Beroepskosten

Niet alle kosten die je als ondernemer maakt, mag je inbrengen voor je belastingen. Dit kan enkel voor “fiscaal aftrekbare beroepskosten”.

In het algemeen geldt de regel dat een kost fiscaal aftrekbaar is, als drie voorwaarden voldaan zijn. Deze voorwaarden gelden zowel in de personenbelasting als in de vennootschapsbelasting.

Fiscaal aftrekbare beroepskost: eerste optie – toetsing van de drie voorwaarden

Om een beroepskost in te brengen voor je belastingen, moeten in principe drie voorwaarden (tegelijk!) voldaan zijn:

Voorwaarde 1: de finaliteitsvoorwaarde

Eerst en vooral moet je de kost gemaakt hebben om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden. Je moet evenwel niet aantonen dat de kost ook effectief tot nieuwe belastbare inkomsten heeft geleid. De mogelijkheid dat je door de kost te maken belastbare inkomsten kan verwerven is voldoende.

Voorbeeld: Een kinesiste koopt een hometrainer die ze in haar praktijk zal gebruiken om haar patiënten te begeleiden. Aangezien die patiënten uiteraard  betalen voor de kiné-sessies, is de finaliteitsvoorwaarde in orde. Als zij die hometrainer daarentegen privé koopt om in haar appartement te plaatsen, is deze voorwaarde niet voldaan.

De fiscus mag niet oordelen over de geschiktheid of het nut van een beroepskost. De fiscus kan natuurlijk wel de aftrek van een kost verwerpen, als die kost op onredelijke wijze de beroepsbehoeften overtreft. Bijvoorbeeld wanneer je als freelance fotograaf een Lamborghini wil aftrekken als beroepskost.

Voorwaarde 2: de annualiteitsvoorwaarde

Daarnaast moet je de kost (i) werkelijk gemaakt hebben in het belastbaar tijdperk, of (ii) er moet sprake zijn van een zekere en vaststaande schuld of verlies tijdens het belastbaar tijdperk.

Voorbeelden:

• Materiaal dat je pas gaat aankopen in 2025, kan je niet aftrekken als beroepskost in 2024.
• Een schuld die nog wordt betwist, kan je nog niet aftrekken, omdat die nog niet ‘zeker en vaststaand’ is.
• Een kost gemaakt in 2020 waarvan je tijdens het opruimen in 2024 plots de factuur terugvindt, kan je niet langer aftrekken.

Voorwaarde 3: de realiteitsvoorwaarde

Tot slot moet je de echtheid en het bedrag van de kost bewijzen. Dit kan op verschillende wijzen, zoals via een overeenkomst, een factuur of een ontvangstbewijs.

Fiscaal aftrekbare beroepskost: tweede optie – stempel van de wetgever

De fiscale wetgever bestempelt zelf een heel aantal kosten als fiscaal aftrekbaar. Deze kosten kan je dus altijd inbrengen voor je belastingen, zonder dat je de drie voorwaarden moet aftoetsen. Hierna vind je enkele voorbeelden, maar de lijst is veel langer.

Voorbeelden:

• De huurprijs en huurlasten van een onroerend goed dat je huurt voor je professionele activiteit. Deze kosten zijn altijd aftrekbaar. Sinds 2024 geldt hiervoor echter een belangrijke voorwaarde: je moet bij je aangifte (in de personenbelasting of vennootschapsbelasting) een bijlage toevoegen met onder meer informatie over de verhuurder en het gehuurde onroerend goed. Voeg je deze bijlage niet toe, dan zal de fiscus de aftrek van de huur als beroepskost weigeren. Meer informatie over deze verplichting vind je hier.
• Bezoldigingen betaald aan je personeelsleden zijn steeds aftrekbaar, als je de verplichting tot het opmaken van een fiche en samenvattend opgave respecteert.

Werkelijke beroepskosten versus forfaitaire beroepskosten

De voorgaande toelichting is relevant als je ervoor kiest om je werkelijke beroepskosten in te brengen als fiscaal aftrekbare beroepskosten. Je kan er echter ook voor kiezen om te werken met forfaitaire beroepskosten.

De forfaitaire aftrek van beroepskosten is een absoluut recht van jou als belastingplichtige. De fiscus mag het forfait dus niet verminderen als blijkt dat je werkelijke beroepskosten lager zijn.

Het is interessant om te kiezen voor forfaitaire beroepskosten als je geen kosten hebt gemaakt of de gemaakte kosten niet kan bewijzen (de realiteitsvoorwaarde is dus niet voldaan). Het forfait is ook een verstandige keuze als je werkelijke beroepskosten lager liggen dan het bedrag van de forfaitaire beroepskosten, maar als je werkelijke beroepskosten hoger zijn dan het forfait en je kan deze bewijzen, dan is het forfait geen interessante keuze.

Bedrag van de forfaitaire beroepskosten

Het bedrag van de forfaitaire beroepskosten is afhankelijk van jouw activiteit.

Hieronder vind je de bedragen voor inkomstenjaar 2025 (aanslagjaar 2026).

• Ben je zelfstandige? Het forfait bedraagt 30% van het beroepsinkomen, met een maximum van 5.930 EUR.
• Ben je bedrijfsleider? Het forfait bedraagt 3% van het beroepsinkomen, met een maximum van 3.130 EUR.

Wil je graag wat concrete voorbeelden van aftrekbare kosten? In het document hieronder vind je een antwoord op aftrekbaarheid van restaurantkosten, personeelskosten, opleidingskosten, publiciteitskosten, sponsorbijdragen, kosten van een waakhond, kosten van (medische) verzorging of psychologische begeleiding, kosten voor specifieke beroepskledij, boetes en schadevergoedingen, kosten verbonden aan huisvesting, en kosten voor de aanleg van een parking. 

De boekhoudregels verplichten je om de kosten voor bepaalde vaste activa te spreiden via afschrijvingen.

Een actief dat je al bezat en nu gebruikt voor je zelfstandige activiteit, kan je afschrijven. Maar de kans is groot dat de fiscus een deel van de afschrijfbare waarde niet aanvaardt.

Bijvoorbeeld: vanaf 2024 wil je een smartphone afschrijven die je aankocht in 2023. De fiscus zal wellicht 1/3e van de afschrijving (33%) verwerpen, omdat de smartphone al een jaar voor de start van je zelfstandige activiteit werd aangekocht.