10 tips om de keuze van je boekhouder te handhaven

Tip 1: Wat is een boekhouder?

 

Wat?

Federatie

Erkend Boekhouder (-fiscalist)

Voert en organiseert je boekhouding, adviseert je hierin en maakt de jaarrekening op.

BIBF

Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten

www.bibf.be

Accountant

Zelfde taken als een erkend boekhouder en daarnaast nog een aantal specifieke opdrachten zoals vb. expertises, opdrachten in het kader van het vennootschapsrecht.

IAB

Instituut van de Accountants en Belastingconsulenten

 

www.iec-iab.be

Bedrijfsrevisor

Doet audits (controle op de rekeningen) om derden te informeren via een verslag. Zelfde opdrachten als een erkend boekhouder en accountant alsook een aantal specifieke opdrachten  met als hoofdopdracht het controleren en certifiëren van je jaarrekening .

IBR

Instituut van de Bedrijfsrevisoren

 

www.ibr-ire.be

Naast deze wettelijk bepaalde boekhoudkundige opdrachten (monopolie), die enkel door deze “economische beroepsbeoefenaars” mogen uitgevoerd worden voor “derden”, zijn deze professionals tevens de adviseurs bij uitstek bij het vervullen van je fiscale aangiften (invullen en optimaliseren aangiftes, bijstand en vertegenwoordiging bij fiscale controle, …) alsook bij tal van andere aspecten van het opstarten, begeleiden en overdragen/vereffenen van je éénmanszaak of vennootschap.

Vraag na of je boekhouder aangesloten is bij één van eerder vermelde beroepsinstituten. Enkel de leden van de drie instituten mogen immers deze wettelijk beschermde beroepstitels voeren en de voorbehouden boekhoudkundige opdrachten voor derden uitvoeren. De fiscale beroepstitels (fiscalist en belastingconsulent) zijn tevens door de Wet beschermd. Je kan dit eenvoudigweg doen via de bovenvermelde websites van de instituten.
Deze beroepsinstituten (BIBF, IAB en IBR) hebben tuchtkamers om geschillen op te lossen. Bovendien zijn aangesloten boekhouders verplicht om jaarlijks opleiding te volgen en zich te verzekeren tegen hun beroepsaansprakelijkheid.

Tip 2: Bedenk allereerst wat jij zelf van een boekhouder verwacht
Wil je alleen de jaarrekening laten opmaken of ook het ingeven van alle inkomende en uitgaande facturen, de btw kwartaalaangifte, ...? Of wil je net dat ietsje meer?
Een boekhouder aan wie je  maar één of twee keer per kaar een bezoekje brengt, krijgt moeilijk inzicht in het reilen en zeilen van je onderneming. Hij zal je dan ook moeilijk gedetailleerde  adviezen op maat kunnen geven. Een regelmatig overleg is dan ook aangeraden.

Tip 3: Een boekhouder is een vertrouwenspersoon en is bereikbaar
Een goede boekhouder luistert en anticipeert waardoor je minder kans loopt voor verrassingen te komen staan.
 
Je wil een goede dienstverlening voor je geld. Een boekhouder of accountant die tijd voor je maakt wanneer je belt met een dringende vraag, die je vragen serieus neemt en naar tevredenheid beantwoordt, waarmee je een afspraak kan maken dat hij/zij bij jou langskomt of jij bij hem/haar op een geschikt moment. Het is ook aan jou om hier wat proactief in te zijn.

Als starter is het goed om van gedachten te kunnen wisselen met je boekhouder of accountant over hoe bepaalde boekingen, afschrijvingen of investeringen het best verwerkt kunnen worden. Dan is het een plus als je boekhouder voeling heeft met je onderneming. Ga daarom eventueel eens na of het boekhoudkantoor meerdere klanten heeft uit jouw sector.

Je boekhouder zal (zoals een dokter) zijn diagnose stellen. Wees dus open en eerlijk tegenover hem/haar.

