:

1. facturen kan opstellen;
2. facturen kan verzenden;
3. facturen kan ontvangen;
4. facturen technisch valideert;
5. facturen kan goedkeuren;
6. facturen automatisch of na controle kan boeken;
7. facturen en het oorspronkelijke XML-bestand archiveert.

Controleer bijzondere documenten

Vraag expliciet of de software ondersteuning biedt voor:

• credit- en debetnota’s;
• self-billing;
• factuurbijlagen;
• voorschotfacturen;
• verzamelfacturen;
• buitenlandse munteenheden;
• verschillende btw-regelingen;
• elektronische weigeringen en statusmeldingen.

Denk aan je accountant

Bespreek vooraf:

• wie aankoopfacturen ontvangt;
• wie facturen controleert en goedkeurt;
• of de accountant automatisch toegang heeft;
• of documenten nog afzonderlijk moeten worden doorgestuurd;
• wie fouten en dubbele facturen opvolgt;
• wie verantwoordelijk is voor de archivering.

Kijk verder dan de basisprijs

Vergelijk niet alleen de maandelijkse abonnementskost. Controleer ook:

• het aantal inbegrepen facturen;
• de prijs voor bijkomende gebruikers;
• kosten voor ontvangst of archivering;
• ondersteuning en opleiding;
• koppelingen met bank, webshop, kassa en boekhouding;
• opzegtermijnen;
• exportmogelijkheden;
• kosten om gegevens naar een ander pakket te verhuizen.

Zorg voor een uitweg

Vraag hoe je bij een overstap toegang houdt tot:

• uitgaande facturen;
• inkomende facturen;
• oorspronkelijke XML-bestanden;
• pdf-weergaven;
• bijlagen;
• goedkeuringshistoriek;
• verzend- en ontvangstbewijzen.

De wettelijke verantwoordelijkheid om facturen te bewaren blijft uiteindelijk bij jouw onderneming, ook wanneer een software- of cloudleverancier de opslag verzorgt.

UNIZO-check

Een geschikt pakket moet minimaal:

• verzenden én ontvangen;
• voldoende ondersteuning bieden voor jouw type facturen;
• samenwerken met je boekhouding of accountant;
• je oorspronkelijke documenten bewaren of exporteerbaar maken;
• transparant zijn over prijs, ondersteuning en opzegging.

Een e-factuur wordt niet noodzakelijk onmiddellijk afgeleverd. Een vertraging betekent ook niet automatisch dat Peppol of de factuur defect is.

De verwerking kan tijd vragen bij de verzendende software, de Peppol-dienstverleners, de ontvangende software of de interne verwerking van de klant. De meeste facturen worden binnen enkele minuten tot enkele uren afgeleverd. Duurt het langer dan één werkdag, neem dan contact op met je softwareleverancier.

Stap 1 — Controleer de status

Kijk in je software of de factuur:

• nog wordt verwerkt;
• technisch is verzonden;
• technisch is afgeleverd;
• door de ontvangende toepassing werd geweigerd;
• een foutmelding heeft gekregen;
• commercieel werd betwist.

“Verzonden” betekent niet in ieder pakket hetzelfde. Vraag je leverancier welke statussen aantonen dat de factuur effectief bij het ontvangende Access Point of systeem is aangekomen.

Stap 2 — Controleer de gegevens

Controleer onder meer:

• ondernemingsnummer en btw-nummer;
• identiteit van de klant;
• gekozen administratie of vestiging;
• verplichte factuurgegevens;
• bedragen en btw-berekening;
• referenties zoals bestelbon- of contractnummer;
• technische validatiefouten.

Stap 3 — Maak onderscheid tussen een technische weigering en een protest

Een technische weigering betekent dat het systeem de factuur niet kan verwerken, bijvoorbeeld omdat verplichte gegevens ontbreken.

Een commercieel protest betekent dat de klant niet akkoord gaat met de inhoud, levering, prijs of contractuele basis van de factuur.

Die twee situaties hebben verschillende gevolgen. Een technisch succesvolle aflevering betekent niet dat de klant inhoudelijk akkoord gaat. Omgekeerd maakt een commercieel geschil de technische factuur niet automatisch ongeldig.

Wat als de klant technisch niet kan ontvangen?

Wanneer de klant om technische redenen werkelijk niet in staat is om een gestructureerde elektronische factuur te ontvangen, bestaat een wettelijke terugvalmogelijkheid. De leverancier mag de factuur dan op een andere wijze bezorgen, bijvoorbeeld als pdf of op papier.

