Contracten opstellen

Elk contract is anders. Toch zijn er een aantal clausules die je bijna altijd best bekijkt. Zo vermijd je discussie over de uitvoering, betaling of beëindiging van je overeenkomst.

Wat moet er zeker duidelijk in je contract staan?

• Wat lever je en tegen welke prijs? Omschrijf zo precies mogelijk wat je levert, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden.

• Duur en beëindiging. Leg vast hoe lang de overeenkomst loopt en hoe je ze kan stopzetten. Zonder duidelijke einddatum gaat het vaak om een overeenkomst van onbepaalde duur. Die kan meestal op elk moment worden opgezegd.

• Niet-nakoming van het contract. Bepaal wat er gebeurt als jij of je klant de afspraken niet nakomt. Denk aan een ingebrekestelling, een termijn om het probleem recht te zetten, een schadevergoeding of een opschorting van je prestaties.

• Aansprakelijkheid. Je kan je aansprakelijkheid soms beperken. Dat mag niet altijd. Lees daarom wanneer je je aansprakelijkheid mag beperken.

• Betaling. Zet duidelijk in het contract wanneer je factureert, voor welk bedrag en binnen welke termijn je klant moet betalen. Vermeld ook wat er gebeurt bij laattijdige betaling, zoals intresten, een schadebeding of een opschorting van je prestaties.

• Bevoegde rechtbank. Je kan soms afspreken welke rechtbank bevoegd is bij een discussie. Dat mag niet in elke situatie, zeker niet als je klant een consument is. Speel op veilig en kies de rechtbank van de woonplaats van de verweerder.

• Algemene voorwaarden. Werk je met algemene voorwaarden? Neem ze dan uitdrukkelijk op in je overeenkomst of verwijs er duidelijk naar.

Waarom zijn deze clausules belangrijk?

Met duidelijke clausules weet iedereen waar hij aan toe is. Je beperkt het risico op discussies en je maakt meteen duidelijk wat er gebeurt als afspraken niet worden nageleefd.

Ja. Ook een mondeling akkoord is bindend. Maar als er later discussie ontstaat, is het vaak moeilijk om te bewijzen wat je precies hebt afgesproken.

Waarom zet je afspraken best op papier?

Een mondeling akkoord is perfect geldig. Maar het is vaak moeilijker om de inhoud ervan achteraf te bewijzen. Zet je afspraken daarom altijd schriftelijk vast.

Dat kan bijvoorbeeld via:

• een offerte;

• een ondertekende bestelbon;

• een orderbevestiging;

• een e-mail waarin je de afspraken bevestigt.

Wat als je klant een consument is?

Bij een overeenkomst met een consument gelden strengere bewijsregels. Is de overeenkomst 3.500 EUR of meer waard? Dan bewijs je die in principe alleen met een geschreven document (overeenkomst, offerte, e-mail, ...). Ook een sms geldt als een geschreven document, maar uiteraard alleen voor wat in de sms stond. 

Ligt de waarde onder 3.500 EUR? Dan mag je de overeenkomst meestal ook op andere manieren bewijzen, bijvoorbeeld met vermoedens, getuigen, ... .

Wat als je klant een onderneming is?

Dan geldt de vrije bewijsvoering, en mag je het bewijs van het bestaan van de overeenkomst en de inhoud ervan op gelijk welke manier bewijzen (overeenkomst, offerte, e-mail, getuigen, vermoedens, ...). Maar hou er rekening mee dat ook hier een getekende overeenkomst of een aanvaarde offerte duidelijker te bewijzen is dan een mondelingen overeenkomst. 

Voor gewone overeenkomsten gelden er vandaag geen wettelijke taalvereisten. Jij en je klant kiezen dus zelf in welke taal jullie het contract opstellen. Zo mogen een Vlaamse schuldeiser en een Vlaamse schuldenaar bijvoorbeeld afspreken om hun overeenkomst in het Engels of Frans te maken.

Ondertekenen beide partijen de overeenkomst? Dan gaan ze akkoord met de inhoud. Je gaat er dan ook van uit dat ze begrijpen wat erin staat. Begrijpt één partij de taal of de clausules niet? Dan ondertekent die partij de overeenkomst beter niet.

Ben je volledig vrij in je taalgebruik naar klanten?

Niet helemaal. Zeker bij consumenten let je best op. Consumenten krijgen ruime bescherming. Daarom is het vaak verstandig om een overeenkomst aan te bieden in de taal van je klant. Stel je de overeenkomst toch op in een andere taal dan de taal van de klant? Laat de klant dan expliciet bevestigen dat hij of zij akkoord gaat om de overeenkomst in een andere taal op te stellen en dat  hij of zij de overeenkomst begrijpt.

Let op voor facturen en algemene voorwaarden. De taal van facturen moet overeenstemmen met de taal van het gebied waar je gevestigd bent. Voor algemene voorwaarden geldt ook een aandachtspunt: algemene voorwaarden in een andere taal dan die van je klant kan je meestal niet tegen je klant gebruiken.

Welke taal gebruik je voor arbeidsovereenkomsten?

Voor arbeidsovereenkomsten gelden aparte taalregels. Dat geldt ook voor wettelijk verplichte sociale documenten, zoals arbeidsreglementen, cafetariaplannen en car policies.

• Exploitatiezetel in Vlaanderen? Dan moet je deze documenten in het Nederlands opstellen, ook als je werknemer anderstalig is.