Tip 4: Een boekhouder kan je adviseren
Een boekhouder-adviseur  legt  je alle stappen en overwegingen uit vanuit jouw perspectief. Hij zal je advies geven over de organisatie van je boekhouding (structuur/rechtsvorm,…). Daarnaast kan hij jou ook begeleiden in de overgang van een eenmanszaak naar een vennootschap begeleiden. Bij een omschakeling hoef je dus niet van boekhouder te veranderen.

Als starter wil je wellicht veel extra uitleg en advies (vb. bij opstellen financieel plan, opstartformaliteiten, …). Dit kost uiteraard meer maar je verwerft veel inzichten waardoor je op termijn misschien bepaalde dingen zelf kan doen. De toegevoegde waarde van een boekhouder ligt voornamelijk in deze adviesverlening en de begeleiding van je onderneming.

Tip 5: Hoeveel kost een boekhouder?
Kwaliteit durft al eens wat kosten. Ook een boekhouders werkt niet gratis. Hij kost geld, met uitschieters naar boven en naar beneden.

Sommige boekhouders werken met uurtarieven, anderen met forfaitaire bedragen. Daarnaast zal het ereloon tevens afhankelijk zijn van de complexiteit van je dossier. Ook zijn er – weliswaar in beperkte mate- regionale verschillen inzake de gehanteerde erelonen. Maak hierover duidelijke afspraken op voorhand, bij voorkeur via een opdrachtbrief of schriftelijk contract.

Wanneer gewerkt wordt met forfaitaire bedragen, informeer dan duidelijk wat er al dan niet in het pakket vervat zit:
- Inboeken
- BTW aangifte
- Fiscale aangifte
- Info en advies
- …

De totale prijs zal worden beïnvloed door verschillende factoren:
- de activiteit die je uitoefent
- of je in hoofd- of bijberoep actief bent
- of je een vennootschap of eenmanszaak opricht
- het aantal facturen op jaarbasis
- of je al dan niet per kwartaal bijgestuurd wil worden en tussentijds persoonlijk advies wil
- voorbereidingen die je zelf treft
- …

Extra begeleiding in bijvoorbeeld  onderhandelingen met bank, advocaat,… worden doorgaans apart aangerekend. Vraag na of dit ook het geval is voor grotere controles.

Algemeen wordt gesteld dat ‘een goede boekhouder zijn geld terug verdient’. Een boekhouder kan immers, in functie van jouw beroepsactiviteit en jouw persoonlijke situatie instaan voor een fiscale optimalisatie. Bovendien kan jij, door je boekhouding uit te besteden aan een expert, je focussen op je core business. Daarenboven hebben boekhouders vaak goede professionele contacten met de BTW en belastingsdiensten waardoor ze je dossier ten volle kunnen verdedigen.

Boekhoudkosten zijn 100% fiscaal aftrekbaar als beroepskosten!

Tip 6: Hoe gebeurt de afrekening?
Ook de manier van factureren kan verschillend zijn: maandelijkse facturatie of voorschotfacturen met een afrekening aan het einde van het jaar.

Kies voor een betalingssysteem waar jij je het meest comfortabel bij voelt. In ieder geval is het belangrijk dat de tarieven transparant zijn zodat je niet voor verrassingen komt te staan achteraf.
Sommige boekhouders werken met contracten. Kan, maar lees ze goed na. Wat wordt voorzien in de dienstverlening en wat niet? Teken bij voorkeur een contract. Wellicht zal de ondernemer tevens gevraagd worden om zijn adviseur een volmacht te geven om hem te vertegenwoordigen bij de administratie(dit is gebruikelijk).