De klant blijft wel verplicht om zonder uitstel de nodige stappen te zetten om elektronische facturen te kunnen ontvangen. De terugvalregeling is geen algemene keuze om Peppol niet te gebruiken.

Bewaar bewijs

Bewaar bij problemen:

• de oorspronkelijke factuur;
• verzend- en statusinformatie;
• foutmeldingen;
• communicatie met klant en softwareleverancier;
• bewijs van een eventueel alternatief verzendkanaal;
• datum waarop het probleem werd opgelost.

Praktische afspraken

Leg intern vast:

• wie foutmeldingen dagelijks controleert;
• vanaf wanneer een vertraging wordt onderzocht;
• wie contact opneemt met de klant;
• wanneer een alternatieve verzending is toegestaan;
• hoe wordt vermeden dat dezelfde factuur dubbel wordt geboekt of betaald.

Bijlagen

Documenten die de factuur inhoudelijk aanvullen, moeten via hetzelfde kanaal als de factuur worden overgemaakt. Ze mogen niet afzonderlijk via e-mail worden verstuurd wanneer ze juridisch deel uitmaken van het factuurdossier.

Via UBL en Peppol kunnen onder meer pdf-, beeld-, spreadsheet- en andere toegestane bestanden worden toegevoegd. Bijlagen kunnen in het factuurbericht worden opgenomen of, onder bepaalde voorwaarden, via een gekoppelde locatie beschikbaar worden gemaakt.

Denk bijvoorbeeld aan:

• prestatiefiches;
• werkbonnen;
• detailoverzichten;
• afrekeningen;
• contractuele berekeningen;
• urenstaten;
• leveringsdocumenten.

Controleer of je software die bijlagen correct meestuurt én of je klant ze kan ontvangen.

Een gewone pdf-weergave is iets anders

Een leesbare pdf-versie van de factuur is niet automatisch een noodzakelijke juridische bijlage. Een klant kan de gestructureerde factuur niet weigeren enkel omdat geen extra pdf-versie werd toegevoegd.

Creditnota’s

Een document dat een oorspronkelijke gestructureerde factuur wijzigt en er ondubbelzinnig naar verwijst, moet in principe in hetzelfde formaat worden opgesteld als de oorspronkelijke factuur.

Was de oorspronkelijke factuur een gestructureerde e-factuur, dan moet de bijbehorende creditnota dus eveneens gestructureerd worden verzonden. Had de oorspronkelijke factuur een ander toegestaan formaat, dan geldt die specifieke formaatverplichting niet noodzakelijk.

Vermeld altijd duidelijk:

• naar welke factuur de creditnota verwijst;
• waarom de correctie gebeurt;
• welke bedragen en btw-bedragen worden aangepast.

Self-billing

Bij self-billing stelt de klant de factuur op in naam en voor rekening van de leverancier.

Daarvoor blijven nodig:

• een voorafgaande overeenkomst tussen beide partijen;
• een aanvaardingsprocedure voor iedere factuur of creditnota;
• correcte verwerking in de boekhouding van beide partijen.

Peppol gebruikt voor self-billing afzonderlijke documenttypes. De leverancier moet technisch geregistreerd zijn om self-billingfacturen en bijbehorende creditnota’s te kunnen ontvangen.

De bijzondere administratieve tolerantie voor software die deze documenttypes nog niet ondersteunde, liep af op 30 juni 2026. Ondernemingen die self-billing gebruiken, moeten daarom controleren of beide systemen de documenten nu volledig ondersteunen.

Controlelijst

• Ondersteunt je software alle nodige bijlageformaten?
• Worden bijlagen samen met de factuur gearchiveerd?
• Kan je software gestructureerde creditnota’s verzenden en ontvangen?
• Verwijst iedere creditnota ondubbelzinnig naar de oorspronkelijke factuur?
• Is voor self-billing een schriftelijke overeenkomst aanwezig?
• Is duidelijk hoe de leverancier iedere self-billingfactuur aanvaardt?
• Kunnen beide partijen de juiste Peppol-documenttypes verwerken?

Sommige grote klanten vragen leveranciers om facturen nogmaals in te geven of op te laden in een eigen leveranciersportaal. Sinds de invoering van de verplichte e-facturatie is dat niet automatisch de standaardroute.