• Exploitatiezetel in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest? Dan mag je kiezen tussen Nederlands en Frans.

• Anderstalige werknemer? Dan mag je een vertaling meegeven. De echte overeenkomst blijft wel de versie in de wettelijk juiste taal.

Wil je in je overeenkomst opnemen dat je je prijzen jaarlijks automatisch aanpast aan de index? Let dan op. Een algemene indexeringsclausule is meestal niet geldig.

Waarom is een algemene indexeringsclausule niet geldig?

De wet verbiedt indexeringsclausules die industriële of commerciële prijzen koppelen aan de consumptieprijsindex of aan een andere algemene index.

Je mag in een dienstenovereenkomst dus niet zomaar schrijven: “Onze prijzen passen we elk jaar op de vervaldag aan aan de consumptieprijsindex.”

Wanneer mag je wel indexeren?

Je mag een indexeringsclausule gebruiken als je rekening houdt met twee voorwaarden:

• Je mag maximaal 80% van je prijs indexeren. Minstens 20% blijft dus buiten de indexering.

• Je koppelt de indexering aan parameters die je echte kosten weerspiegelen, zoals materialen, lonen of transport.

Elke parameter mag alleen slaan op het deel van de prijs dat met die kost overeenkomt.

In sommige situaties kan het handig zijn om te werken met een stilzwijgende verlenging van overeenkomsten. Bijvoorbeeld wanneer je werkt  met jaarabonnementen voor consumenten? Dan kan een stilzwijgende verlenging handig zijn. Je hoeft dan niet elk jaar een nieuw contract te sluiten. Zo'n stilzwijgende verlenging is op zich ook toegelaten, maar je moet je klant wel correct informeren.

Voor welke contracten gelden deze regels?

De regels gelden voor dienstenovereenkomsten van bepaalde duur met consumenten. Denk aan contracten voor internet, gsm, fitness of andere diensten met een looptijd van bijvoorbeeld 1 of 2 jaar.

Wat moet je in het contract zetten?

Voorzie je een automatische verlenging? Dan moet je dat duidelijk vermelden:

• op de voorzijde van het eerste blad van het contract;

• in vet gedrukte letters;

• in een afzonderlijk kader.

Vermeld ook wat de stilzwijgende verlenging betekent. Leg uit tot wanneer en hoe je klant zich tegen de verlenging kan verzetten.

Wat na de stilzwijgende verlenging?

Is het contract stilzwijgend verlengd, bijvoorbeeld voor een nieuw jaar? Dan mag je consument het contract op elk moment opzeggen.

Je mag daarvoor geen vergoeding vragen. Je mag wel een opzegtermijn voorzien, maar die mag maximaal twee maanden bedragen.

Lever je goederen of werk je een opdracht uit, maar betaalt je klant nog niet meteen? Dan kan een eigendomsvoorbehoud je extra zekerheid geven. Je klant wordt dan pas eigenaar zodra hij de volledige prijs heeft betaald.

Voor welke contracten kan je een eigendomsvoorbehoud gebruiken?

Je kan een eigendomsvoorbehoud niet alleen gebruiken bij verkoopcontracten. Ook in andere contracten kan zo’n clausule nuttig zijn, bijvoorbeeld bij een aannemingsovereenkomst.

Wanneer is een eigendomsvoorbehoud geldig?

Neem het eigendomsvoorbehoud altijd op in een schriftelijk document, zoals je overeenkomst of je algemene voorwaarden.

Is je klant een consument? Dan moet uit het document duidelijk blijken dat hij akkoord gaat met het eigendomsvoorbehoud.

• Staat de clausule in de overeenkomst zelf? Dan volstaat de handtekening onder de overeenkomst meestal.

• Staat de clausule in je algemene voorwaarden? Laat de consument die voorwaarden dan best ondertekenen.

• Staan je algemene voorwaarden op de achterkant van een bestelbon? Zet dan vooraan, vlak boven de handtekening, dat de consument de algemene voorwaarden op de achterkant gelezen en goedgekeurd heeft.

Als de uitvoering van een overeenkomst niet helemaal loopt zoals gewenst, kan het in sommige gevallen nodig zijn om naar de rechtbank te gaan. En dan wil je natuurlijk niet naar een rechtbank moeten gaan die aan de andere kant van het land ligt, of (bij contracten met buitenlandse klanten) in het buitenland. 

Meestal wordt daarom een clausule opgenomen die aangeeft dat geschillen alleen kunnen worden gebracht voor de bevoegde rechtbanken van de plaats waar de onderneming gevestigd is. Zo'n clausules zijn in principe geldig tussen ondernemingen onderling, maar als jouw klant een consument is, zal dat vaak niet het geval zijn.

Opletten met consumenten

Is jouw klant een consument, dan moet zo'n bevoegdheidsbeding de consument steeds de mogelijkheid geven om eventuele rechtszaken op te starten bij de rechter van zijn woonplaats of de rechter waar de verbintenis werd uitgevoerd. In geval van een koopovereenkomst is dat meestal de rechtbank van de onderneming, maar bij de levering van een dienst aan huis (bouw, thuislevering, ...) is dat de woonplaats van de consument. 

Bij koopovereenkomsten met consumenten uit het buitenland, moet je de consument steeds de mogelijkheid geven eventuele rechtszaken te kunnen opstarten bij een rechtbank in het land waar de consument woont.