Ondernemingen die actief zijn in de schoonmaaksector moeten ervoor zorgen dat hun werknemers, zelfstandigen (helper, bestuurders, werkende vennoten), uitzendkrachten, stagiairs en onderaannemers hun aanwezigheid op het werk registreren. Dit is de check in and out at work. Maar om aanwezigheidsregistraties te kunnen doen, moet je voor elke klant eerst een aangifte van werken doen. De aangifte van werken wordt soms 'werfmelding' genoemd, die ook dient voor de inhoudingsplicht bij fiscale of sociale schulden.
Deze verplichtingen gelden ook voor onderaannemers.
Voor welke schoonmaakactiviteiten geldt de aanwezigheidsregistratie?
De aangifte van werken en de aanwezigheidsregistratie geldt voor de schoonmaak of reiniging van onroerende goederen bij professionele klanten, op voorwaarde dat de waarde van de werken hoger is dan:
- 30.000 euro zonder onderaannemers.
- 5.000 euro met 1 onderaannemer.
- 0 euro met 2 of meer onderaannemers.
De verplichting geldt voor klassieke schoonmaakactiviteiten, bijvoorbeeld glazenwassers en het poetsen van kantoren. Maar hij geldt ook bij schoonmaakactiviteiten in publieke ruimtes, tuinen en aan andere onroerende goederen. Bijvoorbeeld wanneer de opruiming en verwijdering van afval of de verwijdering van graffiti. Maar verwar reiniging en schoonmaak niet met onderhoudswerken.
Bij de uitvoering van bijvoorbeeld administratieve taken of de schoonmaak aan roerende goederen moet geen registratie gebeuren.
Wie moet registreren?
Als ondernemer moet je ervoor zorgen dat elke werknemer, uitzendkracht of stagiair die voor jou werkt zichzelf in- en uitcheckt zodra hij schoonmaakactiviteiten start en eindigt. Je moet daarom een registratiesysteem ter beschikking stellen.
Deze verplichting geldt ook voor zelfstandigen, aan wie je dus ook een registratiesysteem ter beschikking moet stellen:
- Werk je bijvoorbeeld als glazenwasser zonder personeel en zonder onderaannemers, dan moet jij jezelf in- en uitchecken bij schoonmaakactiviteiten voor een professionele klant zodra de werken minstens 30.000 euro waard zijn.
- Ben je bestuurder of werkende vennoot en doe je zelf schoonmaakwerk, dan moet je jezelf in- en uitchecken telkens je met schoonmaakactiviteiten start.
- In een eenmanszaak moeten je helpers of meewerkende echtgenoot die schoonmaken zich ook in- en uitchecken.
- Werk je met een zelfstandige onderaannemer of freelancer, dan moet je ervoor zorgen dat hij zich ook in- en uitcheckt.
Wat registreren?
Je moet zowel de registratie 'in' (het inchecken) als de registratie 'uit' (het uitchecken) doen. In- en uitchecken vallen niet samen met een werkdag! Je moet ook rekening houden met pauzes en met de specifieke klant.
De persoon die het werk uitvoert, moet inchecken telkens hij schoonmaakwerk begint en na onderbrekingen. Dus ook na een pauze. Uitchecken moet telkens wanneer iemand het werk beëindigt of bijvoorbeeld voor een pauze onderbreekt.
Ook wanneer je werk start bij een andere klant moet je eerst uitchecken bij de vorige klant om in te checken bij de nieuwe. Dit geldt ook wanneer je in hetzelfde gebouw of dezelfde straat verschillende klanten hebt.
Omdat het systeem zo moeilijk is, met specifieke regels, komt het niet in de plaats van een gewone aanwezigheidsregistratie zoals een prikklok.
Hoe registreren?
Er zijn bestaan er 2 methodes, die je terugvindt op de website Check In and Out at Work:
- Doe je de werfmelding, dan ontvang je automatisch een QR-code of een link. Die QR-code of link bezorg je aan je werknemers en zelfstandigen. De personen die het werk uitvoeren kunnen dan met een smartphone en itsme in- en uitchecken. Let op, ze moeten op hun smartphone toestemming geven om de GPS-locatie te gebruiken.
- Je kunt ook gebruik maken van een app of een badgesysteem. Maar dat moet je aankopen bij een externe dienstverlener.
Let op, de registratie moet altijd ter plekke gebeuren, op de werf. Dit wordt gecontroleerd via de GPS-locatie van de smartphone.