Een klant kan niet eenzijdig bepalen dat een gestructureerde factuur uitsluitend via zijn eigen portaal moet worden aangeleverd. Daarvoor is een akkoord tussen beide partijen nodig. De afgesproken oplossing moet bovendien aan de wettelijke normen voldoen.

Peppol als uitgangspunt

Kan de klant facturen via Peppol ontvangen, dan moet je de factuur in principe via Peppol kunnen bezorgen. Een klantenportaal mag niet zomaar een bijkomende technische of financiële drempel creëren.

Wanneer kan een portaal wel?

Een portaal kan worden gebruikt wanneer:

• beide partijen daar uitdrukkelijk mee instemmen;
• duidelijk is of het portaal de officiële factuur of alleen aanvullende informatie ontvangt;
• de gebruikte factuur aan de Europese norm voldoet;
• verantwoordelijkheden en bewijzen van aflevering zijn geregeld;
• geen onredelijke bijkomende kosten worden doorgeschoven.

Let op voor dubbel werk

Vermijd dat je:

• dezelfde factuur via Peppol verstuurt én opnieuw als officiële factuur in een portaal invoert;
• twee verschillende factuurnummers gebruikt;
• afwijkende bedragen of gegevens doorgeeft;
• onduidelijkheid creëert over welke versie juridisch geldt.

Maak duidelijke afspraken

Leg bij gebruik van een portaal schriftelijk vast:

• welk kanaal de officiële factuur bevat;
• waarvoor het portaal wordt gebruikt;
• welke bijlagen moeten worden toegevoegd;
• wanneer de factuur als ontvangen geldt;
• welke status- en foutmeldingen worden teruggestuurd;
• wie eventuele kosten draagt.

Praktisch UNIZO-standpunt

Peppol moet vermijden dat kleine leveranciers voor iedere grote klant een ander portaal, formaat en proces moeten gebruiken. Een aanvullend klantenportaal kan nuttig zijn voor orders, prestaties of goedkeuringen, maar mag de gestandaardiseerde factuuruitwisseling niet opnieuw versnipperen.

De ontvangst van een factuur via Peppol betekent niet dat je automatisch akkoord gaat met de inhoud. De gewone regels over het protesteren van facturen blijven gelden.

Protesteer tijdig en duidelijk

Ben je niet akkoord met de factuur, meld dan zo snel mogelijk:

• welke factuur je betwist;
• waarom je niet akkoord gaat;
• welk bedrag of onderdeel je betwist;
• welke correctie je verwacht.

Gebruik een kanaal waarmee je het protest en de verzenddatum later kunt bewijzen.

Een interne status is niet altijd voldoende

In sommige software kan je een factuur intern als “geweigerd” of “betwist” markeren. Dat betekent niet noodzakelijk dat de leverancier ook werkelijk een protest ontvangt.

Controleer daarom of de software:

• een Invoice Response via Peppol verstuurt;
• een e-mail of ander bericht naar de leverancier stuurt;
• alleen een interne boekhoudstatus aanpast.

Stuur bij twijfel ook een afzonderlijke, aantoonbare protestbrief of e-mail.

Factuur voor de verkeerde onderneming

Ontvang je een factuur die helemaal niet voor jouw onderneming bestemd is, dan moet je ze weigeren. Ze geeft geen recht op btw-aftrek en moet volgens de officiële toelichting niet in je boekhouding worden opgenomen.

Via Peppol kan daarvoor een Invoice Response met de status “Rejected” worden gebruikt, wanneer je software die functionaliteit ondersteunt.

Zelf naar de verkeerde klant verstuurd?

Stuurde je een factuur naar de verkeerde onderneming, verwijder of negeer ze dan niet zomaar.

De ten onrechte gefactureerde bedragen moeten worden rechtgezet met een verbeterend document, doorgaans een creditnota. Daarna kan je een correcte factuur aan de juiste klant uitreiken.

Dubbele factuur

Peppol zelf bepaalt niet of een factuur een duplicaat is. De detectie moet gebeuren in de facturatie- of boekhoudsoftware, bijvoorbeeld op basis van:

• leverancier;
• factuurnummer;
• datum;
• bedrag;
• inhoud.

Zorg vooral dat een duplicaat niet tweemaal wordt geboekt, betaald of later gerapporteerd.