Tip 7: Lever je documenten tijdig en verzorgd aan
 Een boekhouder werkt steeds op de originele officiële documenten. Als ze geboekt zijn, bezorgt hij ze aan de klant terug. Zorg er zelf voor dat je je originele documenten terug krijgt.
Bespreek met je boekhouder hoe je je documenten kan aanleveren. Uiteraard doe je dit bij voorkeur geklasseerd, proper, overzichtelijk in verschillende mappen (‘aankopen’ en ‘verkopen’)
Hoe meer informatie je bij je bewijsstukken kan voegen, hoe beter (bv verantwoording van een relatiegeschenk).
Zeker wanneer je je boekhouder betaalt op basis van gepresteerde uren, kan je je boekhoudkosten drukken door je documenten geklasseerd aan te leveren.
Tegenwoordig is veel geautomatiseerd. Met eigentijdse boekhoudsoftware kan je boekhouder op afstand je boekhouding controleren, correcties doorvoeren en rapporten uitdraaien. De werkuren en dus de eindfactuur zullen daardoor ook lager uitvallen. Vraag eventueel na met welk boekhoudsoftwarepakket je boekhouder werkt. Is het compatibel met dat van jou?

Tip 8: Behoud de  eindverantwoordelijkheid over jouw boekhouding en onderneming
Het bijhouden van je boekhouding is niet alleen een noodzakelijk iets voor de fiscus. Je kan er samen met je boekhouder veel informatie uithalen voor jezelf om beslissingen te nemen en je strategie te bepalen (boekhouding als beleidsinstrument, operationeel en strategisch).

Een boekhouder kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor een faillissement. Hij staat aan jouw kant en zal dit dus altijd proberen te voorkomen. Jijzelf hebt de nodige vakkennis in huis en bent verantwoordelijk voor het goed draaien van je zaak.Je boekhouder ondersteunt je hierbij en moet je duidelijk uitleg geven binnen zijn expertisedomein.

Tip 9: Nog enkele aandachtspunten

- Principe van annualiteit of het eenjarigheidsbeginsel  =  facturen van een jaar, boeken in dat jaar.
- De drukste periode voor een boekhouder is 4x per jaar bij de BTW aangifteperiodes, bij de  uiterste datum voor de indiening van de jaarrekening, bij de uiterste data voor het indienen van aangifte in de personenbelasting en vennootschapsbelasting
- Indien je echtgeno(o)te ook zelfstandige is, is het omwille van de gezamenlijke personenbelasting wellicht gemakkelijker om met dezelfde boekhouder in zee te gaan (al kan dat wel probleem zijn voor partners en voor de boekhouder in geval van – nakende – echtscheiding ).
- Na ONTWERP van de jaarrekening -opgesteld door de boekhouder- kan je beslissen wat er gaat   gebeuren met de winst.

Tip 10: Vergelijk en maak je keuze
Met bovenstaande tips in het achterhoofd verken je best verschillende boekhoudkantoren en maak je je persoonlijke keuze. Een eerste gesprek met een boekhouder is meestal gratis en vrijblijvend. Vraag hoe het kantoor werkt , wat de tarieven zijn, tast af met wie je persoonlijk de beste klik hebt,…

Mond-aan-mond reclame zegt wat dit betreft zeker niet alles. Bovendien vind jij niet noodzakelijk belangrijk wat een ander belangrijk vindt en is je collega ondernemer misschien actief in een andere sector.

Veel succes met je keuze! 

Wil je kunnen meepraten met je boekhouder?

Go for Finance!

Met deze begeleiding versterk je je financiële kennis en krijgen je cijfers meer context.

Meer over: Starten, Nuttige starterstips, Boekhouding, btw, belastingen

Op zoek naar meer ondernemersinfo?

UNIZO ondernemerslijn - 0800 20 750Voor andere nuttige ondernemersinfo
raadpleeg hier het Unizo Kennisnet:
geef uw zoekterm in of zoek per thema
of trefwoord in onze databank.

Of contacteer Unizo Ondernemerslijn voor
een persoonlijk eerstelijns advies of een
nuttig contact.

Ons adviesteam staat voor u klaar!