Praktische procedure

1. Controleer of het om een technisch probleem, verkeerde ontvanger of inhoudelijk geschil gaat.
2. Zet de factuur niet automatisch klaar voor betaling.
3. Informeer de leverancier tijdig en aantoonbaar.
4. Vraag indien nodig een creditnota en een nieuwe correcte factuur.
5. Bewaar de factuur, het protest en de reactie samen.
6. Controleer of de correctie ook in de boekhouding werd verwerkt.

Bewaartermijn

Facturen en kopieën van facturen moeten in principe zeven jaar worden bewaard. De termijn begint op 1 januari van het jaar dat volgt op de datum waarop de factuur werd uitgereikt.

Voor bepaalde investeringen en onroerende goederen kunnen langere termijnen van vijftien of vijfentwintig jaar gelden.

Bewaar het oorspronkelijke XML-bestand

Je mag facturen onder voorwaarden in een ander formaat bewaren, maar het is sterk aanbevolen om het oorspronkelijke gestructureerde XML-bestand te behouden.

Wanneer alleen een pdf of papieren afdruk wordt bewaard, kan het moeilijker worden om later de authenticiteit en integriteit van de oorspronkelijke e-factuur te bewijzen.

Bewaar bij voorkeur samen:

• het oorspronkelijke XML-bestand;
• de leesbare weergave;
• eventuele bijlagen;
• verzend- of ontvangststatussen;
• goedkeuringen;
• correcties en creditnota’s;
• protesten en andere relevante communicatie.

Authenticiteit, integriteit en leesbaarheid

Gedurende de hele bewaartermijn moet je kunnen aantonen:

• van wie de factuur afkomstig is;
• dat de inhoud niet ongeoorloofd werd gewijzigd;
• dat de factuur leesbaar kan worden weergegeven;
• dat ze zonder onredelijke vertraging aan de administratie kan worden voorgelegd.

Archivering in de cloud

Facturen mogen in een cloudomgeving worden bewaard. Controleer wel:

• wie toegang heeft;
• of back-ups worden gemaakt;
• of documenten bij het einde van het contract exporteerbaar zijn;
• of de bewaartermijn wordt gerespecteerd;
• of de gegevens bij een incident of faillissement van de leverancier beschikbaar blijven.

Verantwoordelijkheid blijft bij de onderneming

Ook wanneer je accountant, softwareleverancier of cloudprovider de documenten bewaart, blijft jouw onderneming verantwoordelijk voor het naleven van de wettelijke bewaarplicht.

Maak daarom afspraken over:

• wie welke documenten bewaart;
• hoelang ze worden bewaard;
• wie exportbestanden kan maken;
• wat er gebeurt als je van software of accountant verandert;
• hoe toegang door onbevoegde personen wordt voorkomen.

De wettelijke verplichting gaat over het correct verzenden en ontvangen van een gestructureerde factuur. Automatische verwerking is op zich geen wettelijke verplichting. Ze vormt wel de belangrijkste opportuniteit van e-facturatie.

Wanneer factuurgegevens gestructureerd beschikbaar zijn, hoef je bedragen, datums, btw-nummers en rekeningnummers niet langer handmatig over te typen.

Begin niet bij de software, maar bij het proces

Breng eerst je huidige factuurstroom in kaart:

Uitgaande facturen

1. Wie maakt de factuur op?
2. Waar komen klantgegevens vandaan?
3. Wie controleert de factuur?
4. Hoe wordt ze verzonden?
5. Hoe wordt opgevolgd of ze werd afgeleverd?
6. Hoe worden betalingen en herinneringen opgevolgd?

Inkomende facturen

1. Waar komen de facturen binnen?
2. Wie controleert de leverancier en inhoud?
3. Wie keurt de factuur goed?
4. Hoe wordt ze geboekt?
5. Wie zet de betaling klaar?
6. Wie keurt de betaling definitief goed?
7. Waar wordt de factuur bewaard?

Mogelijke automatiseringen

Automatisch herkennen en boeken

De software kan gegevens zoals leverancier, factuurnummer, datum, bedrag en btw automatisch voorstellen voor boeking.

Behoud minstens een controle op:

• nieuwe leveranciers;
• afwijkende bedragen;
• uitzonderlijke btw-codes;
• gewijzigde rekeningnummers;
• facturen zonder bestelling of levering;
• mogelijke duplicaten.

Digitale goedkeuringsstroom

Facturen kunnen automatisch naar de juiste verantwoordelijke worden gestuurd op basis van:

• afdeling;
• project;
• leverancier;
• bedrag;
• kostensoort;
• bestelbonnummer.

Koppeling met betaling

Na goedkeuring kan een betalingsvoorstel worden aangemaakt. Laat voor gevoelige betalingen altijd een afzonderlijke controle of goedkeuring bestaan.

Automatische opvolging van klanten

Voor uitgaande facturen kan je:

• afleverstatussen opvolgen;
• vervaldata bewaken;
• betalingsherinneringen versturen;
• betalingen automatisch afpunten;
• achterstallige klanten sneller detecteren.

Werk stapsgewijs

Niveau 1 — Wettelijk in orde

• verzenden en ontvangen via Peppol;
• facturen correct bewaren;
• foutmeldingen opvolgen.

Niveau 2 — Minder manueel werk

• factuurgegevens automatisch inlezen;
• bank en boekhouding koppelen;
• dubbele invoer vermijden;
• standaardgoedkeuringen instellen.

Niveau 3 — Geïntegreerd proces

• koppeling met offerte, bestelling en levering;
• automatische matching;
• digitale goedkeuringsflows;
• geïntegreerde betaling en rapportering;
• opvolging van cashflow en openstaande facturen.

Meet het resultaat

Vergelijk voor en na:

• tijd per factuur;
• aantal manuele correcties;
• aantal laattijdige betalingen;
• aantal dubbele facturen;
• tijd tussen ontvangst en goedkeuring;
• tijd die de accountant aan correcties besteedt.

Peppol biedt een veiliger en meer gecontroleerd uitwisselingskanaal dan een gewone pdf via e-mail. Toch verdwijnen factuurfraude, menselijke fouten en misbruik niet automatisch.

De veiligheid van e-facturatie hangt ook af van de software, de interne controles en de afspraken tussen de betrokken partijen.

Beveilig gebruikers en toegang

• Geef iedere medewerker een persoonlijk account.
• Gebruik multifactorauthenticatie wanneer die beschikbaar is.
• Geef medewerkers alleen de rechten die zij nodig hebben.
• Trek toegangsrechten onmiddellijk in wanneer iemand vertrekt.
• Controleer regelmatig wie facturen kan aanpassen, goedkeuren of betalen.
• Gebruik geen gedeelde beheerdersaccounts.

Controleer leveranciersgegevens

Een gestructureerde factuur kan nog altijd onjuiste of frauduleuze betaalgegevens bevatten.

Voorzie daarom een afzonderlijke controle wanneer:

• een leverancier een nieuw rekeningnummer gebruikt;
• bankgegevens worden gewijzigd;
• een ongewoon betaalverzoek wordt ontvangen;
• de betaling naar een ander land gaat;
• de leverancier aandringt op spoed.

Bevestig gewijzigde bankgegevens via een vertrouwd contactkanaal en niet uitsluitend via de contactgegevens in het wijzigingsbericht.

Scheid verantwoordelijkheden

Laat bij voorkeur niet één persoon alleen:

• leveranciers aanmaken;
• bankgegevens wijzigen;
• facturen goedkeuren;
• betalingen uitvoeren.

Gebruik voor hogere bedragen een vierogenprincipe.

Detecteer afwijkingen

Stel waarschuwingen in voor:

• dubbele factuurnummers;
• identieke bedragen;
• onverwachte leveranciers;
• ongebruikelijke btw-codes;
• afwijkingen van bestelbon of contract;
• facturen buiten normale openings- of leveringsperiodes;
• plots gewijzigde betaalgegevens.

Beveilig bijlagen

Ook bijlagen kunnen gevoelige bedrijfsgegevens bevatten.

Controleer daarom:

• welke bestandstypes worden toegestaan;
• of bestanden automatisch op malware worden gecontroleerd;
• wie ze kan downloaden;
• hoelang ze worden bewaard;
• of persoonsgegevens noodzakelijk zijn.

Zorg voor continuïteit

Leg vast wat je doet wanneer:

• je facturatiesoftware niet beschikbaar is;
• de Peppol-koppeling uitvalt;
• een medewerker met sleutelkennis afwezig is;
• de softwareleverancier stopt;
• gegevens moeten worden hersteld;
• je accountant tijdelijk geen toegang heeft.

Bewaar contactgegevens van softwareleverancier, accountant en interne verantwoordelijken buiten het systeem zelf.

Interne minimumprocedure

1. Nieuwe leverancier verifiëren.
2. Eerste factuur extra controleren.
3. Wijziging van bankrekening onafhankelijk bevestigen.
4. Factuur koppelen aan bestelling of prestatie.
5. Betaling afzonderlijk laten goedkeuren.
6. Afwijkingen documenteren.
7. Gebruikersrechten periodiek controleren.
8. Back-up en export testen.

E-facturatie en e-reporting zijn niet hetzelfde.

Bij e-facturatie wisselen leverancier en klant een gestructureerde factuur uit. Bij e-reporting worden bepaalde factuurgegevens ook elektronisch aan de fiscale administratie gerapporteerd.

Wat geldt vandaag?

Sinds 1 januari 2026 worden Belgische B2B-facturen gestructureerd uitgewisseld. In deze eerste fase worden de gegevens niet automatisch vanuit iedere Peppol-factuur aan de overheid gerapporteerd.

Het federale regeerakkoord noemt 2028 als timing voor Belgische elektronische rapportering. Die rapportering moet nog wettelijk en technisch worden uitgewerkt.

Wat werd op 18 juli 2026 beslist?

De ministerraad keurde een voorontwerp goed voor een dubbelzijdige elektronische rapportering van bepaalde verplichte factuurgegevens.

Dubbelzijdig betekent dat gegevens zowel vanuit het standpunt van de leverancier als vanuit dat van de klant worden gerapporteerd. Daardoor kan de administratie beide gegevensstromen met elkaar vergelijken.

Het voorstel wil:

• de kwaliteit en betrouwbaarheid van fiscale gegevens verhogen;
• controles en risicoanalyses sneller en gerichter maken;
• specifieke fraudefenomenen sneller detecteren;
• de jaarlijkse klantenlisting afschaffen voor belastingplichtigen die onder de nieuwe rapporteringsplicht vallen.

Het gaat voorlopig om een voorontwerp. De Gegevensbeschermingsautoriteit en de Raad van State moeten nog advies geven.

Wat is nog niet beslist?

Onder meer de volgende elementen moeten verder worden uitgewerkt of definitief bevestigd:

• de precieze startdatum;
• welke ondernemingen en transacties onder de rapportering vallen;
• welke gegevens worden doorgestuurd;
• binnen welke termijn dit moet gebeuren;
• hoe correcties en creditnota’s worden gerapporteerd;
• hoe uitzonderingen en technische storingen worden behandeld;
• welke controles en sancties gelden;
• welke overgangsmaatregelen worden voorzien.

Er is vandaag geen basis om algemeen te stellen dat de periodieke btw-aangifte door dit voorontwerp wordt afgeschaft. De aangekondigde afschaffing heeft betrekking op de jaarlijkse klantenlisting voor ondernemingen die aan de rapporteringsplicht onderworpen zijn.

Wat kan je nu al doen?

Je hoeft nog geen afzonderlijke e-reportingtoepassing aan te kopen. Je kan je wel verstandig voorbereiden:

• zorg dat klant- en leveranciersgegevens correct zijn;
• gebruik geldige ondernemings- en btw-nummers;
• vermijd vrije tekst waar gestructureerde gegevens beschikbaar zijn;
• verwerk creditnota’s consequent;
• controleer btw-codes en vrijstellingsgronden;
• voorkom dubbele facturen;
• bewaar oorspronkelijke XML-bestanden;
• vraag je softwareleverancier hoe toekomstige rapportering wordt ondersteund;
• zorg dat correcties traceerbaar blijven.

Waarom dat belangrijk is

Bij e-reporting worden fouten sneller zichtbaar. Een verkeerde btw-code, fout klantnummer of dubbele boeking kan dan sneller tot een verschil tussen de gegevens van leverancier en klant leiden.

Goede datakwaliteit en een degelijk intern factuurproces worden daardoor even belangrijk als het technische verzenden via Peppol.

UNIZO volgt de invoering op

Voor ondernemers zijn vooral de volgende voorwaarden belangrijk:

• voldoende voorbereidingstijd;
• duidelijke en tijdige technische specificaties;
• betaalbare aanpassingen voor kleine ondernemingen;
• werkbare procedures bij fouten en storingen;
• geen dubbele rapportering;
• daadwerkelijke afschaffing van bestaande administratieve verplichtingen;
• ondersteuning en proportionele sancties tijdens de invoering.

Dit adviesitem moet daarom als een levend dossier worden bijgewerkt zodra het wetsontwerp, de uitvoeringsregels en de definitieve invoeringsdatum bekend zijn.